論新時期高校圖書館辦公室工作

劉楠

摘要：闡述了新時期高校圖書館辦公室的工作內容和作用，新時期高校圖書館的信息化建設已成為每一個圖書館當務之急，本文對于如何做好高校圖書館辦公室工作提出了幾點建議。

關鍵詞：新時期;高校圖書館;辦公室工作

高校圖書館作為學校的文獻信息資源中心，承擔著為教學和科研提供文獻信息服務的重任，被認為是大學的“心臟”，也是高校院系科研的強有力支撐。傳統的圖書館管理模式是以紙質書籍的收藏和管理為重點，而信息化、網絡化的發展使得讀者對圖書館的需求發生了改變，以筆者所在的云南財經大學圖書館為例：截止到2021年，云南財經大學圖書館的電子圖書已達到190.9萬冊，擁有經濟、管理及其它電子數據庫71個和文獻傳遞平臺7個。因此圍繞圖書館業務及服務的所有方式都隨之發生了變化。而為圖書館各部門順利工作提供保障的辦公室也應重新審視和定位工作職能，圖書館辦公室與其他業務部門的區別是它不直接面向讀者承擔業務工作，而是通過協助館領導處理好日常業務和行政管理來實現它的綜合管理職能，因此做好圖書館管理工作非常重要，新時期對高校圖書館的管理工作又提出了新的要求，高校圖書館辦公室的工作內容、工作形式、工作理念都應與時俱進。

一、高校圖書館辦公室的工作內容

高校圖書館辦公室是參與管理圖書館行政業務工作的綜合性辦公機構，其工作內容十分繁雜、瑣碎而又具體，以工作協調為例：首先要與地方圖工委、圖書館學會之間建立聯系，其次要與同地區或外地的兄弟館之間的建立聯系。至于本館對工作人員信息及政策的上傳下達、工作范圍的安排，甚至各個閱覽室器具損壞、漏水的維修，各個室鑰匙的配備等均屬于辦公室的工作范疇。概括起來大致可分為對外聯絡、館內管理、服務全館甚至全校三大塊，涵蓋了設備管理、辦公用品管理、文秘工作、工作人員檔案管理、后勤保障、對外宣傳、溝通協調、會議及活動組織、財務管理等圖書館工作的許多方面，具有綜合性、服務性的特點。

二、高校圖書館辦公室的作用

（一）綜合秘書助手的作用

辦公室工作人員是圖書館最高管理者的得力助手和秘書。辦公室的工作人員除了要歸納和梳理圖書館的基本信息、館藏分布、人員情況等，還需要制定相應的工作規章制度，針對館領導的管理政策和讀者反饋的不同意見，上傳下達，并且定期要深入各個業務部門，進行廣泛的調查研究，做好問題、意見的反饋和信息的匯總和分析工作，從而為館領導的決策提供寶貴的材料和依據，發揮助手的作用。

（二）綜合協調作用

這部分工作分為四個部分：首先要與全國高等學校圖書情報工作委員會、地方圖工委、圖書館學會之間協調聯系，其次要與同地區或外地的兄弟館之間協調聯系。第三要與圖書館各部門職工協調聯系，第四要與學校各院系科研院所協調聯系，所以辦公室工作很重要的一環就是聯系內外、溝通四方。

1.與全國高等學校圖書情報工作委員會、地方圖工委、圖書館學會等機構之間協調聯系

可以很好的起到對高校圖書館工作的指導作用，對全國圖書館的工作情況有了全面的了解，更是為了推動我國高校圖書館的整體化建設，實現資源共享，節約經費，提高服務效益，更好地服務讀者。

2.與館外兄弟院校圖書館間協調聯系

在新時期辦公室更應注重和加強與其他兄弟館之間的橫向交流，以筆者所在的云南財經大學圖書館為例：館里定期請館外專家來館里做報告或組織信息知識學習，提升工作人員的工作素質，借鑒其他館的成功經驗，我館也會定期派出學習團隊到其他兄弟館參觀、訪問和學習。這樣就會互相借鑒寶貴的經驗，更有利于如資源共享、館際互借、文獻傳遞等工作的順利進行。

3.與圖書館各部門職工協調聯系

圖書館辦公室是館領導決策得力參謀和助手，也是館領導與館內各部門間溝通的橋梁，通過上傳下達，圖書館的各項政策才得以有效的執行，圖書館各部門的工作才得以順利進展。對于工作中出現的困難和建議，也通過圖書館辦公室向館領導反饋，不斷解決各項困難，確保圖書館工作的順利進行也是圖書館辦公室的重要作用。

4.與學校各院系、職能部門間關系的協調

近些年我國圖書館事業的發展迅速，以筆者所在的云南財經大學圖書館為例：

學校的快速發展，學校越來越重視科研，而圖書館的良好發展又是對高校科研的強有力支撐，因此，這也對圖書館發展提出了更高的要求，學校對教學及科研的重視，使得我校圖書館扮演的角色越來越重要。學校各院系、科研院所將圖書館所需提供的資料、信息反饋到辦公室，辦公室及時與圖書館對應各室取得聯系，為院系和科研院所提供高效、準確、細致、認真的服務，從而為學校的科研的發展提供助力。反之，圖書館發展也需要其他職能部門的支持：如人員安置、經費使用、設備采買等均需要學校其他各部門的支持。

（三）后勤保障作用

高校圖書館辦公室的工作后勤保障作用十分重要，盡管所涉及較為瑣碎，例如在云南財經大學圖書館，辦公室的后勤保障作用表現在：各種辦公用品采買、發放;場館設施維護和保修、績效工資和其他福利待遇的發放、反饋工作人員在工作中遇到的問題、調節工作人員工作中產生的矛盾、協助解除館領導和工作人員的后顧之憂，使全館形成良性的、積極的工作氛圍，為圖書館各項工作的順利開展打好堅實基礎。

三、新時期高校圖書館辦公室工作的要求

現在是信息化網絡化的時代，知識更新速度加快，師生們對有效、高質量的知識需求越來越高，面對新形勢、新任務和新要求，更新知識、更新理念、更新技能是作為圖書館辦公室管理人員的的必修課。

為此，工作人員必須立足崗位，重點提升以下幾個方面素質：

（一）要繼續增強服務意識

辦公室主要工作職能是服務，信息時代圖書館工作人員要“以人為本”，以飽滿的工作熱情、認真的工作態度提升高校圖書館辦公室的服務能力和水平的高度，對于館領導的工作指示要做到充分領會的同時，承擔著大量的為其他部門服務的工作。因此，辦公室工作人員必須密切注意信息的反饋，傾聽工作人員的心聲，上傳下達，協調溝通，只有做到讓領導放心、館員滿意，才能實現服務效果最佳化。同時圖書館辦公室工作服務意識增強，也很好的奠定了全館的良好服務氛圍。

（二）要做好文明禮儀表率

圖書館辦公室有承上啟下的作用，是全館工作的樞紐，理應為全館工作人員的行為、語言做出表率，同時在對外溝通協作的時候，又是圖書館的形象代表。因此辦公室工作人員應不斷增強文明意識，體現出圖書館人的高素質。如：儀容、儀表要簡潔、大方，符合工作身份。談吐不卑不亢，待人接物大方真誠。圖書館辦公室經常有接待上級、兄弟院校的工作，辦公室應安寧、整潔，公室的文件、辦公設備等擺放整齊規范，辦公環境應優雅安靜。

（三）要不斷增強處理和協調事務的能力

良好的溝通協調是圖書館各項工作順利進行的重要保障。以云南財經大學圖書館為例：辦公室工作人員常常要與全國高等學校圖書情報工作委員會、地方圖工委、圖書館學會之間協調聯系，開展各項會議、論文征選等活動;其次同地區或外地的兄弟館之間常常有經驗交流分享會、參觀等活動;第三要解決圖書館各部門職工在日常工作中所遇到的各項困難，有的困難圖書館辦公室就能解決，有的困難則需要反饋給館領導，還有的困難甚至要與學校人事處、工會等協調解決。而這些問題如果處理不好，都將影響正常工作的順利進行。第四要處理協調好讀者和工作人員之間出現的矛盾問題，這就需要辦公室工作人員有方法、講原則，有較高的協調水平。第五是要與學校各院系科研院所協調聯系，為各科研院所的科研、教學等提供有力保障。

（四）要不斷增強學習意識

圖書館辦公室工作的特點之一就是要面對繁雜瑣碎的大量事務性工作，隨著網絡和信息化的不斷發展，物理空間進一步縮短，辦公室的文件傳送、會議活動的安排、文件的處理、通知的傳達都通過網絡瞬間完成。辦公室工作的高度智能化已成為現實。例如在我校云南財經大學OA辦公系統的啟動，網上共享信息、網上辦公已經成為辦公系統的主流。辦公室工作人員要高效、準確的完成各項任務，必須不斷更新知識、不斷學習。以云南財經大學圖書館為例，幾乎每學期都有一到二次針信息素養、服務意識等綜合提升館員素質的學習，要意識到，終身學習是當今社會每一個人要完成的功課。

總之，新時期給高校圖書館辦公室的工作帶來了活力與生機，營造了良好的工作環境，辦公室工作得到了更深度的拓展。隨著圖書館工作日益數字化、信息化、社會化，辦公室工作呈現出更加復雜性、多樣性、綜合性的特點。在新的形勢下，圖書館辦公室工作人員要積極適應發展需求，創新工作方式。要做好新時期圖書館辦公室工作，需要全體辦公室工作人員的智慧和奉獻精神，還需要創造性地開展工作，開拓新的思路，培養新的理念，運用新的方法，營造出良好的工作氛圍，以更好地適應圖書館與時俱進的要求。

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