論物資采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制

劉敏

摘要：隨著企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，不同的企業(yè)文化與發(fā)展需求會(huì)產(chǎn)生各行各類的采購(gòu)，同時(shí)企業(yè)得以提升與發(fā)展。但是在與外部單位簽訂合同時(shí)，存在著人為風(fēng)險(xiǎn)、自然風(fēng)險(xiǎn)，或者經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)等諸多因素，這些都可能成為合同簽訂和履行中的障礙，對(duì)于企業(yè)后續(xù)的發(fā)展極為不利。尤其在國(guó)有企業(yè)的物資采購(gòu)過程中，因程序冗雜等問題可能面臨市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)、到貨糾紛等一系列風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致合同執(zhí)行困難。其中有些風(fēng)險(xiǎn)可控，而有些不可控，所以需要根據(jù)不同的風(fēng)險(xiǎn)類型提前做好事前、事中、事后的內(nèi)部控制。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu);合同風(fēng)險(xiǎn);問題及措施

一、國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)面臨的問題

（一）國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)程序冗雜

不同于民營(yíng)或私人企業(yè)，國(guó)有企業(yè)具有內(nèi)部制度完善、管理?xiàng)l例嚴(yán)謹(jǐn)、執(zhí)行程序復(fù)雜等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)有利于企業(yè)的規(guī)范化管理，但是也可能導(dǎo)致采購(gòu)到貨耗時(shí)過長(zhǎng)、流程冗雜等問題的出現(xiàn)。尤其是在物資采購(gòu)業(yè)務(wù)中，采購(gòu)流程的嚴(yán)格規(guī)范化可能會(huì)導(dǎo)致缺貨期內(nèi)的非正常運(yùn)轉(zhuǎn)，從而不可避免的產(chǎn)生一些問題。因此，國(guó)有企業(yè)的采購(gòu)管理制度也需要不斷地創(chuàng)新和更改，以適應(yīng)當(dāng)前組織的需求。以某國(guó)有企業(yè)為例，其物資采購(gòu)基本操作流程包括以下幾個(gè)步驟：第一，填寫物資采購(gòu)申請(qǐng)單，將自己所需要的物資填寫，并向上報(bào)備，等待上級(jí)的確認(rèn)。第二，與申請(qǐng)人溝通所采購(gòu)物資的具體要求等。第三，在兩天內(nèi)采購(gòu)物資實(shí)行貨比三家，與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，確認(rèn)最低的獲取價(jià)格，并簽訂相應(yīng)的合同。第四步，等待商家發(fā)貨，然后對(duì)貨品質(zhì)量、數(shù)量等進(jìn)行驗(yàn)收。最后一步，需按照企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度的要求執(zhí)行相應(yīng)的付款手續(xù)。整套程序中每個(gè)過程都需依照相應(yīng)的規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行，導(dǎo)致物資采購(gòu)的整體效率不高。

（二）正常采購(gòu)合同簽訂時(shí)間跨度大

依照國(guó)有企業(yè)的正常采購(gòu)流程，從前期物資采購(gòu)需求市場(chǎng)調(diào)研，到采購(gòu)程序履行完成，找到質(zhì)量最優(yōu)，價(jià)格最合適的商家，再進(jìn)一步的談判和商討，整個(gè)過程都需要各方人員時(shí)間與工作的配合，完成前期的準(zhǔn)備工作之后才與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，履行合同約定的雙方的義務(wù)。因?yàn)檎２少?gòu)到合同履行的時(shí)間跨度越大，在這期間出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的可能性就越大，所以正常采購(gòu)與合同簽訂程序履行時(shí)間跨度長(zhǎng)這個(gè)問題上，值得引起普遍關(guān)注并積極尋求相應(yīng)的改革方案去調(diào)整與完善。

（三）緊急采購(gòu)的規(guī)范性不足

由于國(guó)有企業(yè)正常的物資采購(gòu)程序冗長(zhǎng)，且需要提前做好需求調(diào)研與采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)于突發(fā)的需求與臨時(shí)增補(bǔ)的計(jì)劃，常規(guī)采購(gòu)并不適用。因此，對(duì)于需要緊急采購(gòu)的物資，需有完善的緊急采購(gòu)程序能夠去執(zhí)行，但在企業(yè)實(shí)際履行緊急采購(gòu)程序時(shí)，其規(guī)范程度可能不足，從而對(duì)企業(yè)的統(tǒng)計(jì)與管理造成一定的困難。企業(yè)需要緊急采購(gòu)的情況主要有：1）根據(jù)前期市場(chǎng)調(diào)研了解到，所需采購(gòu)的貨物可能由于物流等不可控的因素?zé)o法如期到貨，對(duì)企業(yè)后續(xù)的生產(chǎn)工作的開展可能造成嚴(yán)重的影響，這個(gè)時(shí)候就需要緊急采貨，滿足當(dāng)前的生產(chǎn)需要。2）已經(jīng)采購(gòu)的物資，到貨后發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)量或者質(zhì)量上存在瑕疵，無法正常使用，導(dǎo)致對(duì)后面的生產(chǎn)工作造成嚴(yán)重影響以至于無法繼續(xù)履行協(xié)議的，需履行緊急采購(gòu)程序重新采購(gòu)。如果企業(yè)緊急采購(gòu)管理辦法不夠完善，則可能會(huì)產(chǎn)生一定的風(fēng)險(xiǎn)。

二、物資采購(gòu)問題的解決辦法

（一）減少不必要的程序

物資采購(gòu)作為企業(yè)正常生產(chǎn)生活的關(guān)鍵程序之一，對(duì)每個(gè)企業(yè)而言都是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。它需要采購(gòu)業(yè)務(wù)人員根據(jù)公司內(nèi)部的需求，提前做好物資采購(gòu)計(jì)劃，再進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選取對(duì)于企業(yè)而言質(zhì)量最優(yōu)、價(jià)格最適宜的貨品，再通過采購(gòu)要求明確服務(wù)期、數(shù)量、價(jià)格，發(fā)貨時(shí)間、物流等內(nèi)容進(jìn)行采購(gòu)，到貨后各方人員共同進(jìn)行驗(yàn)貨簽收，確保物資數(shù)量和質(zhì)量都與合同約定的內(nèi)容保持一致。整個(gè)過程繁雜且歷時(shí)較長(zhǎng)，可以通過在具體的工作中減少不必要的程序來改善。例如，企業(yè)可以將所有物資采購(gòu)的程序集中在一個(gè)系統(tǒng)或平臺(tái)進(jìn)行辦理，可以有效規(guī)避不用系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不互通、關(guān)聯(lián)性差等問題，從而提高工作效率。

（二）完善相應(yīng)采購(gòu)與合同管理規(guī)定

物資采購(gòu)工作是從提出采購(gòu)需求到完成項(xiàng)目歸檔的完整鏈條，完成單項(xiàng)物資采購(gòu)需要耗費(fèi)大量時(shí)間。在正常采購(gòu)與合同簽訂程序履行時(shí)間跨度越大的情況下，越有可能會(huì)出現(xiàn)各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，如：天氣的驟變、物流受到的影響等，或者到貨后質(zhì)量不合格等問題。面對(duì)這些可能的風(fēng)險(xiǎn)，一方面，需要對(duì)物資采購(gòu)人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，讓其了解到物資采購(gòu)、合同簽訂過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，以及規(guī)避與處理措施。提高物資采購(gòu)人員的綜合素質(zhì)，可以有效地降低風(fēng)險(xiǎn);另一方面，可以通過完善采購(gòu)管理制度，在制度或規(guī)范中制定風(fēng)險(xiǎn)的事前、事中、事后控制措施，有效應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）規(guī)范緊急采購(gòu)流程

對(duì)于不可避免的緊急采購(gòu)項(xiàng)目，需要在簡(jiǎn)化流程的同時(shí)制定相應(yīng)的規(guī)定來進(jìn)行約束。這就如同醫(yī)院的門診和急診，一個(gè)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)和醫(yī)院的基本設(shè)置是一樣的，需要有不同情況的緊急處理方式，雙向驅(qū)動(dòng)，來保證企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。緊急采購(gòu)的方式，一方面是必須的，另一方面也是需要不斷完善其管理的，以確保緊急采購(gòu)的合法合規(guī)，同時(shí)規(guī)避相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)語

國(guó)有企業(yè)需要持續(xù)完善物資采購(gòu)相應(yīng)的規(guī)范和程序，把控物資采購(gòu)全流程的各類風(fēng)險(xiǎn)，做好采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制，使企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)不受制于采購(gòu)程序而高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

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