淺析不動產登記檔案的收集管理與開發利用

胡曉麗

摘 要：本文簡單介紹了不動產以及不動產登記檔案，分析了檔案收集中需要包含的申請材料、審核材料、其他材料等，研究不動產登記檔案的分類、歸檔、整理等歸檔方式，并就相應的檔案開發利用策略展開探討。

關鍵詞：不動產登記檔案;檔案管理;檔案開發利用

不動產作為重要的資產，在現代社會運行體系中占據著至關重要的地位。只有做好不動產登記檔案管理工作，對相關資料進行有效保存，并進行充分的開發利用，最大程度地挖掘檔案價值，讓檔案成為推動城市建設、社會和諧發展的關鍵依據和工具。

一、概述

（一）不動產含義

不動產即從物理性質層面而言不能移動或者移動會嚴重損害其經濟價值的有體物，諸如房屋、土地、林木等均是常見的不動產。不動產與動產相比，二者的差別主要體現在能否移動，從經濟層面看移動是否合理、是否附著土地等方面。法律視域下，不動產物權則是基于不動產所形成的的物權，而且需要通過登記的方式實現物權變動。

（二）不動產登記檔案含義及內容

不動產登記指對不動產物權的變動事宜進行登記，如對不動產的所有權、有益物權、擔保物權等進行取得、喪失以及變更等行為加以登記。不動產登記檔案就是對相應的登記資料進行收集所形成的檔案，承擔著收集、保存、管理相關資料的責任。不動產登記檔案主要包含兩部分，其一為不動產登記簿，即記載不動產上的權利狀況并備存的簿冊，是物權歸屬及內容的重要根據;其二則為不動產登記材料，由不動產登記工作中形成的各種原始記錄所形成的。由于不動產本身囊括了包括房屋、土地、礦產資源、林場等在內的各種有形資產，相應的登記檔案內容也較多，包含大量數據資料。同時不動產登記檔案資料有著不可取代性、專業性、客觀性、全面性、真實性、完整性、動態性等特點，其檔案內容起到推動房地產市場健康發展、支持城市規劃建設、維護金融秩序、促進社會穩定等作用。

二、不動產登記檔案的收集范圍

（一）申請材料

不動產登記檔案中最基礎的材料為原始資料中的申請材料，這是不動產物權變更的重要根據。申請材料收集范圍包含不動產登記申請書、申請人身份證明、不動產權屬來源、不動產權籍調查成果等材料。其中不動產登記申請書由申請人填寫，主要包含申請人情況以及不動產情況兩部分信息，而且不動產情況信息往往包含不動產具體位置、類型、土地使用權面積、用途等基礎信息。而申請人身份證明則包含自然人、法人或其他組織、申請人委托代理人申請不動產登記、未成年人及其他無民事或限制民事行為能力人等多種情況，根據不同情況需要采取不同方式提供證明。其中自然人需要提交居民身份證以及其他相關證件，法人或其他組織則往往需要提交營業執照、組織機構代碼證或者其他身份登記證明。而委托代理人則要提供申請人的身份證明、授權委托書、代理人身份證明等。監護人則需要提供監護人關系證明材料以及監護人的身份證明。而不同產權屬來源材料則通常指取得不動產的合法性證據，如出資證明、不動產的取得沒有侵犯第三人利益的證明等。不動產權籍調查成果則包含不動產測量報告、資質證書、測繪成果資料說明、土地面積分攤審核表、不動產權籍調查成果委托人審核確認書等。

（二）審核材料

審核材料作為不動產登記經辦機構查驗、詢問、實地查看或調查、公告所形成的材料，是重要的不動產登記結果資料。不動產登記檔案的審核材料主要包含協議書、平面示意圖、勘測調查表、面積調查表、審核表等，是反映不動產權屬、沿革、變動的重要材料。其中協議書需要根據不同的不動產變動情況，出具相應的協議書，如不動產共有協議書、不同產登記保密協議書等。平面示意圖則是通過圖表的方式反映不動產情況，主要包括房屋平面圖、房屋權界線示意圖等。勘測調查表和面積調查表，則是經辦機構通過實地查看或調查后制作的圖表，是準確反映不動產占地情況、面積大小的重要材料。審核表則是經辦機構在查驗、審核后出具的不動產登記申請審批表，需要對申請登記事由、申請人情況、不動產其概況、抵押情況、地役權情況等信息進行詳實記錄。

（三）其他材料

除申請材料與審核材料外，不動產登記檔案中通常還包含一些其他材料，即其他有關機關出具的函件、意見以及不動產登記過程中產生的其他依法應當保存的材料等。

三、不動產登記檔案的整理歸檔方式

（一）檔案分類

要對不動產登記檔案進行整理歸檔，首先需要對檔案類型進行明確劃分，從而基于不同類型開展相應的登記工作。其中不動產權利登記時最常見的不動產登記檔案類目，該類目下還可以分為：國有建設用地使用權登記，集體土地所有權登記，宅基地使用權，房屋所有權登記，集體建設用地使用權及建筑物，構筑物所有權登記，耕地、林地、草地等土地承包經營權登記。另外檔案中還包含地役權登記、抵押權登記、預告登記、異議登記以及查封登記等類目。

（二）歸檔

不動產登記檔案歸檔流程較為簡單，只包含資料移交和歸檔驗收兩大流程。經辦機構在完成不動產登記工作后，需要及時按照規定將完全符合歸檔要求的資料移交給檔案管理部門，在此過程中任何人不得對資料進行占據或拒不歸檔處理。而在歸檔驗收階段，則需要對資料進行審查、驗收，對于不符合要求的不予歸檔;符合要求的，則需要填寫移交目錄，一式兩份，檔案接收人員和移交人員均需要簽字，各保留一份。

（三）整理

在整理不動產登記檔案時，需要對文件資料的排列與編號、卷內文件目錄與備考表、卷皮和檔案盒的編目、電子檔案數據、裝訂立卷、檔案入庫排列等進行整理。立卷時需要確保一件一卷，而且單獨立卷需要附在對應的不動產登記檔案后。卷內文件排列需要以不動產權屬變化、權屬文件形成時間先后以及文件主次關系作為基本依據。編寫卷內文件目錄、備考表時，需要嚴格按照相關規范進行操作。卷皮的尺寸與檔案盒的封面項目均需要符合標準，同時二者的填寫也需要做到字體工整、不得涂改。裝訂后按照密集架形式，以從上到下、從左到右的方法進行存放，按照檔案需要積累性分別存放。至于注銷登記檔案和注銷異議檔案則需要按照時間順序排列，單獨排放。例如：浙江省東陽市不動產登記中心收集整理各類不動產檔案2019年為415901件，2020年為75079件，這些檔案資料的收集整理為以后的查閱利用提供了方便。

四、不動產登記檔案的開發利用

不動產登記檔案的開發利用要在做好檔案管理的基礎上，重視和加強開發利用。在新時期快速發展下，檔案開發利用有必要完善登記系統，推行網絡服務，嚴格信息管理，以提高檔案管理水平為前提，進一步強化檔案開發利用。通過建立共享機制，設置共享權限，設立查詢終端，研發推廣專業軟件，在信息化時代下構建起全新的開發利用模式。例如：浙江省東陽市不動產登記中心2019年度不動產檔案查閱利用為1715736件;2020年度不動產查閱利用為162557件。為信息化、數字化的查閱利用發揮了更大的功效。

五、結語

綜上可知，加強不動產登記檔案管理是新時代背景下促進房地產市場、城市建設以及維持金融秩序和社會穩定的重要手段。不動產登記和管理部門要充分認識到不動產登記檔案管理的重要性，并從最基礎的檔案收集與整理做起，探索挖掘檔案價值開發利用的路徑，逐步提高相應的服務水平，進而最大程度地發揮檔案作用。

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