企業員工人事檔案管理的有效性探究

摘要：近些年來，市場競爭越來越激烈，企業對于人才的需求越來越大，因此人事檔案管理工作成為目前企業高度關注的問題。人事檔案是將企業的個人信息記錄在檔案中，成為企業重要的文件，人事檔案影響著個人的求職和企業未來的發展，基于我國現階段的人事檔案管理工作來看，還存在著一些大大小小的問題，影響到人事檔案工作的全面性和有效性，因此企業的人事管理部門需要加強管理力度，優化管理機制，針對人事檔案管理中的問題采取科學合理的應對策略。

關鍵詞：企業員工;人事檔案管理;有效性探究

人事檔案是人事管理工作中的重要組成部分，企業想要在激烈的市場競爭中取得競爭優勢，就需要加強人事管理力度，優化人事檔案管理工作。近些年來，我國開始重視人事檔案管理工作，并制定了一系列的制度和條約，規范管理工作，但是在具體實施的過程中依然存在著一些問題，這些問題逐漸成為了企業加強人事管理的內在動力。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）不具備良好的檔案收集能力

許多人事檔案管理人員缺乏專業檔案收集能力，這樣的情況導致企業的檔案分散，長期流于個人或是單位，不能及時地歸納整理到檔案中，同時，相關部門不按照規定時間上交檔案，同樣也是導致檔案缺失的重要原因。

（二）管理人員對于人事檔案管理工作理解不足

在實際的工作過程中，許多檔案管理人員，包括領導干部等等，他們在進行人事檔案管理工作時存在著認知上的錯誤，他們認為人事檔案管理工作只需要檔案員負責任，引導其他崗位的人員都將完成的工作放在檔案員的身上，檔案文件眾多，檔案員無法及時整理收集，導致一些檔案管理工作上的問題不能得到快速解決。除此之外，企業在人事檔案管理工作中沒有投入足夠的人力、物力、財力資源，導致檔案管理工作缺乏有力支持，影響著企業人事檔案管理工作的順利開展。

（三）管理制度缺乏創新

部分企業的人事檔案管理部門由于在日常的工作中對于檔案管理工作缺乏清晰的認知，導致企業對于人事檔案管理工作不夠重視，沒有及時創新和完善管理制度，落后的檔案管理制度無法與新時代的管理要求相適應，因此會引發一些問題。除此之外，隨著科學技術的發展，我國如今已經邁進了信息化的時代，傳統的人事檔案管理制度與現階段實行的人事制度存在著脫節的現象，導致人事檔案管理工作無法發揮積極作用。并且，人事檔案由于在日常的工作中沒有得到重視，導致檔案存放不合理的現象，部分檔案會出現破損丟失的狀況，還有部分檔案由于存放時間過長，字跡開始不清晰，內容不夠完整。在信息化的時代，一些企業仍然采用人工的方式進行管理，影響人事檔案管理工作的信息化建設。

（四）管理人員缺乏專業性

企業由于不夠重視人事檔案管理工作，安排一些專業性不強的人員擔任人事檔案管理人員，還有一些人員身兼數職，無法全心投入到管理工作中。部分管理人員沒有全面地認識人事檔案管理工作，認為這項工作無需較高的專業性，對于自身能力的提升沒有幫助，因此導致崗位人員的流動現象比較嚴重，不能留住專業性人才，一定程度上限制了人事檔案管理水平的提升。

二、優化企業人事檔案管理工作，提高人事檔案管理工作的有效性

（一）提高人事檔案管理工作者的責任意識

作為一名專業的人事檔案管理人員，需要針對收集到的檔案進行嚴謹的核對工作，保證人事檔案的真實性和全面性，提高檔案整理的有效性為日后的工作提供參考依據[1]。人事檔案管理人員要對人事檔案工作進行嚴格的把關，保證管理質量，避免在管理工作中疏忽粗心，影響管理工作效果，因此，企業要加強專業培訓，提高人事檔案管理工作者的責任意識，引導管理人員在工作中始終秉持著認真負責的態度，防止外部因素的影響。

（二）加強檔案資料收集，整理，核對的規范性

企業要想提高人事檔案管理的工作質量，首要條件就是要加強檔案資料收集，整理，核對的規范性[2]。管理人員要針對收集到的檔案資料進行全面地核實工作，保證檔案的手續齊全，表述精準無誤，觀點清晰明確等等，對于不符合規范的要及時退反，給予相關人員規定的時間修正和完善，然后再歸檔。對于不屬于歸檔范圍的材料要及時退還到有關單位，做到不丟失，不積壓，提高檔案管理工作的規范性。

（三）加強專業培訓，提高人事檔案管理人員的管理能力

激烈的市場競爭形勢下，國家和社會對于人事檔案管理人員提出了更高的要求。首先，人事檔案管理人員必須具備良好的道德修養和職業素養，擁有較高的思想覺悟，思想意識是人事檔案管理工作的基礎保障[3]。作為管理人員要對于自己的職業盡職盡責，嚴格保守人事檔案的機密，在工作中秉持著認真負責的態度，具有奉獻精神。其次，人事檔案管理工作人員還要具備扎實的理論基礎和嫻熟的業務能力，同時還要擁有良好的溝通能力和協調組織能力，為人事檔案管理工作貢獻人才力量。特別是現階段，我國邁進了信息化的時代，許多企業不再僅僅依靠人工進行檔案管理，而是利用信息技術手段，人事檔案管理人員要積極學習信息技術，提高自身的操作水平，將自身打造成綜合素質良好，專業能力過硬且能夠熟練操作計算機的復合型人才。

（四）促進人事檔案管理的信息化建設

如今我國已經進入了信息化的時代，信息技術廣泛地應用于人們生產生活的方方面面。在人事檔案管理工作中應用信息技術手段，能夠提高人事檔案的真實性和全面性，在根本上提高工作效率。檔案管理工作人員利用計算機、掃描儀、錄像機等技術手段，將紙質的材料轉化為數據信息，提高檔案管理的便捷性和靈活性，同時，檔案管理的信息化建設，能夠方便人員查閱和核對，避免檔案材料的丟失和破損，促進人事檔案管理工作的有效性。

結束語：

隨著國家和社會的發展，各個企業之間的競爭形勢越來越激烈，為了優化人才資源的配置，保障人才的管理適應時代的發展，需要企業不斷地優化人事檔案管理，制定完善的管理制度，提高管理人員專業能力，加強企業人事檔案管理的信息化建設，促進人事檔案管理工作的穩定發展。

參考文獻

[1]王姝.新時期企業人事檔案管理存在的問題及措施分析[J].現代經濟信息，2020（10）：22-23.

[2]陳建平.人事檔案管理的重要性及優化途徑探討[J].辦公室業務，2020（10）：163+168.

[3]張夢楠.淺談如何做好企業人事檔案管理工作[J].現代國企研究，2019（10）：28-28.

作者簡介：陳聰聰（1987.05-），女，漢族，山東聊城人，本科，從事人力資源服務和檔案管理工作。