事業單位照片檔案整理存在問題及對策

摘要：照片檔案是事業單位重要檔案門類之一，長期以來，照片檔案在存檔數量和利用次數上遠低于文書、科技等門類檔案，使得部分事業單位對照片檔案管理的重視程度越來越低，逐漸成為多數事業單位檔案管理中的薄弱環節。本文主要針對目前事業單位照片檔案整理工作中實際存在的問題和不足，進行分析，并提出建設性建議。

關鍵詞：事業單位照片檔案整理;照片檔案

照片檔案是指國家機構、社會組織或者個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影為主要反映方式的具有保存價值和憑證、參考、藝術欣賞作用的歷史記錄。新時期，檔案形式豐富多樣，照片檔案更加不可或缺。檔案工作者要結合事業單位發展實際，正視并剖析照片檔案整理中存在的問題和原因，提出解決對策，從根本上發揮好照片檔案的服務作用，推動事業單位實現可持續、健康發展。

一、照片檔案整理存在問題

1.單位及檔案管理人員對照片檔案重視不夠。檔案部門工作往往處于單位中心工作的末端，對重點工作、重要活動知之甚少，也不了解各部門工作動態和進展，和各部門缺乏有效溝通，在照片收集工作中經常處于被動狀態。檔案工作人員參與單位中心工作的局限性易使得檔案工作人員對照片收集歸檔感到無所適從，從而產生不會管、不想管、不敢管的消極思想，導致工作活動結束后照片資料難以集中，照片檔案流失嚴重[2]。此外，各單位普遍存在業務工作重于檔案工作的現象，只注重業務骨干和業務技能的提升，忽視檔案管理工作。雖無可厚非，但單位領導的不夠重視和檔案管理人員培訓交流機會的缺失，導致檔案人員檔案管理理論知識積累不足，工作責任心和緊迫感不強，最終影響單位整體檔案質量。

2.單位工作人員數碼照片檔案歸檔意識淡薄。目前事業單位歸檔照片一般來源于本單位綜合科專門攝影人員和宣傳人員，存在收集渠道單一和歸檔內容固化的問題，且大多數攝影人員都為業余，缺少數碼照片檔案意識，對照片檔案拍攝要求一知半解，拍攝完成后未及時刪減并編寫照片說明，導致年底移交時大數目的照片和未知的活動內容給檔案工作人員帶來諸多麻煩，嚴重影響照片檔案收集歸檔質量和效率。此外，各部門工作人員缺乏拍攝和留存意識，在攝影人員不便參加的情況下，各部門工作人員大都不拍攝或拍攝后直接將數碼照片存入個人電腦作為私有物品，不向檔案部門移交。長時間后，就再也無法找到該次活動或事件形成的資料照片，更無法了解到活動或事件的原貌。這不僅影響照片檔案的數量和質量，更嚴重制約后期的檔案開發和利用工作。

3.檔案管理人員照片整理歸檔缺乏規范性。目前，事業單位檔案管理人員多為辦公室文書兼任，專業專職檔案管理人員缺乏，崗位及人員調動頻繁，新老檔案人員檔案交接手續不嚴密，檔案管理理論知識不足，導致照片整理過程問題頻出，缺乏規范性和嚴謹性。突出表現為以下幾個方面：一是收集不全。檔案人員不清楚本單位照片檔案收集范圍，應收未收，影響照片檔案完整性;照片文字說明不全，未揭示照片反映的全部信息，降低照片檔案利用價值。二是整理少規范。照片檔案組卷、編號、編寫說明、編目不符合規定，照片背面未標注照片號，不利于利用后歸入原位，照片號和組連號概念模糊，兩者混淆，未填寫案卷內封面或編寫不規范，同年度同月份照片檔案跨本保存。三是歸檔不及時。

二、照片檔案整理解決措施

1.轉變思想觀念，樹立現代檔案管理意識。隨著時代的快速發展，檔案載體多元化，照片檔案已成為檔案工作的主要對象之一。檔案工作人員要增強檔案意識，主動參與到單位業務工作中，堅持收集、管理、利用并重原則，對接各部門兼職檔案員，強化溝通交流，做好本單位各種重要工作會議、業務工作、外事活動、重大事件照片檔案的收集指導工作。單位要注重專業轉崗檔案管理人員的招錄和培養，檔案管理人員也要重視檔案管理理論和技能的學習更新，以更好的適應照片檔案管理工作。

2.單位工作人員要明晰數碼照片檔案價值。做好數碼照片整理歸檔工作，要提高單位全體職工對其價值的認知和歸檔意識。單位各部門可指定一名專業攝影人員，負責本部門牽頭開展的各類重大活動、重要會議、黨和國家領導人、上級機關領導等視察檢查本單位的工作時的數碼照片的拍攝，并由各部門兼職檔案員進行收集整理和年底向檔案部門移交。檔案管理人員要指導各部門兼職檔案員對收集照片進行保存價值確定、分類、編寫照片說明等。通過明確責任和定期指導督促的方式，確保本單位各項工作活動中形成的數碼照片檔案齊全完整[2]。

3.加強數碼照片檔案整理標準化和規范化。首先，檔案管理人員要清晰本單位照片檔案收集范圍和歸檔時間，做到應收盡收，保證單位照片檔案的完整性。其次，要熟練掌握照片檔案整理流程，規范整理。特別注意以下幾點：一是確定組卷方法，照片檔案的組卷方法一般建議采用按年度立卷，即直接在一個年度中按照片形成日期先后整理入冊，挑選內容具有代表性的數碼照片印制成紙質照片歸檔組卷，其余數碼照片刻成光盤保存。二是同年度同月份照片檔案不能跨本保存，如一年有兩卷，則1-6月份為一卷，7-12月份為一卷。每卷照片都從“1”開始編張號，并在照片背面寫上相應照片號，便于利用后歸入原位。三是編寫好文字說明。照片檔案文字說明必須包含事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六個要素，用不超過200字的文字全面概括揭示照片反映的信息。四是填寫完整案卷內封面。第一格填寫單位全稱;第二格按“年度”分類的不填;第三格填寫案卷標題，按“年度”分類的，題名填單位名稱—年度—名稱，如：本局（本公司）2021年度工作活動照片。

三、結語

總之，作為事業單位歷史記錄的照片檔案起著記載和傳承歷史的作用，也見證著單位對檔案工作的不斷重視及檔案工作方式的不斷創新，是一種極其珍貴的資源。為此，各單位要加強對照片檔案的重視，對管理實踐中存在的問題和不足不斷自查改進，以勢在必行的決心規范照片檔案管理，發揮其利用價值，為單位發展提供有效服務，真正實現檔案工作的價值

參考文獻

[1]葛如一 劉思雨 吳熠 張琪 汪宇.照片檔案管理數字化轉型升級探索與實踐[J].檔案與建設.2021，（5）：53-55

[2]謝春霞.淺談機關檔案室數碼照片檔案歸檔難問題[J].云南檔案.2015，（12）：32-33

第一作者簡介：（胡佳玲，女，漢，江蘇常熟，199511，本科，助理館員，常熟市城市綠化管理處，事業單位檔案管理）