全面提升行政事業單位檔案管理工作水平

孫罡

摘要：信息時代下，事業單位在開展內部事務的管理過程中，檔案管理是非常重要的工作。新時代背景下，事業單位的檔案管理工作的需求發生新的變化，以往的檔案管理方式已經在能滿足現如今事業單位檔案管理工作的實際需求。事業單位可以借助信息技術進一步提升檔案管理效果，信息時代背景下，事業單位就需要實現檔案管理的信息化，信息化檔案管理可以進一步滿足西新時期事業單位日常工作中一系列的檔案管理需求。本次研究中對提升行政事業單位檔案管理工作水平進行分析，探尋信息時代背景下事業單位實現信息化檔案管理的必要性。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化

引言

信息時代的到來，信息技術已經走進各行各業，社會生產得益于信息技術得到快速發展，對于行政事業單位而言更是如此。一切社會活動都是在國家機關的行政工作基礎上開展的，因此為了提升實際的行政工作效率，行政事業單位也需要在日常工作中積極應用信息技術，其中檔案管理是行政事業單位重要的基礎工作之一，因為為了提升檔案管理的實際工作效率，行政事業單位可以應用信息技術進行檔案管理。

1.行政事業單位信息化檔案管理的重要性

信息時代，行政事業單位應用信息技術提升檔案管理實際效率具有十分重要的意義，一方面可以提升檔案管理工作的實際水平，另一方面也可以提升檔案信息資料的信息化處理，與此同時還可以使檔案管理工作的職能得到拓展。

構建信息化檔案管理平臺使得行政事業單位的檔案管理、應用不再分離，而是實現密切的結合。[1]事業單位為了提升檔案管理的實際使用率，有必要構建信息數據庫，在大數據的基礎上實現對檔案管理職能的進一步拆分，由此為行政事業單位檔案經營管理決策提供支撐。

2.行政事業單位構建信息化檔案管理的好處

2.1更加妥善的實現檔案資料信息的保存

以往在行政事業單位檔案館管理工作中往往紙質化辦公，所有的檔案都記錄在紙張上，但是紙張文件伴隨著時間的流逝以及使用過程中難免會出現磨損、丟失。信息化檔案管理可以借助信息技術實現對檔案信息的電子化保存，這樣就非常有效的避免了紙質化檔案管理實際工作中存在的一系列文問題，真正實現檔案的永不丟失、永不磨損、永久保存。

2.2查找便捷

行政事業單位在實際工作中需要經常調用檔案資料進行查閱。以往的檔案都以紙質的形式記錄，所以通常需要一張一張的查閱，這種方法費時費力，還找不到理想的資料。[2]對于一些沒有做標記的資料，往往查閱時也不夠方便，而使用信息化檔案管理平臺只需要在搜索引擎當中輸入關鍵詞即可查閱相關檔案，并且可以對同一類型的檔案進行對比，可以快速、便捷的找到理想的檔案資料。

3.構建行政事業單位信息化檔案管理平臺的有效途徑

3.1完善相關制度

行政事業單位開展信息化檔案管理工作的重點工作內容就是要求相關工作人員需要充分意識到檔案科學化管理的重要性，不斷增強檔案科學化管理的影響力。可以通過網絡對信息化檔案管理的有效性進行宣傳，提升全社會對于信息化檔案管理的關注度，同時講解與信息化檔案管理的詳細操作流程。

實際工作中，行政事業單位需要結合實際情況來妥善建設信息化檔案管理平臺，同時制定配套的規章制度，實現檔案管理全員化這樣做的目的一方面是為了提升檔案的管理水平、質量。[3]檔案管理的實際落實過程中，需要采取多樣化手段，包括人員激勵、業務考核，進一步鞏固行政事業單位信息化檔案管理工作。

3.2提升檔案管理人員的綜合素質

行政事業單位構建信息化檔案管理平臺是信息時代下大勢所趨，所以提升相關人員的綜合素質也是以一種必須工作。實際落實過程中，事業單位需要主要著手于招聘、培訓兩個環節。[4]

行政事業單位招聘人員的途徑是國家定期組織召開的國家事業編考試，因此事業單位在擬定招錄崗位時需要將專業、學歷、年齡詳細的羅列出來，同時對檔案管理工作理論在實踐中進行檢驗，當確定無誤以后即可確定錄用。

培訓也可以分為在職培訓與入職培訓。對于剛剛進入事業單位的工作人員，需要從新人的實際工作需求出發制定培訓內容。[5]而對于在職工作人員就需要通過強化其信息技術掌握程度，在此基礎上進一步完善人員培訓方式。結合信息檔案管理的實際工作需求，構建具有針對性的檔案管理科學化培訓班，實際培訓過程中依然需要注重理論、實踐的密切結合，這樣不僅可以確保工作人員具有豐富的理論知識，還具備豐富的實踐經驗。

結論

在互聯時代，應用信息技術進行生產發展是必然趨勢，對于行政事業單位而言，實際的檔案管理工作需要同時滿足日常工作、檔案職能拓展需求。鑒于此，行政事業單位非常有必要對信息化檔案管理進行探索，在不斷的實踐中總結經驗，建設完善的信息化檔案管理體系，最大限度上提升檔案管理工作效率。

參考文獻

[1]范巍山.互聯網背景下行政事業單位檔案管理信息化建設研究[J].城建檔案，2021（05）：37-38.

[2]張坤杰.信息化時代行政事業單位檔案管理科學化分析[J].就業與保障，2021（04）：175-176.

[3]劉石.基于信息技術視角的事業單位檔案管理要點分析[J].大眾標準化，2021（04）：222-224.

[4]楊波琳.信息化時代行政事業單位檔案管理科學化分析[J].辦公室業務，2020（18）：126-127.

[5]曹芮馨.淺議行政事業單位檔案管理的創新思路[A].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.決策論壇——系統科學在工程決策中的應用學術研討會論文集（上）[C].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院：《科技與企業》編輯部，2015：1.