信息網絡環境下檔案管理

摘要：檔案管理不同于其他工作管理，在單位和企業健康、可持續發展過程中發揮了重要作用。檔案管理工作的有效性和安全性一直都是大家所關心的問題，在信息化技術和計算機網絡技術支持下，原有管理工作中存在的問題有望得到解決，并在檔案管理信息化全面實現的過程中，工作質量也將得到進一步提升。作為檔案管理工作人員，應當充分認識當前形勢下檔案管理信息化的重要性，并且要通過有效措施加強檔案管理，使檔案管理信息化得以實現。文章對檔案管理信息化的作用及意義進行了闡述，并對信息網絡環境下檔案管理策略進行了論述。

關鍵詞：信息技術;計算機網絡;信息安全;檔案管理

引言：信息化技術的不斷發展給各行各業生產與管理工作提供了便利，積極發揮信息化技術和網絡技術功能，努力提升信息化技術與網絡技術應用價值，對實現信息網絡環境下的高質量和高效率檔案管理有著重要幫助。在當前檔案管理實際工作過程中，相關工作人員應當積極探索有效途徑加強檔案管理，從而使檔案管理能夠真正實現信息化管理，促進其進一步發展。

1、檔案管理信息化的作用及意義

1.1 豐富檔案信息資源

與紙質檔案相比，電子檔案存儲不需要占用大量空間，且存儲時間久，在整個檔案信息存儲過程中，計算機系統發揮了重要作用。在網絡環境下，被存儲的電子數據信息可按管理者需求被傳送到任何需要它的地方，檔案數據資源便實現了多途徑和渠道發送和獲取。

1.2 促進檔案管理標準化

信息網絡環境下，檔案管理工作內容逐漸增多，管理質量要求也越來越高，這便進一步促進了信息管理應用。過程中，管理工作流程逐步得到規范，包括檔案信息收集、錄入、調取、共享，以及系統管理和維護等工作也變得越來越細致，這些均對檔案管理標準化實施起到了重要促進。

1.3 提高檔案管理工作效率

信息網絡環境下的檔案管理工作具有很強高效性，在計算機系統，應用軟件和網絡平臺的幫助下，工作效率較之前比得到明顯提升。單就檔案數據查找來說，通過搜索引擎尋找所需要信息，幫助管理者節省了大量時間。另外在檔案信息校對方面，計算機系統強大的記憶功能在很大程度上降低了錯誤發生概率。

2、信息網絡環境下檔案管理策略

2.1 健全檔案管理制度

檔案管理工作內容龐雜，即便有信息化技術和設備做支持，也需要相應管理制度做約束，以保證良好管理效果。因此，在信息網絡元素融入過程中，逐步健全檔案管理制度顯得很重要。

第一，結合檔案管理具體內容，科學構建數字檔案形成機制，保證檔案信息錄入有效性，同時做到反復核對數據，以免發生錯漏。

第二，建立歸檔機制，對不同類型和內容檔案實施分類管理，針對檔案內容制作關鍵詞標簽，方便日后使用。

第三，優化保管機制，根據檔案使用經驗和記錄，對使用人群進行分類，合理應用計算機技術對檔案和使用人群建立一對一或一對多映射機制，使管理工作變得更為有序和有效。

2.2 應用信息化技術進行檔案管理

2.2.1 訪問控制技術

訪問控制技術是一種基礎性信息化技術，屬于計算機技術中的一類。通過對用戶使用權限進行設置，可有效保證系統文件安全，也規范和約束了用戶訪問行為。具體實踐中，當有用戶發出應用請求后，系統會按照之前設置規則對請求進行識別，擁有權限的用戶可繼續完成登錄并進行檔案數據管理，包括錄入、調取、轉移、分項等;若用戶不具有管理權限，系統將會對其進行操作隔離;若用戶管理權限不夠，系統將按照具體規則對其進行性限制操作。

2.2.2 信息加密技術

信息加密技術是一種最為常用和有效的計算機數據管理技術，它一般包括兩方面內容：

第一，應用信息加密技術可對傳輸過程中的數據信息進行加密，主要目的是防止被傳輸的數據被竊取和改動，保證數據準確性。信息加密技術之所在具體應用中能夠充分發揮自身價值和作用，與管理者設定的加密機制有關，不同加密機制所實現的加密效果有很大不同，一般會根據傳輸數據重要性的加密級別選擇合適的加密機制。但無論如何，保證數據在傳輸中不被竊取和篡改都是最重要的。

第二，信息加密技術也會涉及到對本地計算機信息的加密，比如數字標簽驗證等。只有擁有相應權限的用戶才能使用未加密信息，否則將無法對信息進行任何形式操作。

另外，有些操作系統也具有緊急關閉功能，即在應急機制作用下，對破解行為作出應激反應，以自動關閉系統的方式阻止破解行為持續發生，以保證檔案信息安全。

2.2.3 數字印刷技術

應用數字印刷技術可對檔案信息進行版權行保護。具體來說，當版權信息被圖片化處理后，會增加數字水印操作，也就是在原有信息基礎上進行水印覆蓋。數字水印覆蓋并不會對原有信息可讀性造成任何影響，同時也最大限度避免了惡意篡改和非法提取信息行為的發生。

結束語：

信息網絡環境下，檔案管理工作發生了巨大改變，原有工作流程中較繁瑣復雜，但又無法簡略和省去的操作會在信息化技術運用中得到優化，既保證了操作質量和有效性，又提高了管理工作效率。但需要指出的是，信息化技術在方便檔案管理工作的同時，也存在巨大安全隱患，需要管理者們能夠在規范操作流程基礎上，明確好與檔案管理工作有關的全部管理機制和制度，并合理采用計算機網絡安全技術來提升檔案管理安全性。

參考文獻：

[1]楊偉章.基于信息網絡環境的檔案管理探究[J].智富時代，2018（10）：130.

[2]彭玲.新時代信息網絡環境下的檔案管理途徑探索[J].城建檔案，2018（01）：73-74.

作者信息：安安（1986.6），女，漢，河南開封人，本科，館員，研究方向：檔案。