探究人事檔案管理數字化策略

金陽

摘 要：人事檔案管理工作較為復雜，其是單位選拔任用干部的重要依據。隨著社會的快速發展，信息技術在各行各業得到了廣泛的應用。很多管理方式和方法都實現了電子化、信息化。在新的時期下，認識檔案管理數字化，可以進一步提升管理質量與效率，同時減少人力的投入，有效提升檔案管理質量，構建更加完善的管理體系。本文對新時期下人事檔案管理的特點以及數字化管理策略進行分析，希望為相關從業者的研究提供理論支持。

關鍵詞：人事檔案;檔案管理;信息化

無論是在單位中還是在企業中，人事檔案都是對干部、員工等進行評鑒、監督、管理、提拔等流程的重要參考依據。人事檔案是我國社會發展中所形成的重要檔案資料，在新的時期下，需要進一步明確信息化檔案管理模式的重要性，在其中引入現代化的管理理念以及手段，提升管理質量。

一、人事檔案信息化建設的優勢

（一）有效保護原檔案

人事檔案管理信息化建設，可以充分的保護原檔案。紙質檔案在保存過程中會由于出現意外等而損毀或者缺失。信息化的檔案可以通過特殊介質對其進行保存，確保相關檔案免受破壞，同時數字版的人事檔案資源可以對其進行加密，使得其安全性更高，有效的避免由于長期處理過程而產生的紙張損壞、字跡模糊等現象，并且也可以節省人力和物力，在資源共享檔案查閱過程中更為高效。

（二）統一管理標準

實現人事檔案管理信息化建設可以進一步規范相關工作的標準，尤其是可以借助信息化的模式構建多維立體的管理模式。上下級之間以及各個部門之間的人事檔案在交接過程可以更為高效，實現了信息資源的無縫使用。對于檔案的查閱轉遞以及檢查等都可以更為高效，使得人事檔案管理工作更具規范性和高效性。

（三）提高管理效率

借助信息系統可以構建方便快捷的使用界面，檔案管理過程也可以更加便捷。比如可以解決傳統檔案管理中碎片化所碎化的管理方式，同時也可以做到檔案及時歸檔、及時使用、及時共享、及時對其進行更新，確保人事檔案的實時性，進一步提升檔案的規范化管理水平。

二、人事檔案信息化建設策略

對于人事的任免往往會結合個體的工作經歷、獎懲情況以及相關規定來綜合考量，該過程就需要確保人事檔案信息提供信息的完整性與真實性，尤其是當下競爭越來越激烈，因此需要確保各種信息的真實性，通過檔案反映一個人的能力是非常重要的。單位會對個人進行評價，人事考核以及任免該過程也需要檔案作為基礎信息進行參考，尤其是當下一些單位用人制度在不斷完善，雖然不能將一個人的一生都與人事檔案掛鉤，但是人事檔案是作為參考的重要依據，使得檔案的管理人員在開展各項決策時具有一定的針對性，能夠結合單位的實際狀況以及外部的發展環境綜合考慮，為單位的發展帶來更大的效益。

（一）健全管理機制

人事檔案信息化建設仍然存在一些問題，會由于檔案的特殊性以及檔案管理系統的特殊需求，使得檔案信息化體系構建具備一定的復雜性。因此人事檔案信息化建設需要進一步健全管理機制，要嚴格約束有關文件資源的使用。可以根據人事檔案信息化建設的現狀來制定相關細則，如《人事檔案信息化管理崗位職責》，《人事檔案信息化場地管理辦法》，《人事檔案信息化保密協議》，《外包人員保密承諾書》等，需要通過管理機制作為保障來確保人事檔案在信息化構建以及后續應用過程中都有相應的保障程序，并且在落實過程中需要做到嚴格的監督，讓檔案管理工作更為高效、有序，同時也可以真正發揮人事檔案的信息化價值，使得資源共享更為高效。

（二）完善管理流程

人事檔案信息化建設要完善的管理流程，需要按照國家技術標準來規范操作。信息化的建設需要借助硬件以及軟件支持，因此在操作過程中需要按照標準規范來進行細化各個細節。如掃描紙質文檔時，需要做好保密工作，將傳統的紙質檔案轉化為圖像和文本時，需要嚴格按照規范來構建目錄，在掃描過程中需要做好細化、安全管理等步驟，確保檔案在信息化的過程中既具備安全性，也保持完整性和準確性，使得電子檔案與紙質檔案完全一致、高效可用。借助新的技術手段可以更好的實現檔案資源的共享，這樣除了檔案管理人員以外，其他需要對檔案資源進行查閱的人如果具備權限，就可以登錄網站對信息進行調取，這樣既給用戶帶來了方便快捷的體驗，同時也減少了工作人員瑣碎的工作步驟，不需要通過傳統的方式來對信息進行檢查、收集，可以提升檔案資源的服務質量和效率。在進行資源共享時，應當重視其信息的安全性和保密性，只可以在具有權限的平臺上打開使用。檔案信息共享是當前單位人事檔案發展的大趨勢。隨著科學技術的發展，人與人之間的距離不斷縮小，這使信息共享成為一種大的趨勢。在單位中人事變動越來越頻繁，相關的檔案管理也越來越復雜，通過檔案信息共享可以為人員流動提供更大的便利。從整體的方面來看，能夠讓單位之間的信息進行共享，不同地區、不同部門的人事調動可以更加便捷，即使是很遠的單位，也可以直接通過檔案信息共享的方式實現相關工作落實，有效的利用各種人事檔案資源提高檔案管理效率。

（三）提高管理意識

人事檔案管理信息化建設需要進一步提升管理人員的核心素養。信息技術的快速發展使得其已經被廣泛應用到各個行業，信息技術應用的過程中需要相關人員具備信息化的操作意識。如果一些管理人員以老舊的工作方法開展管理，對信息技術持有排斥的態度，那么相關工作在落實過程中將會面對很多阻力。通過對其進行培訓，使其能夠更好的應對復雜的人事檔案管理工作，并且在開展各項工作時具有一定的針對性。檔案管理工作比較嚴謹，且工作量比較大，這需要檔案管理人員有更加謹慎的行為，具備更高的專業技術水平以及職業道德素養，在信息化等各項工作中具備保守檔案的完整性、秘密性的理念，更好地推動單位人事檔案管理工作的落實。需要檔案管理人員熟悉電子文檔的構建和使用方法，同時在管理過程中也需要結合電子檔案狀態特征來對管理人員進行培訓。管理人員需要掌握安全防護手段和計算機系統知識，要構建一批專業能力強、政治素養高、作風正派的檔案管理人員。需要加強其專業知識的培訓，這不僅包括計算機網絡信息安全等方面的培訓，也需要其具備安全意識以及職業道德觀念，更好的利用現代化手段來開展管理工作，同時也可以遵守職業道德，在開展工作時具有更強的原則性，使得相關工作的開展更為高效。

三、結束語

對于當下的人事檔案數字化管理工作來說，其是一項非常復雜且系統性的工作，其中需要投入大量的人力和財力。需要針對其中所包含的諸多問題予以重視，明確人事檔案在建設過程中的重要意義。在面對困難時采取積極的措施予以應對。借助信息化的人事檔案，進一步幫助單位或者企業實現資源的調配，提升檔案管理工作的實效性，充分發揮人力資源對于企業發展的真正價值。

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