數字檔案室建設的對策研究

摘要：當前，我國社會已經正式進入到了新常態的發展環境當中。新形勢也為信息技術的發展創造了新契機;反過來看，信息技術的優化進步也對多個行業領域產生了比較深刻的影響作用。其中，檔案室作為檔案資料收集、處理、檢索、查閱的關鍵場所，如果過度依賴于傳統的人工檔案管理模式，必將不利于其管理質量和管理效率的提升。數字檔案室的建設迫在眉睫，通過這種智能化的辦公手段提升檔案管理工作的質量和效率。為此，文章主義針對數字檔案室的建設提出了一些對策和建議。

關鍵詞：信息技術;數字檔案室;資源采集;發展對策

一、研究背景介紹

時代在發展，信息技術也在不斷地進步。有引入智能化的、數字化的管理模式，充分發揮數字檔案室的積極價值和優勢作用，才能夠切實地提升檔案管理工作的精準性，才能夠提升檔案服務工作的質量。但是從目前我國多個地市檔案館的發展現狀來看，在數字化檔案室建設領域的資金投入明顯不足、檔案工作人員的數字化操作技能相對局限等等問題的存在，都是一些共性問題。為此，文章在研究進行的過程當中，首先對數字檔案室的價值作用進行了闡述和分析，之后為數字檔案室的構建提出了一些個性化的對策和建議，以期能夠通過這些措施的落地，為我國檔案管理事業的高質量、高效率發展提供更加有利的技術支撐和信息保障。

二、數字檔案室的優勢作用探索

數字檔案室的積極價值和關鍵作用主要可以從以下的兩個層面進行分析：

一方面，通過科學的、規范的數字檔案室系統的建設，能夠讓檔案室資源都能夠得到極為有效的利用。相比較其他的一些行業而言，檔案室的嚴謹性以及精準性要明顯更強。另一方面，通過科學的、規范的數字檔案室系統的建設，能夠讓檔案室的管理人員從繁冗、復雜的工作當中被解放出來，同時也能夠大大降低工作的失誤率。傳統的數字檔案室管理工作，都是由檔案管理人員來扮演核心角色。但是人力工作的模式難免會出現一些疏忽或者是紕漏。引入智慧管理系統，實施云計算管理模式，則能夠大大提升工作的精準性，也可以實現勞動力的解放。這樣一來，廣大的檔案室檔案工作人員就成為了智能機器的“領導者”和“操控者”。

總之，當前我國社會已經進入到了新常態的發展環境當中，隨著信息技術以及科學技術的發展，大數據、云平臺、互聯網等等都對各個行業產生了極為深刻的影響作用。當然，檔案室也涵蓋其中。檔案室的檔案管理系統也應該朝著智慧管理的方向發展和進步。這也就凸顯出了數字檔案室建設的積極價值和核心要義。

三、數字檔案室建設的路徑分析

（一）注重數字共享平臺的構建

一方面，努力實現智慧管理平臺信息數據資源的“線上”的系統化。智慧管理平臺本身就是依托于互聯網資源和大數據技術發展起來的，數據信息資源就是智慧管理平臺的強大的“數據庫系統”，為此，要在對于這些數據資源的全面收集的基礎之上，做好分析和預測工作，讓信息數據資源系統性的構建作為智慧管理平臺建設的基礎支撐。

另一方面，努力實現檔案室“線下”的系統化。檔案室管理當中涵蓋了多個維度的內容，既包括檔案室戰略發展、檔案室文化建設，同時也包括檔案室教育活動等等。由此可見，在智慧管理平臺的系統化建設當中，服務職能的系統化是關鍵。為此，要進行數字檔案室的及時更新和完善，將廣大檔案工作人員關注的檔案室管理內容積極納入到平臺當中去，實現“線上”與“線下”服務模式的高度整合。

（二）注重制度體系的健全

通過調研分析可以十分明顯的看出，目前我國很多地市的檔案館在制度建設上都是付出了很多的精力，也獲得了更多的創新。無論是檔案管理工作制度、檔案管理工作流程還是檔案工作人員職業道德建設要求等等，都變得更加細化。但是專門針對于“數字檔案室”的制度體系還并不是十分明晰。作為一個新生事物，制度上的健全和明晰是第一個核心步驟。為此，數字檔案室在具備了數字化技術以及豐富化資源作為支撐以后，就要實現制度的不斷完備。其一，針對數字化檔案室的操作運行模式、管理方法、人員考核評價機制等等，都要重新確定明晰的標準和規范，在條件允許的情形之下，還要實現數字檔案室和一般檔案管理工作制度內容的分離，必將數字檔案室呈現出了比較獨特的特點和優勢;其二，要注重專門化的工作部門的組件，從整體上來看，數字檔案室涉及到的業務領域也是比較豐富的，檔案資源的錄入、數據庫系統的維護、技術的更新等等都是數字檔案室未來發展過程當中應該關注的重點，為此，要責成專門的部門來負責此類業務的發展。

（三）注重優勢人才的培養

“檔案人”，實際上指的就是那些專門從事檔案業務和檔案工作的人員。數字檔案室的建設和發展，離不開“檔案人”才智作用的發揮。為此，要以優秀數字檔案人才的培養為核心推手，讓這些工作人員更好地為數字檔案室價值作用的發揮服務。其一，要對目前檔案室現有的工作人員進行全方位的培訓，讓這些工作人員的思想能夠不斷更新，讓他們能夠更好地了解數字檔案室的基本價值、操作模式，可以更快上手、更好實踐;其二，要注重專門的設計人員以及技術人員的招募，在這些人才的支撐之下，為數字檔案室的數據庫建設以及各類檔案資源的及時更新提供保障?？傊R經濟時代，數字檔案室的建設就是要將“人”看做是最核心的要素。

四、結束語

總之，數字檔案室的建設和發展，將直接關系著我國檔案管理工作和服務工作的質量和效率。如何實現現代化、智能化的作業模式與人力作業的高度融合，這也是未來數字檔案室建設過程當中應該關注的一個核心問題。通過研究分析可以十分明晰的看出，數字檔案室的建設意義重大、任務緊迫，為此，要從共享平臺的建設、制度體系的完善以及優勢人才的培養等多個層面上著手推進。只有在多措并舉的方式之下，才能夠真正地為預期目標的實現打下堅實的基礎。

參考文獻：

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[2]楊鈺然.數字檔案信息安全與對策淺析——以廣東省國土資源檔案館數字檔案室建設項目為例[J].云南檔案，2020（S2）：251-253.

作者簡介：姓名：焦光潔（出生年月19900424），性別：女，民族：漢，籍貫：山東省日照市，學歷：大學本科，職稱：助理館員，研究方向：檔案專業。