淺談醫院文書檔案的現代化管理方法

瞿璟

摘要：作為醫院發展的重要組成部分，醫院文書檔案管理，應該得到發展。在信息時代，要根據現狀進行調整，建立制度有利于醫院和相關人員工作的安全管理體系的發展。為了更好地創新管理工作，因此本文通過分析醫院文書檔案的現狀，探討如何進行醫院檔案管理創新，以進一步提高醫院檔案管理水平。

關鍵詞：醫院文書檔案;檔案管理;淺談

前言：只有搞好檔案管理，才能充分發揮檔案資源的價值和作用。在新形勢下，傳統的文書檔案管理系統已不能滿足當代檔案管理的需要。要推進文書檔案管理信息化，做好文書檔案保管工作，提高檔案管理效率。但是，目前的文書檔案管理還存在一些問題，以下探討解決這些問題的辦法。

一、醫院文書檔案管理現狀

1.醫院缺少管理醫院文書和檔案的經驗。雖然檔案管理信息化建設已經實施，但許多先進的管理技術也在發展，并且已應用于文書和檔案的管理中。而部分醫院仍采用手工管理文檔文書和填寫數據，這使得管理不規范，導致文書管理效率低下，對文書和檔案的管理造成很大障礙。

2.管理模式不適應社會發展。目前，大多數醫院都對醫院文書和檔案進行管理缺乏相應的現代化設備，無法跟上時代發展的需要。因此，很難提高文書檔案工作的質量。

3.缺乏完善的文書和檔案管理體系。由于缺乏制度支持，醫院各科室不能有效配合工作，大部分文檔文書形成后，經過整理歸檔后放在一些邊緣位置，很少有效使用，大大增加了文書檔案管理的難度，文書檔案管理質量難以提高。

二、醫院文書檔案的重要作用

1.輔助功能。醫院將在臨床科研過程中對這些內容進行必要的文檔記錄，臨床科研記錄與過去的科研歷史和其他重要文書一起構成了醫院文書檔案，能夠詳細反映醫院的工作和活動。因此，作為醫學科學的原始資料，可以有效地預防和控制各種疾病，在科學研究中也發揮著重要作用。可以提供關于各種臨床治療、科學研究和疾病預防控制的詳細和豐富的信息。

2.憑證功能，提供參考和幫助。通過記錄醫院的各種工作活動、規章制度、要求和上級的答復，這些記錄可作為良好解決和治療的依據。在醫院文書和檔案中，醫院的發展歷史可以記錄醫院的發展歷史、各種制度的制定和各種活動的開展情況。這些記錄可以作為教育后代醫療保健的一些證據。除了具有說服力外，他們還具有很強的吸引力。

三、醫院文書檔案管理的有效途徑

1.加強文書檔案的重要性。領導重視文書開展案件管理十分必要，主管部門應當將圖書檔案管理納入醫院管理與發展，這是文書檔案科學習管理的關鍵途徑。由于文書管理的專業性很強，在工作中涉及面廣，需要領導的支持，才能將其納入醫院例行工作中去，為展覽的順利開展提供保障。其次，文書檔案管理人員應積極向領導匯報，提高領導對檔案管理和管理的認識，檔案管理應納入醫院的工作重點和各科室的職責范圍，加強文書檔案管理的規范化、標準化，確保檔案工作的順利進行發展。

2.建立醫院歷史博物館，包括文書在展覽館展出的案件和榮譽檔案等各種檔案，比如有以前的領導，不同時期醫院的老照片，還有各種榮譽獎許多科研成果等。在召開重要會議或領導來醫院指導工作，這是開發和利用檔案的關鍵很好地體現，提高了文書和檔案的集中統一保管。其次，要注重挖掘和保存史料，為醫院慶典和歷史博物館的建設提供基本保障。最后，要注意環境創新，這里的環境創新主要是做好文書檔案管理的載體和相關硬件建設，通過加強這些硬件的建設，醫院的文檔和檔案更能體現現代化的管理形式，改善醫院文書、檔案的保存和閱覽空間，促進醫院文書和檔案管理的創新。

3.建立健全文書檔案管理制度，提高檔案管理水平.醫院要主動學習國內外先進的檔案管理技術和各行業的文書資料，根據檔案管理的相關經驗，結合自身工作特點和性質，制定一套文書檔案管理系統。此外，在制定文書和檔案管理制度的過程中，應考慮醫院的管理模式、管理制度、企業文化和經濟效益[4]。因此，醫院相關部門在辦公室檔案管理中，要注重督促相關部門人員按時整理、報送檔案，這可以有效地避免使用office文書存在病例數據積累、混亂和分散等問題。同時，也保證了檔案資料的完整性和良好的保密性。

4.加強文書檔案管理隊伍建設。重視文書檔案管理隊伍建設，積極吸引檔案人才為文書和檔案管理團隊注入新鮮血液。要提高員工的文檔和文書管理意識，醫院文書檔案管理者的職業素質對于相關工作的開展和管理決策是決定性的。一些醫院由于文書檔案管理管理人員素質不能滿足要求，管理質量相對較低，這就要求醫院提高進入醫院文書和檔案管理的門檻，人員可定期組織培訓。作為管理者，也應該提高管理意識，把握創新的經營理念。之后，密切注意對文書和檔案的收集和整理的監督，并保管好稿件。相關工作完成后，檔案員應檢查文書檔案，確保數據的準確性。

5.努力實現文書檔案管理信息化。當今社會已經進入信息時代，隨著信息技術的普及，許多行業都發生了變化。文書檔案管理也需要改進，要牢牢把握時代發展趨勢，努力實現信息化。傳統文書檔案管理效率低，基本上是手動操作，有時會出錯，這對醫院的正常工作有一定的影響。因此，醫院應該進行相應的投資，實現文書檔案管理信息化，部分檔案轉電子檔案，以降低保存文書檔案的成本。目前醫院系統已建成計算機信息網絡中心，實現計算機網絡管理，進入城市醫療社會保障信息網絡系統。醫院網絡管理有利于檔案信息等信息的縱向和橫向交流。方便及時、準確地向醫院領導和相關部門提供檔案信息，促進醫院發展。

總結：總而言之，信息時代的到來給文書檔案管理帶來了新的發展機遇。作為記錄和反映本單位綜合運行和歷史發展過程的文書檔案管理部門，也要緊跟時代潮流，適應時代需要，不斷采用科學合理的管理模式，提高人員的業務素質和管理水平，充分利用信息時代帶來的紅利，把單位文書檔案管理水平和質量提高到一個新水平。

參考文獻

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[4]吳玉梅.論醫院文書檔案管理創新的有效途徑[J].辦公室業務，2015，24（17）：77-78.