基建工程項目管理中檔案資料管理與監控的重要性分析

游翠云

摘要：隨著社會經濟的發展，基建工程不斷增多，而檔案資料管理與監控在基建工程項目管理中發揮著越來越重要的作用。本文在揭示檔案管理與監控重要性的基礎上，剖析了基建工程項目管理中檔案資料管理的現存問題，進而提出了在基建工程中如何進行檔案資料管理與監控的具體措施，目的是保證檔案資料管理與監控的安全性與完整性，促進基建工程項目順利地開展。

關鍵詞：基建工程;項目管理;檔案資料;管理與監控

檔案資料管理與監控工作對于基建工程的項目管理來講是十分關鍵的一部分，但受到傳統檔案資料整理與收集的影響，逐漸出現了如檔案資料信息不全面、信息缺乏精準性、資料收集不及時、資料利用效率低等問題一定程度上造成了許多不可避免的麻煩，限制了基建工程的順利開展。基于此，下文將對造成問題的原因進行分析，提出具體舉措解決相關問題。

1、基建工程項目管理中檔案資料管理與監控的重要性

基建工程檔案真實地記錄了基建工程項目中各個環節的情況，關系到整個項目建設的全過程，是反映工程質量的重要資料，有助于基建工程項目更好地開展。而檔案資料管理與監控工作是基建工程項目管理的重要組成部分，做好此項工作不僅可以為基建工程提供第一手完備、可靠的資料信息，還可以推進基建工程中設備維修、技術應用、擴建等工作的有序進行，此外，項目相關人員可以據檔案記錄及時進行反思或指導后續工作的進行，是提高基建工程項目管理水平的重要手段。

2、基建工程項目管理中檔案資料管理與監控的現存問題

2.1檔案資料信息不全面

當前，記錄檔案的工作人員在進行檔案資料整理與編制時，為方便起見，常常會忽略掉項目的建設過程與相關細節，以及某些待用材料還存在沒有復核審批的情況，只記錄一些變更通知書等相對容易的項目。且由于基建工程的難度大，工期長，很多資料的記錄整理難度很大，部分資料常常會被遺忘，導致檔案資料信息不完整、不全面。

2.2檔案資料信息缺乏精準性

此問題主要包含兩方面原因。一方面由于基建工程項目所包含的環節較多，所需要的記錄的內容很龐雜，會影響記錄過程中信息的準確性;另一方面是由于工作人員的疏忽，對很多資料信息記錄整理不細心，經常出現將監測的數據不準確填寫，憑借自己的主觀判斷，填寫數據的近似值，或者將類似的數據填錯位置，缺少對細節的重視，這樣的例子比比皆是，使檔案資料信息失去真實性與可參考價值，影響基建工程的順利推進。

2.3檔案資料收集整理不及時

在一般的基建工程項目中，檔案資料信息的記錄應該從工程的計劃環節就開始，及時跟蹤各環節的實施情況，一直到其驗收審核完畢，記錄工作才可結束，且對施工圖紙等要完整保存好，避免一些重要信息及數據的丟失。正因為基建工程項目具有復雜性、不穩定性的特點，才更應對每一個環節都認真對待。而在實際過程中，一些工作人員思想上不重視，記錄整理效率低下，常常出現“事后補錄”的情況，使得再想及時跟蹤工期進度做記錄的快捷準確的可行性措施的實行變得難上加難。

2.4檔案資料利用率較低

同樣，由于基建工程復雜性的特點，往往會記錄整理出很多材料，受傳統檔案資料入檔習慣的影響，工作人員依舊堅持“重藏輕用”的原則，對所有材料一并收藏，不加任何甄別，忽略了相關單位對此檔案的再利用、再研究需求，導致再利用檔案資料時，尋找難度大，利用率較低。

3、基建工程項目管理中進行檔案資料管理與監控的具體舉措

3.1建立檔案資料管理與監控制度

基建工程項目管理中檔案資料管理與監控涵蓋了多個機構和部門，要想做好此項工作，就需要建立檔案資料管理與監控制度及統一的標準，使多部門協調有序地配合，分工明確，承擔各自的責任，從工程開始就進行實時的資料記錄與整理，按照工期長短規定好時間，分期進行匯總，并簽署保密協議，保證檔案資料及時歸檔。

3.2強化檔案資料管理的意識，定期開展培訓工作

檔案資料的記錄收集工作主要是由人來完成的，為了避免由于工作人員的疏忽與不細心而造成的資料不全面與準確性不高等問題，應首先強化他們的意識，使其認識到檔案資料管理的重要性，并定期開展培訓工作，增強其責任感，提高其檔案管理與監控水平和業務能力，使其認真遵守檔案資料管理與監控制度，緊隨領導指示，科學進行檔案資料的管理與監控工作。

3.3注重技術的運用和基礎設施水平的提高

隨著時代發展，各項領域的新技術如雨后春筍般相繼出現，檔案資料管理與監控上也不例外。不由分說，技術的運用會使其更具現代化與技術化，大幅提高檔案資料的準確性與監控效率。此外，基礎設施建設是基建工程項目順利進行，施工質量得到保證，進而準確進行檔案資料管理與監控的關鍵，因此各級領導應加大對基建工程的基礎設施建設的投入，保證檔案資料管理與監控的安全性。

3.4對檔案管理與監控的各個環節設定具體有效的監管方針

正如上文所說，基建工程項目的時間跨度相對較大，工期較長，各環節類目眾多，資料具有一定的復雜性。只有實施具體有效的監管方針，才能保證各環節的資料內容的完整性、安全性及準確性的提高。因此，各環節中應設置專門人員進行監管，對不規范的行為及時進行制止，如阻止無果，則應上報給上級領導。總而言之，監管工作是減少紕漏、提高基建工程檔案質量與歸檔效率的關鍵性工作，各級領導及相關工作人員應務必重視起來。

結語：

在分析了基建工程中檔案資料管理與監控的現存問題的同時，也明白了檔案資料管理與監控對基建工程的重要意義之所在。因此，在今后的基建工程項目管理中的檔案資料管理與監控的工作中，應不斷完善相關制度;提高檔案管理監控人員的思想意識與責任感，促使他們的觀念及時得到更新;上級領導應及時提高基礎設施水平，注重新技術的應用，加強監管，保證基建工程項目管理水平的提高。

參考文獻：

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