醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)分析

李猷

摘要：隨著數(shù)字技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，這種技術(shù)在很多領(lǐng)域都被廣泛使用，給人們的生活和工作帶來了很大的便利。醫(yī)院還將數(shù)字技術(shù)引入到檔案整理工作中，將音頻、視頻、紙張等原始檔案資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，有效提高了數(shù)據(jù)管理、獲取、查詢的效率，但是，數(shù)字技術(shù)的引用也存在幾個方面的缺點(diǎn)。本篇文章主要分析了目前在醫(yī)院建立檔案數(shù)字化所發(fā)現(xiàn)的問題，包含檔案數(shù)字化隱藏的奉獻(xiàn)、存檔管理人員業(yè)務(wù)能力不足等問題。基于此，作者提出了相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案數(shù)字化;解決方案

引言：近年來，信息技術(shù)取得了快速的發(fā)展，信息數(shù)字化已為大眾所熟知，成為人們生活和工作的有力工具。數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案相比，具有高存儲空間、信息共享便利、存取方便、等特點(diǎn)，同時能夠有效保護(hù)檔案原材料，便于推進(jìn)醫(yī)院日常工作。但是，在醫(yī)院建立數(shù)字檔案還有一些缺點(diǎn)，值得深入探討和調(diào)查。

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化構(gòu)建中遇到的問題

1.文件信息存在潛在的安全問題

很多數(shù)字歸檔信息都采用了可通過互聯(lián)網(wǎng)傳送及與他人實(shí)現(xiàn)資源共享的模式，因此信息和信息載體被分離，歸檔信息變得不穩(wěn)定。另外，數(shù)字文件有編輯功能，操作方便的同時也有安全風(fēng)險，可能存在違法篡改文件的行為。例如，有人會將醫(yī)院的財務(wù)文件信息進(jìn)行變更以謀取個人私利，會給醫(yī)院造成不可估量的損失。

2.信息存儲載體不穩(wěn)定

在目前的情況下，大部分的信息都保存在光盤或硬盤上，但是這些信息存儲載體如果受到灰塵污染、水漬、劃傷等外部損傷，則會損壞內(nèi)部存儲的信息，結(jié)果會導(dǎo)致信息產(chǎn)生部分或者完全的數(shù)據(jù)損失。這些數(shù)據(jù)可能無法通過技術(shù)手段獲取，結(jié)果導(dǎo)致醫(yī)院存檔信息不完整。

3.文件系統(tǒng)還需要改進(jìn)

醫(yī)院的數(shù)字檔案建設(shè)不能一夜之間完成，需要長期優(yōu)化和改善。如果想更方便更有效地使用檔案數(shù)字化，則需要增加資金投入，促進(jìn)存檔系統(tǒng)的開發(fā)。但是，很多醫(yī)院沒有投入足夠的資金來開發(fā)和改善系統(tǒng)，結(jié)果數(shù)字文件系統(tǒng)比較舊，沒有及時更新，功能不全，使用非常不方便。

4.專業(yè)文件管理人員不足

因?yàn)閿?shù)字歸檔是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，所以歸檔管理需要特定的專業(yè)技能人員。作為文件管理者，除了掌握文件管理的基本操作技能外，還需要具備正確判斷網(wǎng)絡(luò)趨勢的能力。現(xiàn)在很多醫(yī)院都沒有意識到文件管理的重要性，沒有配置專職的檔案管理負(fù)責(zé)人，只是安排部門負(fù)責(zé)人或工作人員對此項(xiàng)工作進(jìn)行兼任。由于工作人員專業(yè)性不足，未配備配相應(yīng)的專業(yè)人才，對檔案數(shù)字化建設(shè)造成一定的不良影響。

二、促進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化構(gòu)建的策略

1.開發(fā)多個安全保護(hù)對策

在醫(yī)院建立數(shù)字檔案需要注意計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)兩個方面的安全性。現(xiàn)在，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境非常復(fù)雜，各種各樣的黑客技術(shù)不斷出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)總是面臨著很多威脅。現(xiàn)在，為了保護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息的安全，一般使用信息加密、防火墻、防病毒軟件等方法。這些方法也適用于保護(hù)數(shù)字歸檔信息的安全性。同時，為了避免因緊急情況而造成的重要信息損失，需要備份歸檔信息。此外，為了避免個別負(fù)責(zé)人故意舞弊，需要組成專門的監(jiān)督小組來檢查文件信息的可靠性。在歸檔數(shù)字化過程中，所有程序都要仔細(xì)進(jìn)行對接，并實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法，以促進(jìn)檔案數(shù)字化的順利實(shí)施。

為了提高工作過程的安全性，必須強(qiáng)化醫(yī)院檔案數(shù)字化監(jiān)控機(jī)制，增加工作監(jiān)督小組，在管理工作的所有環(huán)節(jié)都要設(shè)定負(fù)責(zé)人和監(jiān)督小組。為了確保記錄管理過程的正確性和標(biāo)準(zhǔn)化，負(fù)責(zé)人需要定期監(jiān)督和檢查記錄管理工作。同時，監(jiān)督員必須在每次檢查后提出檢查內(nèi)容和特定條件，將記錄整合到表格中，并向相應(yīng)部門的負(fù)責(zé)人提交檢查，以確保監(jiān)督工作的嚴(yán)密性。為了確保監(jiān)督的可信度，檢查的各個環(huán)節(jié)必須由該環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行個人簽名。處理后的文檔批檢查和管理完成后，必須立即檢查結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)問題，盡快提出解決方案。在確認(rèn)文檔檢查項(xiàng)目的質(zhì)量通過認(rèn)證后，可以發(fā)送或保存文檔，保證數(shù)字歸檔管理的質(zhì)量。因此，在醫(yī)院檔案的數(shù)字構(gòu)建中，應(yīng)注意計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的安全性，改進(jìn)員工在使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時的信息保護(hù)概念，并應(yīng)用相關(guān)保護(hù)措施構(gòu)筑計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)系統(tǒng)，有效地抵抗不利因素。

2.提高信息存儲的穩(wěn)定性

檔案數(shù)字化信息存儲載體的穩(wěn)定性直接影響存檔的匹配性和有效性。因此，選擇存儲載體時，必須充分考慮載體的功能、使用年限和穩(wěn)定性，根據(jù)電子文檔歸檔和管理標(biāo)準(zhǔn)可知，歸檔信息存儲載體的穩(wěn)定性由高到低分別是硬盤、可改寫光盤、磁帶、可寫CD和CD-ROM。如果需要長期保存文件信息，則無法使用軟盤進(jìn)行保存。醫(yī)院要仔細(xì)遵守上述管理規(guī)則，選擇適合的信息存儲介質(zhì)。此外，歸檔室的環(huán)境必須嚴(yán)格控制，以使溫度和濕度滿足要求。另外，存檔信息為了提高信息存儲的穩(wěn)定性，需要定期維護(hù)和傳送。

3.進(jìn)一步提高文件系統(tǒng)的功能

醫(yī)院應(yīng)在年度評估中加入數(shù)字歸檔的建設(shè)項(xiàng)目，以提高數(shù)字歸檔管理的重要性，確保存檔的建設(shè)能夠得到相應(yīng)的設(shè)備支持。只有在專項(xiàng)資金可用后，才能進(jìn)一步改善和升級檔案數(shù)字化系統(tǒng)。醫(yī)院常年積累了大量的紙質(zhì)文件，短時間內(nèi)轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件是不容易的，所以不能著急。歸檔數(shù)字化應(yīng)建立在不同層次和階段，形成專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊，引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的歸檔管理技術(shù)，研究其他醫(yī)院的優(yōu)異成果，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上持續(xù)構(gòu)建和完善歸檔系統(tǒng)。

4.培養(yǎng)綜合品質(zhì)高的管理團(tuán)隊

在醫(yī)院選擇一部分滿足要求的員工，建立一批專業(yè)技能和高質(zhì)量的文件管理團(tuán)隊。定期向文件管理人員提供專業(yè)訓(xùn)練，熟練使用計算機(jī)和文件系統(tǒng)。此外，管理者必須嚴(yán)格按照文件管理規(guī)范執(zhí)行工作，確認(rèn)圖形信息十分詳細(xì)，并靈活收集和處理信息，能夠冷靜地應(yīng)對各種緊急情況。另外，要提高管理人員的責(zé)任感和道德心，不要被卷入個人利益的文件欺詐中，堅決保持文件信息的可靠性。明確規(guī)定各自的責(zé)任，發(fā)生問題時，可以將責(zé)任追究到個人，可以在一定程度上限制管理者的行為。

結(jié)語：與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，數(shù)字檔案更方便高效，同時醫(yī)院也面臨著更多的挑戰(zhàn)。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自己的實(shí)際情況和社會發(fā)展趨勢，合理安排歸檔數(shù)字化，引進(jìn)最新的檔案管理技術(shù)，進(jìn)一步提高檔案管理的有效性。檔案管理人員必須認(rèn)識到自己的責(zé)任和義務(wù)，認(rèn)識到自己的缺點(diǎn)，不斷提高專業(yè)技能，為提高醫(yī)院檔案管理水平做出貢獻(xiàn)。

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