機關事業單位檔案管理數字化技術應用分析

李慶娜

摘 要：在機關事業單位檔案管理中，數字化技術對提升管理效率和管理質量具有很重要的影響。現階段機關事業單位認識到數字化技術在檔案管理中的運用優勢，通過建設數字化檔案管理制度、構建數字化檔案管理系統、有效處理紙質檔案資料、提升檔案管理服務水平等方式，促使檔案管理工作得以有效開展。對于實踐開展不良的情況，探討數字化技術應用情況，為機關事業單位檔案管理良好開展提供支持。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;數字化技術

基于機關事業單位檔案管理實際，數字化技術的運用對檔案管理工作良好開展具有很積極的影響。結合機關事業單位檔案管理特點，采用數字化技術，不但能夠提升檔案管理服務水平，同時也避免了資源浪費。因此，有效運用數字化技術，是檔案管理工作的重要選擇，也是機關事業單位未來發展的重要方向。基于此，在機關事業單位檔案管理中，應探討數字化技術的具體應用，促使檔案管理工作得以良好推進。

一、機關事業單位檔案管理數字化技術應用必要性

機關事業單位中的檔案管理是比較重要也是很龐大的一個模塊，其工作形式的先進性和工作開展的效率性，對于機關事業單位良好運行具有至關重要的作用。在傳統檔案管理工作模式的影響下，無論是工作人員的工作能力還是技術使用都具有很明顯的局限性，而管理理念的落后使得管理工作具有明顯的滯后性，同時，也沒有相對完善的制度作為支撐。機關事業單位的檔案多以紙質化形式體現，紙質材料的特殊性對于保存方式和保存空間具有很高的需求，使得管理工作開展困難非常大，經常會發生材料丟失、管理混亂、處理麻煩等問題。機關事業單位的人員構成平均年齡比較大，尤其是很多年紀比較大的工作人員文化程度較低、管理理念落后，同時，針對年紀比較大工作人員的培訓非常少，導致檔案管理工作的開展所能實現的科學性和先進性非常有限。長此以往，機關事業單位的檔案管理工作會面臨很大的問題。而通過當前時代的高速發展，很多年輕群體進入機關事業單位，使得很多現代化技術得以步入檔案管理工作當中，檔案管理工作的高效性和先進性具有極大的提升。數字化技術的優勢隨處可見，其無論對于更新管理理念還是革新管理模式都具有十分突出的作用。數字化技術的引入是時代發展的必然，是機關事業單位進步的必要途徑。具體體現方式如下：

首先，機關事業單位以往的檔案資料都是紙質形式，無論是管理還是借閱都很不方便。傳統形式下檔案管理方式是將紙質檔案放置在檔案柜中，同時，柜門上會張貼一張資料目錄，在查找檔案資料時也主要依靠這些目錄，但是，問題在于如果工作人員出現漏看錯看的情況，不利于之后的工作開展。而通過運用數字化技術，只需要輸入關鍵詞，其管理平臺就會提供相應的文檔，無須花大量的時間去尋找。同時，借閱環節也不必經過一步步的審批，只需要在平臺上提交申請即可。其次，紙質檔案在分散嚴重的情況下，檔案管理部門想要實現檔案資料的全面化管理非常困難。而在數字化技術的加持下，檔案資料提交很方便，能夠極大避免資料分散情況。同時，數字化管理平臺具有的銷毀功能，在提升檔案資料安全系數的同時，也促使檔案銷毀工作更加便利，避免了對紙質資源的浪費。最后，通過對數字化技術的運用，避免了很多安全隱患。針對紙質檔案開展的保存工作對人力和物力要求很高。比如，如果檔案室比較潮濕，很有可能會導致檔案受潮發霉;而如果檔案室比較干燥的情況下，很有可能會導致檔案燒毀。而將紙質檔案轉變為電子檔案，無需放置在檔案室，也無需注意過多的問題，檔案就能夠實現有效的管理，不必定期花費大量的時間維護管理，充分提升了管理工作效率。

二、機關事業單位檔案管理數字化技術應用策略

1.建設數字化檔案管理制度

從現階段機關事業單位檔案管理工作開展的情況來看，應該進一步加強對數字化技術的運用，樹立數字化檔案建設目標，明確機關事業單位檔案管理未來發展的方向，進而促使檔案管理制度建設良好推進。從當前社會發展的趨勢來看，數字化技術已經逐步深入到人們生活工作中的各個角落，并且從高效的工作效率和優質的生活水平來看，數字化技術具有不可替代的作用。因此，機關事業單位應該充分認識到這一社會發展趨勢，進而改革優化檔案管理工作，將數字化技術有效落實到管理工作當中，促使檔案管理工作能夠為機關事業單位未來發展奠定堅實的基礎。檔案管理制度是管理工作開展的根本依據，機關事業單位應該著手于建設數字化檔案管理制度，以數字化的角度進行工作流程優化，從而切實提升管理工作開展的效率。機關事業單位管理層應該明確作為領導的責任，主動了解數字化技術的發展情況和具體運用，并積極推動數字化技術落實到檔案管理工作當中。有意識地對檔案管理工作現狀開展調查，投入相應的人力、物力，強化數字化設備建設，完善相應的基礎設備體系，為之后的數字化檔案管理工作提供充分的支撐。

機關事業單位想要促使數字化技術良好落實在檔案管理中，首先要做的就是完善相應的制度體系，促使接下來的工作開展具有充分的支持。而想要建設數字化制度，首先，要對機關事業單位的檔案管理工作情況進行分析，進而有針對性地對制度進行建設完善，確保其能夠很好地推動機關事業單位現代化發展。而檔案管理制度具體可以分為幾個方面，管理人員應該從不同的管理角度進行思考，有的放矢地完善檔案制度。針對檔案資料的存儲整理工作，檔案管理人員工作開展不僅要在部門內部，還會涉及其他部門。因此，每個檔案管理部門人員都應該投身到制度建設中，促使內部工作良好開展，同時，也能與其他部門實現有效的統籌協調，進一步確保檔案制度的層次性。同時，還要為其他部門提出檔案提交要求，提交檔案資料時，要確保資料的格式是一致的，這樣以便于開展數字化管理工作，從而簡化工作流程。

2.構建數字化檔案管理系統

數字化檔案管理系統是開展檔案管理工作的有效途徑，能夠極大程度上保障檔案管理工作的效率和質量。因此，機關事業單位建立健全相應的數字化檔案管理系統是非常有必要的，進而提升檔案管理工作的效率，盡可能地減少部門之間的矛盾，推動機關事業單位得以良好運行。構建數字化檔案管理系統，促使文件檔案能夠以電子形式進行管理，極大程度上延長了檔案保管的時間，讓檔案資料的利用價值得以延伸。同時，檔案資料從生成開始，到整理、提交、處置、保存這整個流程，都實現了數字化管理，在充分簡化管理流程的同時，也極大地減輕了工作人員的工作負擔，也為后期檔案追蹤提供了可供查找的依據。數字化檔案管理系統應該包含文件收集、文件存儲、文件運用、鑒定處理等，確保每一步檔案管理工作都能夠實現良好開展，切實保障檔案管理工作的有效性。