大數據時代下的高校人事檔案管理信息化建設探討

王小萍

摘 要：高校在對人才信息進行管理的過程中，人事檔案管理是重點，其主要在人才管理、人才流動以及人事信息等方面有著重要的作用，同時也是高校開發和利用人事檔案中極其重要的環節。當前，在信息技術與互聯網的推動下，我們已經逐漸進入了大數據時代，如何利用大數據的優勢提升高校人事檔案管理的成效，加強對高校人事檔案管理的信息化建設是本文研究的重點。

關鍵詞：大數據;人事檔案管理;信息化建設

引言

我國在積極構建和諧社會的過程中，各級政府以及相關部門，都需要通過其獨特的形式提供公共信息資源，積極為公民參與社會、政府活動創造良好的條件。在這個過程中，高校是提供人才信息資源與公共教育資源的重要載體，在高校職能不斷發展轉變的過程中，其公共程度也隨之提高。所以高校人事檔案管理工作，作為高校信息資源的重要構成部門，受到了社會的廣泛關注，也成為了高校人才引進過程中了解人才信息的重要途徑。

一、高校人事檔案管理的特點分析

1.復雜性特點

因為高校的人員非常復雜，所以人事檔案管理的內容也比較復雜，同時其覆蓋范圍非常廣泛。根據職能的不同，通常還可以將高校檔案分為教職工檔案和學生檔案兩個部門。其中，教職工檔案可以根據職稱分為低、中、高三個等級，也包括了本科、碩士、博士三個學位等級的檔案。從目前高校檔案管理的工作范圍來看，囊括了教育教學、后勤管理、行政管理、科學研究等幾個方面的檔案管理，如果高校人員的流動性較強，則會增加高校人事檔案管理的負責性，所以運用一種信息化的手段做好人事檔案管理工作，對高校來說有非常重要的意義。

2.社會性特點

高校內部匯集了大量高水平人才，同時也承擔著培養人才的重任，是我國科技創新的重點載體。高校需要從社會中獲取優質的學生資源，而學生在畢業之后會直接流向社會，向社會提供服務。高校各項工作的開展，都是為了向社會各領域培養優秀人才。同時高校內部開展科研工作以及技術研發，也是為了向社會提供服務，是為了解決生活中存在的各種難題，推動社會進步，為社會的快速發展奠定了扎實的基礎。同時，高校還需要對國家相關單位的科研過程中的檔案文件進行管理，包括了已經實現成果轉化的鑒定結果、專利轉讓、技術轉讓等方面的方案。所以從高校的重要使命來看，其所開展的人事檔案管理工作與社會有著非常密切的聯系。

3.系統性特點

因為高校人事檔案管理工作，需要涉及到多個部門的工作，檔案內容種類、數目眾多，同時內容載體的種類也呈現多樣化特點，包括電子檔案、紙質檔案、實物檔案等，從而構建了一個系統性的檔案管理系統。當前，各大高校所開展的人事檔案管理工作。除了需要采用傳統的管理方式外，還構建了信息化管理的模式。人事檔案管理期間所涉及的檔案整理、檔案傳輸、檔案查閱等部門，使得高校人事檔案管理工作具備了一定復雜性的特征。

4.通用性特點

國內各大高校在人才選拔、職稱評定、人員管理等方面具有一定共同性，所以關于高校人事檔案的管理制度與辦法也具有一定的普適性。同時，高校在不斷對人事檔案管理進行改革的過程中，高校人事檔案管理工作在全國范圍內都值得借鑒，所以通用性也成為高校人事檔案管理的一大特征。

二、大數據時代下高校人事檔案管理中存在的問題分析

1.缺乏信息化管理的意識

自我國進入大數據時代之后，檔案管理信息化成為必然的趨勢。不過當前我國各大高校在開展人事檔案管理工作的過程中，普遍缺乏信息化管理的意識，在有充足的硬件設施以及信息技術保障的情況下，高校在對人事檔案進行管理的過程中很難發揮信息化技術以及各項硬件設施的作用，人事檔案管理模式仍然受到了傳統固化思維的影響。在人事檔案管理無法跟上時代發展步伐的情況下，這種管理方式必然會被淘汰。所以從我國高校人事檔案管理工作開展的現狀來看，當前亟需解決的就是思維、觀念轉變的問題。受傳統管理思維的影響，許多人事檔案管理人員仍然采用的是傳統的檔案管理方法，普遍缺乏信息化管理的意識。人事檔案管理人員的業務水平，直接對人事檔案管理的水平影響。在人事檔案管理工作受重視程度不足的情況下，高校還沒有安排專業的人才對人事檔案進行管理，這就使得人事檔案管理人員的綜合水平以及業務能力達不到正常的管理標準。同時，高校在未對人事檔案管理人員進行專業培訓的情況下，也會導致人事檔案管理過程中出現趣多問題，如檔案遺失、檔案內容不可靠等情況，使得高校人事檔案管理工作無法更適應信息化的改革，同時也無法主動去發現人事檔案管理中存在的問題，也不會積極總結工作經驗并提出一些實質性的改進意見。

2.人事檔案管理的信息開發程度較低

在傳統管理思維的影響下，我國高校人事檔案管理工作的透明度不足，教職工、學生很難接觸到自己的人事檔案，并且對人事檔案內容的了解比較模糊。因為高校人事檔案中的內容，涉及許多隱私性的問題，所以在查閱人事檔案的過程中，需要經過嚴格的審核，同時還需要出具較為煩瑣的手續，有很多限制條件，在這樣的情況下，嚴重影響了人事檔案的利用效率。對于一些信息化建設水平較差的高校來說，還未能實現對人事檔案的數字化整合，還沒有構建以信息化技術為支撐的人事檔案查閱系統，這就使得在對高校人事檔案進行查閱的過程中會受到一定阻礙。可以看出，在高校人事檔案管理信息化開發程度較低的情況下，會嚴重影響高校人事檔案的開發與利用效率，進而會制約檔案服務質量提升。在科技不斷進步的過程中，信息化水平提升支撐著高校人事檔案管理的改革，但是目前仍然有許多高校針對人事檔案管理工作還沒有構建完善的信息化管理平臺，也沒有建立人事檔案數據庫，高校人事檔案管理工作仍然受紙質管理方式的局限，無法在網絡平臺上進行檔案的整合和歸檔。這種傳統的管理方式，無法及時進行檔案補充，同時檔案查詢、歸檔的流程也非常煩瑣，人事檔案長期保存的效果并不理想，在這樣的情況下高校隨時都面臨著人事檔案缺失的風險。而在高校改革逐漸推進的過程中，短期內引入了大量人才，隨之而來的是高校人事制度的改革和創新，同時高校人才流動性也逐漸增加，這就進一步增大了高校人事檔案管理的難度和強度，所以采用一種信息化的檔案管理方式是必然的選擇。