高校畢業生檔案管理工作實踐與探究

賀小芹

摘 要：高校畢業生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，同時也是學生在校期間學習表現以及社會實踐的真實性記錄，反映了學生在大學期間的綜合素質以及學生的家庭、社會關系、經濟現狀，擁有著很高的利用價值，同時也是學生步入工作崗位之后，建立完善人事檔案的基礎。現階段高校畢業生檔案管理工作還面臨著不少突出問題，管理職能比較弱化，造成了很多有價值的檔案信息資源流失，無法真實反映畢業生在學校期間的實際學習情況和勞動成果。在全新歷史時期，就需要我們不斷加強高校畢業生檔案管理工作的有效創新和發展，提升管理質量和管理效率，發揮檔案應有的作用和價值。

關鍵詞：高校畢業生;檔案管理;存在問題;工作措施

人事檔案是我國人事管理工作的重要組成，同時也是我國管理制度的特色，在人事檔案當中詳細記錄了一個人的身份、學歷、資歷等各方面的原始信息，與其就業發展、工資待遇、社會勞動保障、組織關系密切相聯系，具有很高的利用價值和法律效率，是記錄一個人人生軌跡的重要依據。高校畢業生的檔案記錄了一個學生從上學時期到高校畢業的整個過程的學習情況，獲得獎勵的情況，是學生各種學習生活和社會實踐的原始記錄，展現了該名學生在整個求學過程中的實際過程和學習經歷，更是用人單位組織選拔、任用、考核的重要依據和重要憑證，有著不可忽視的重要作用。

一、高校畢業生檔案管理的價值分析

高校畢業生的檔案管理工作從本質上講是一種對文件文本的管理，是一種對文本信息的高效管理，通過對檔案管理模式作出有效調整和創新，有利于提高高校畢業生的服務效率和服務質量。現階段高等教育不斷向前發展，在高校畢業生的檔案當中往往包含了多種檔案信息，以文本、圖片、聲像等形式出現，這就對傳統的檔案管理工作提出了全新的要求。檔案管理模式已經不能夠適應新時期的檔案管理特點，對此就需要對畢業生的檔案管理工作作出有效創新和調整。過去在進行檔案分類管理過程中，需要對畢業生的檔案信息和檔案作出一個個的劃分和查看，在這一背景下，高校畢業生的檔案管理工作需要對實體的檔案文件進行有效傳送，工作量較大，工作效率低下。通過對高校檔案管理工作作出有效調整，實現檔案管理的信息化、數字化發展，可以利用各種傳播媒介，實現對電子文獻檔案的有效傳輸，并且能夠更加高效地更新或者儲存檔案信息，實現多方的信息共享，打破了檔案傳輸和檔案管理的時間和空間限制。因此就需要我們深入分析傳統檔案管理工作所存在的諸多弊端，要充分認識到高校檔案管理工作的價值，并對檔案管理方式作出有效調整和創新，確保檔案信息發揮其應有的職能作用。

二、高校畢業生檔案管理工作的重要性分析

1.畢業生檔案關系學生的一切利益

高校畢業生的檔案又被稱為學生的學習檔案，他是學生今后就業或者技術學習的重要原始記錄。在畢業生的檔案當中記錄了從小學到大學領域的一切學習情況和表現，同時還在檔案當中詳細記錄了該學生的思想政治、道德品質、紀律學業的表現情況。學生畢業之后會根據學生的實際需求轉移到工作單位的人事部門或者戶口所在地的人才市場，從而成為學生步入社會之后的人事檔案。用人單位在人才招聘和人才錄用過程中，可以根據畢業生所提供的各項檔案以及重大事件的處置情況、獲得的榮譽來衡量其在該工作崗位的能力，衡量其是否能夠勝任該工作崗位，決定了人才的任用和選留。尤其是想要在事業單位或者政府機構工作的學生，畢業生的檔案管理工作尤為重要，因為檔案當中的重大事件以及榮譽處罰等各項記錄在今后的職稱申報、晉升、退休都會發揮重要作用，如果沒有這些檔案，將會直接影響到學生的切身利益。

2.高校畢業生檔案管理工作關系著高校的社會聲譽

高校畢業生檔案管理工作的好壞，在一定程度上體現了高校檔案管理水平和整體的管理素質，一方面要求高校的檔案管理部門能夠綜合運用科學的管理方法和管理手段，對學生的日常行為進行認真細致的審核和登記，另一方面還要求高效配置完善的、專業較強的高素質檔案管理工作隊伍。用人單位在人才招聘過程中，可以根據高校所提供的檔案進一步衡量該學校檔案管理工作質量的好壞以及整體的辦學水平，從而對該學校的外在形象有一個準確的定位，然后再依據自身的實際需求招聘相應的工作人才。因此檔案管理工作的好壞將會直接影響到本校畢業生的就業。作為高校的檔案管理部門，應該充分認識到檔案管理工作的好壞能夠從多個角度、多個維度反映高校檔案管理機構、制度、人才隊伍、信息網絡建設的水平和能力。向用人單位提供一個井然有序的畢業生檔案，能夠實現對學生的科學化服務和人性服務，體現學校以人為本的辦學理念，從而更好地、提升高校的社會形象，提高用人單位對高校人才培養的滿意率。

3.用人單位獲得相應的信息

高校畢業生的檔案當中，詳細記錄該名學生在整個學習過程中的實際信息情況，具有較高的權威性和法律特性。在實際就業過程中，尤其是某些事業單位或者行政單位在人才招聘過程中，往往會對畢業生進行政治審查，并且政治審查的標準十分嚴格。畢業生正式錄用之前，通過對其畢業檔案進行認真細致的調閱分析，能夠充分了解該名學生在不同階段的個人學習情況、實踐情況、工作能力情況和實際表現情況。因此，只有確保畢業生的檔案信息內容詳實準確，能夠反映該名學生在整個學習階段的實際情況，才能夠確保用人單位全面詳細的了解該名畢業生的學習經歷以及工作能力，并根據用人單位的實際情況來調查或者政審該名學生是否符合本單位的用人需求，是否能夠錄用。所以高校畢業生的檔案質量是用人單位在錄用畢業生時的重要考量條件。

三、當前高校畢業生檔案管理工作面臨的幾點問題

1.高校檔案數據庫更新不及時

現代高校辦學過程中，畢業生的檔案管理工作主要是通過相應的軟件對檔案信息進行有效的更新和調整。而整個軟件系統在日常運行過程中需要進行定期的維護，也需要定期進行有效的更新，如果不能夠及時進行更新和修補，很容易造成數據庫框架缺乏系統性和安全性，整個數據系統的整體性不強。現階段科學技術不斷向前發展，一大批先進的生產技術得以有效推廣應用，檔案資源的種類和格式越來越多樣化。在一個學生的檔案當中，既包含了文字，又包含了視頻、圖片等多種形式的信息。如果不能夠對檔案管理信息系統作出有效的調整，更好應對多樣化格式的需求，就會造成畢業生的檔案信息不全面，信息更新不到位，檔案當中的多種信息不能反映畢業生的實際情況，也不能夠實現各種檔案信息資源的高效收集和高效處置。