基于大數據技術的人事檔案管理數字化系統建設

趙 容

（重慶旅游職業學院 重慶 409000）

1 引言

在信息數字化時代，企事業人事檔案記錄著員工在職時工作、學習以及生活的整個過程，其與企事業職工的個人經歷、綜合素質、績效考核以及人事任免等多項工作有著密切聯系。因此，基于大數據的人事檔案數字化管理系統，能夠有效革新傳統人事檔案的管理模式，實現人事檔案管理的標準化以及服務便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]。

基于大數據的數字化管理系統，主要是通過采集所需數據，并對其進行清洗、過濾，以及歸并后放入數據庫，方便未來工作時的信息數據提取以及深度分析，實現數據價值效應化[2]。因此，在大數據環境下，對企事業人事檔案進行數字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數據，充分提高利用率。

在傳統人事檔案管理模式下，查詢人事檔案需要企事業單位各級職能部門相互協調，在增加人力成本以及時間成本的同時，還影響了后續工作的時效性[3]。基于大數據的人事檔案管理，主要是將企事業員工的各類信息進行技術處理，實現人事檔案相關信息的數字化。與此同時，在大數據環境下，人事檔案會存入特定的數據庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性。

基于大數據的人事檔案數字化管理模式，通過對人數檔案數據信息進行篩選、挖掘以及預配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費；也能夠通過利用數字化技術手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數據的人事檔案數字化管理的質量，需要配備適宜的軟硬件設施。

2 當前人事檔案數字化管理現狀

2.1 人事檔案利用率低

由于部分企事業單位的人事檔案管理人員責任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關崗位的員工對其工作職責的認知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質上并沒有為人事檔案的使用服務提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。

當前，人事檔案的相關管理、使用工作只服務于特定對象，并沒有在企事業單位內部形成公共服務的意識，直接導致人事檔案的數據資源利用率不足。傳統的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質歸檔的方式為主，僅靠個人經驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數字化管理平臺，無法對輸入數據的真實性進行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數字化管理平臺遭受網絡病毒攻擊后，導致人事檔案的失真，都會對人事檔案數據信息的利用率產生直接影響。

2.2 管理模式陳舊

人事檔案相關管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現人事檔案數字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統的數字化管理模式并沒有提高人事檔案相關管理工作的效率。

由于當前人事檔案數字化管理平臺的相應設置并不完善，在進行人事檔案變更管理權限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統的數字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業單位的人工成本。

在傳統的人事檔案數字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進行分析以及預測評估。此外，紙質歸檔與數字檔案結合的傳統人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數字檔案轉換過程中的數據一致性，也無法保證每一個管理環節的真實性。

2.3 數字化建設重視程度不足

部分企事業單位對人事檔案數字化管理缺乏充分認知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導致人事檔案不能體現其真正的服務價值[7]。人事檔案數字化管理模式受傳統管理觀念的影響，各類人事檔案數字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導致人事檔案數字化管理困難重重。由于企事業單位的人事檔案數量非常多，不僅需要數字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當前人事檔案數字化管理已有制作數字檔案的規定，但由于管理平臺的軟硬件配置達不到要求，還不具備對人事檔案相關數據的真實性進行查驗的條件。

在一定程度上，傳統的人事檔案數字化管理模式限制了其信息化的發展，甚至引發人事檔案相關數據信息的保密問題。當前，人事檔案數字化管理平臺，只支持人事檔案部門內部單機使用。因此，在開放部分人事檔案數據權限共享的過程中，各層級部門未能實現信息共享，無法進一步提高溝通效率。根據當前人事檔案數字化管理現狀，可以通過引入大數據技術，在保證人事檔案相關信息可靠性的基礎上，實現人事檔案相關數據的共享[8]。

3 基于大數據的數字化管理系統設計

隨著大數據技術的快速發展，企事業單位的人事檔案數字化管理，不僅包括數字、符號等結構式人事檔案數據，還可以包括人事檔案的半結構式數據。創建基于大數據技術的人事檔案數字化管理系統，不僅能夠彌補人為管理人事檔案的不足，還能夠為人事檔案數字化管理提供分析以及評估，構建管理系統框架見圖1。

圖1 人事檔案管理數字化系統

3.1 系統硬件設計

檔案數字化管理系統選用Mysql數據庫，具有較高的便捷性，并運用Linux操作系統環境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows 10瀏覽器，CPU應I5以上，硬盤500 G，內存8 G，可實現5臺PC服務器同時運作，每臺服務器包含兩個CPU，虛擬服務器4核。

3.2 系統軟件設計

3.2.1 管理權限模塊

基于大數據的人事檔案數字化管理，為了規范人事檔案數據共享的權利及義務，需要明確數字化人事檔案的共享權限及范圍，進而確定數字化人事檔案相關數據的共享層級。通過分析企事業內部不同的數字化人事檔案涉密級別，以及不同的人事檔案操作權限，從而確定檔案可查閱等級。

通常情況下，在不可越級查閱數字化人事檔案的前提下，只有經過相關管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務。這不僅有效防止企事業單位內部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關信息。在大數據技術環境下，形成局域網連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數據的可靠性，權限設置頁面見圖2。

圖2 權限設置頁面

此外，企事業單位內部的人事檔案具有保密性，不能將企事業單位的內部信息直接放在公共網絡。因此，在數字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計算模式，進而保證該管理模式的私密性以及可控性。

3.2.2 檔案分類模塊

在基于大數據的人事檔案數字化管理過程中，通過大數據的先進手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進行精準分類。大數據技術的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責具體包括：定期更新管理平臺相關軟件、協助數字化查閱保密協議的簽訂、保證人事檔案數字化存儲的安全性。

4 結語

基于大數據的人事檔案數字化管理系統，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數據、信息互聯網以及云計算等相關技術，實現人事檔案管理框架化、數字化，縮短人事檔案查閱時間以及提高后續相關工作效率，是人事檔案數字化管理的關鍵。此外，由于企事業人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發生，需要在人事檔案相關電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴謹性、保密性。