高校人事檔案管理信息化建設的價值分析

【摘要】? ? 隨著高等教育的普及化、大眾化發展，我國高校數量也在不斷增加，同時高校規模也在不斷擴大，在此背景下，高校發展過程中形成的人事檔案也越來越多。高校人事檔案是高校人力資源管理工作開展的重要依據，為了保證高校人力資源管理質量和效率，必須加強對人事檔案的有效管理。海量、復雜的人事檔案如何進行有效收集、分類、管理、利用是目前高校管理中需要重點考慮的問題。高校人事檔案管理具有復雜、繁瑣、系統的特點，僅僅依靠人力管理顯然無法達到理想管理目標。在信息時代發展背景下，加強對現代技術的應用優化人事檔案管理工作是必然趨勢。目前很多高校在人事檔案管理方面都加強了信息化建設，信息化建設對提高人事檔案管理整體水平具有重要的意義。本文就高校人事檔案管理信息化建設的價值進行分析，并提出信息化建設的有效策略。

【關鍵詞】? ? 人事檔案? ? 高校? ? 信息化建設? ? 價值? ? 策略

引言：

近年來，隨著科學技術的快速發展，信息技術、大數據技術、網絡技術等被逐漸應用于各行各業當中，這對推動各行各業信息化建設具有重要的意義。目前企業管理、工業生產在信息化的支撐下，其質量和效率都得到了顯著提升。在高校人事檔案管理工作中，也可以加強對信息化的建設。信息化建設即將各種先進技術，如信息技術、計算機技術、大數據技術等與人事檔案管理工作相結合，這對促進人事檔案管理工作自動化、信息化、電子化發展具有重要的意義。人事檔案管理信息化發展相比傳統管理模式，更有利于提高管理質量和效率，這對保證高校人力資源管理水平，促進高校良好發展都具有重要意義。

所以，高校應該認識到信息化建設的價值，進而結合高校人事檔案管理工作的現狀、特點、需求，加強推動信息化建設。

一、高校人事檔案管理信息化建設的價值

21世紀以來，人類逐漸步入了信息時代，信息技術、網絡技術、大數據技術等這些先進的科學技術成為了推動社會變革的重要力量，也正是在先進科學技術的影響下，社會各行各業、人們生產生活都發生了巨大的變化。如工業生產、醫療、農業等基于對先進科學技術的應用，都實現了信息化管理、信息化生產，而人們的生產生活在先進科學技術的應用下，也越來越便利、高效、舒適。而這種改變在教育教學領域中也有著深遠的影響，如目前基于先進科學技術，已然實現了教育教學活動的信息化發展、教育教學管理的信息化發展。

高校作為我國高等教育的重要陣地，為了促進高校持續穩定發展，就必須做好高校內部管理工作，其中高校人事檔案管理工作就是尤為重要的內容。高校人事檔案具有海量、繁雜的特點，為了滿足高校人力資源管理所需，則需要對這些檔案進行有效收集、分類、保管、利用。若僅僅依靠人力開展檔案管理工作，不僅容易影響管理質量和效率，還容易出現各種問題。而通過加強檔案管理信息化建設就可以有效解決這些困境。

檔案信息化建設簡單理解就是應用計算機技術、信息技術、網絡技術等對人事檔案進行有效開發和利用的一種新興管理模式，其可以實現對人事檔案信息資源的數字化處理、網絡化管理、智能化利用等。這對提高檔案管理的整體質量和效率，充分發揮人事檔案的信息資源作用與價值都具有重要的意義[1]。

人事檔案管理中，由于人力資源具有流動性的特點，所以要求檔案信息也能夠同步調整和記錄，這對人事檔案管理工作而言是一項挑戰。

而通過信息化建設，基于人事檔案管理系統、數據庫、在線平臺等，就可以實現檔案信息的實時更新、調整、記錄。可以說，在信息化建設的支撐下，高校人事檔案管理工作可以獲得多維度服務。這對高校人事檔案管理工作、高校良好發展都具有十分積極的影響。

二、高校人事檔案管理信息化建設現狀

基于高校人事檔案管理信息化建設的重要價值，在新形勢下，很多高校為了提高人事檔案管理質量和效率，都加大了信息化建設力度。雖然信息化建設逐漸落實到檔案管理工作當中，但是就實際來看，很多高校人事檔案管理信息化建設現狀卻不算理想，其中還存在較多的問題和不足。

首先，在人事檔案管理信息化建設方面就存在意識落后的問題。雖然高校在積極開展信息化建設工作，但是很多工作人員由于傳統思想及工作模式的影響，所以一時之間難以適應新的管理模式，很多情況下仍然會堅持傳統管理方法。這顯然不利于信息化建設的全面落實。

其次，在人事檔案管理信息化建設方面還存在資源匱乏的問題。信息化建設不僅需要相應的技術支持，同時還需要相應的人才支持。而就實際來看，很多高校在信息化建設方面都存在技術手段落后、缺乏專業人才的問題。在資源困境下，信息化建設的速度和效果必然會受到影響。

再次，在人事檔案管理信息化建設方面還存在管理制度不完善的問題，比如沒有基于信息化建設需求和要求建立規范的工作流程、完善相應的制度體系。

最后。在人事檔案管理信息化建設方面還存在信息安全的問題。信息化建設中包括對計算機技術、網絡技術的應用，且為了提高檔案管理效率，還會采取資源共享措施，這些都會增加人事檔案信息資源的風險性，進而出現信息被盜、丟失、破壞等情況。

基于高校人事檔案管理信息化建設現狀，加強對信息化建設的優化和創新尤為重要。

三、高校人事檔案管理信息化建設策略

3.1樹立正確的信息化建設意識

人事檔案管理信息化建設是目前高校人事檔案管理工作改革的重要方向，但是信息化建設作為一種新興的檔案管理模式，對于大多數人而言都是陌生、未知的，要促進信息化建設的工作的順利有效開展，前提是管理人員、工作人員必須樹立正確的信息化建設意識。對此，高校就需要針對人事檔案管理信息化建設做好宣傳和教育工作，引導全體工作人員提高對信息化建設的重視。作為人事檔案管理人員，則需要有創新精神、創新意識，要認識到信息化建設是檔案管理工作創新的重要方法，進而積極配合、參與到信息化建設工作當中。

3.2加強信息化建設的資源配置

信息化建設是一項十分復雜且具有技術性的工作，其中基礎設施、專業人才都是信息化建設中不可或缺的資源。所以高校要想實現人事檔案管理的信息化建設，就必須加強信息化建設的資源配置。

首先，就基礎設施配置而言，高校應該基于人事檔案管理工作實際情況，配備相應的計算機設備、信息化設備、網絡設備等，以及引進先進的信息化系統，構建安全可靠的數據庫等[2]。基于信息化建設的基礎設施在應用方面較為復雜，所以針對這些基礎設施，高校要組織好所有工作人員開展培訓和教育工作，以提高基礎設施的應用水平。

其次，就人力資源配置而言，高校應該基于信息化建設的需求和要求，結合人事檔案管理特點，加強對現有人才的培訓和教育，提高管理人員信息技術應用水平和綜合能力。同時高校還需要加強對復合型人才的引進。作為復合型人才，不僅要能懂得人事檔案管理業務的知識和技能，同時還需要具備較高的計算機網絡信息技術應用能力。在高水平的人力資源支撐下，人事檔案管理信息化建設水平必然可以得到提高。

3.3完善人事檔案管理信息化建設管理體制

人事檔案管理信息化建設是一項復雜、系統的工作，為了保證信息化建設水平，不僅需要有相應的資源配置作為支撐，同時還需要有良好的管理體制作為保障。所以在高校人事檔案管理信息化建設過程中，要加強完善相應的管理體制[3]。

首先，高校應該基于人事檔案管理信息化建設需求和要求，建立規范的工作流程，包括明確人事檔案信息化管理內容、步驟、方法、目標、要求，促進人事檔案信息化管理工作規范、標準、高效開展。

其次，高效應該基于人事檔案管理信息化建設需求和要求，完善相應的信息化建設管理制度。比如要結合信息化建設的實際特點，明確檔案管理的組織架構，明確各部門、各人員的工作范疇、責任，針對工作人員，采取責任制度和激勵制度，以此來保證人事檔案信息化管理的整體水平。針對檔案信息化管理內容，還需要完善相應的配套體系，比如明確檔案信息檢索制度、傳遞制度、安全保密制度等。這對提高人事檔案管理整體水平具有重要的意義。

3.4強化人事檔案信息資源安全管理

信息化建設在帶來效率、便利、快捷的同時，也會帶來一定的信息風險。高校在檔案信息化建設過程中，不能因為有信息風險而放棄信息化建設，更不能無視信息風險的存在。為了保證人事檔案信息資源安全，高校需要提高對人事檔案信息資源安全管理的重視，切實采取有效的措施保證信息安全。

首先，高校在信息化建設過程中，要注重提升管理人員的自身素質，加強通過職業道德培訓提高其安全保密意識。

其次，高校應該聘請專業的信息技術人員定期對信息管理平臺、系統、設備等進行維護、升級、管理，避免出現安全隱患。

最后，高校可以針對信息化管理系統設置不同崗位的管理權限，利用防火墻技術、秘鑰技術、數字化信息備份等來降低信息安全風險。

通過強化管理、層層約束、層層控制，就可以最大程度發揮信息化建設的作用與價值，最大程度減少信息化建設帶來的影響，從而為人事檔案管理工作提供保障。

四、結束語

高校人事檔案管理信息化建設是信息時代下，高校人事檔案管理工作創新和改革的必然路徑。隨著高校規模的不斷擴大，其人事檔案管理工作也越來越復雜、繁瑣，而通過信息化建設，在各種信息技術、網絡技術、大數據技術的支撐下，就可以為了人事檔案管理工作提供有效的支撐和有力的保障。

所以高校要提高對人事檔案管理信息化建設的重視，基于信息化建設需求和要求，做好相應的資金支持、技術支持、人才支持等工作，保證信息化建設的價值和作用在人事檔案管理中得到最大發揮。

參? 考? 文? 獻

[1]馬菲菲.新時代背景下高校干部人事檔案信息化建設路徑研究[J].黃河水利職業技術學院學報，2021，33（03）：92-95.

[2]李艷.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務， 2018（16）：172.

[3]雷文.高校人事管理信息化建設必要性及對策研究[J].黑龍江科學， 2016（20）：82-83.

張春艷（1978.06），女，滿族，內蒙古通遼縣，博士研究生，構造地質高級職稱，研究方向：檔案信息化。