醫院檔案數字化管理及質量控制的思考

李猷

摘要：隨著時代的發展和技術的進步，互聯網信息化技術和數字化技術已經在多個行業和領域發揮了重要的作用，通過運用數字化技術，使醫院檔案管理方式發生了重大轉變。但在實際的應用過程中，由于多種因素的影響，醫院檔案數字化管理工作仍然存在一定的問題，如何提升醫院檔案數字化管理質量和利用效率成為了醫院檔案管理目前需要解決的問題。本文就將針對醫院檔案管理工作的特點，分析研究目前醫院檔案數字化管理存在的問題，并提出具體的措施來優化數字化檔案管理，加強質量控制，為醫院檔案管理工作的發展提供建議。

關鍵詞：醫院檔案;數字化管理;質量控制;策略

引言：數字化在醫院檔案管理工作中的應用，能極大的提升檔案管理工作的水平和效率，加快醫院的信息化建設，并且能夠為醫院的醫療服務提供更多的幫助。因此，研究醫院檔案數字化管理及質量控制具有非常強的現實意義，有效的保證了醫院檔案的信息性，安全性，完整性以及有效利用性，進一步提升了醫院的信息化水平。

一、醫院檔案數字化管理的重要作用

隨著時代的發展和技術的進步，醫院檔案數字化管理已經成為醫院數字化信息化建設的必由之路，是符合時代發展的重要舉措，加強醫院檔案數字化管理水平，不僅是醫院內部管理發展的要求，更是時代發展的要求。隨著社會的不斷進步，對于信息技術的重視程度也越來越高，如果忽略醫院檔案的數字化管理，仍然采用傳統的醫院檔案管理模式，將會導致醫院運行效率不斷下降，管理模式無法適應實際的要求，最終導致整個醫院綜合水平的不斷降低。加強醫院數字化管理，也能夠為醫院其他，方面的數字化管理提供一定的借鑒經驗，同時信息化時代的各種數據繁多且復雜，需要運用數字化管理方法來對大負荷的數據進行收集整理以及分析。傳統的紙質檔案，存在著丟失、損毀的多種風險，而運用數字化管理的方法，能夠有效的避免這種問題的發生。

同時醫院檔案的數字化管理也能夠為，醫院職工的工作及患者的就醫帶來極大的便利，醫生可以方便及時的從計算機中調出所需要的相關內容，提高了管理的效率，而且能夠有效的保證搜索內容的精確性。同時，由于數字檔案主要保存于服務器中，有利于檔案的長期保存，避免對檔案進行人工編制、人工整理和人工組卷工作，有效地節省了人力，同時提高了工作效率和準確性。對于患者來說，也能夠通過信息化技術減少傳統就醫過程中較為繁瑣的流程，通過共享確診信息，提升醫院的工作效率和醫療服務水平。

二、醫院檔案數字化管理中存在的問題

1.管理制度落后或缺失

由于數字化檔案管理模式是近幾年才廣泛應用于醫院檔案管理工作中，因此在實際的運用過程中，部分醫院仍然存在管理制度落后、舊的管理制度與新的數字化檔案管理模式不相匹配、管理制度不夠完善等問題，在日常檔案管理中，也有存在檔案管理工作人員工作不規范、態度不端正等問題的發生，這就給電子檔案的歸納、整理和歸檔帶來了不良影響，一定程度上影響了檔案管理信息的準確性，在實際的工作中，無法最大限度地發揮數字檔案應有的作用。

2.數字化技術不成熟

信息化時代，信息泄露問題是人們關注的重點話題，尤其在醫院檔案信息化管理過程中，如果數字化技術不成熟，系統的安全防護性不高，就很有可能出現醫院信息檔案的泄露情況，給醫院的正常工作以及聲譽帶來極大的影響，甚至會造成患者隱私的泄露，造成糾紛問題的產生。

3.檔案數字化重視程度不高

在數字化檔案管理的實際過程中，由于多種因素的影響，例如醫院工作人員的年齡問題等，導致部分人認為數字化檔案管理的意義不大，在日常運行中可有可無，仍然選擇傳統的檔案管理方法。因此出現了許多醫院仍然采用傳統的檔案信息管理方法，而數字化檔案管理流于形式，成為應付上級檢查的工具，這對于醫院檔案信息化管理的發展是非常不利的。

三、加強檔案數字化管理與質量控制的措施

1.加強制度建設

只有科學健全的管理制度，才能夠落實檔案信息化管理工作，才能夠為醫院檔案數字化管理的發展提供重要的保障。因此，醫院要加強對于檔案管理長效機制的建立，建立獎懲制度，提升檔案工作人員的積極性和責任心，以此來保證檔案管理工作的質量。同時要積極引進高質量，高素質的檔案管理人才，不斷的為檔案管理工作團隊注入新的活力。除此之外，要利用數字化技術來建立完整的考評機制，將多種因素納入考核范圍，將責任落實到個人，保證電子檔案錄入的準確性、可靠性和及時性、真實性，促進醫院信息化、數字化建設。

2.完善硬件和軟件設施

醫院的檔案信息化管理需要完善的硬件及軟件設施支撐，因此，醫院要根據自身實際的發展狀況及未來的發展戰略規劃，選擇合適的硬件及軟件設施。首先要建立起網絡系統，為檔案數字化管理提供空間。其次，要選擇合適容量、便于維護和管理的技術設備。同時也要建立起醫院內部的局域網，滿足醫院內部的信息交流需求。同時還要建立安全可靠的醫院檔案數字化管理平臺，確保檔案信息安全，杜絕泄露問題的發生。

3.做好數字化建設質量監控

雖然數字化檔案管理相較于傳統的紙質化檔案管理更為方便和快捷，能夠節省大量的人力和物力，但數字化檔案也有可能出現一定的錯誤，因此在數字化檔案管理工作中，要做好質量監控工作，檔案管理人員要專門對數字化檔案進行質量控制。例如病人病例的檔案，領用時需要進行登記，領用登記中對于號段檔案份數等不能進行隨意的修改，若發現檔案存在錄入失誤等問題，要及時進行上報，并由專門檔案管理人員通過后臺對數據進行修改更正。檔案管理工作人員要定期的做好檔案的抽查工作，核查病例的數目和排序分包等，確保符合有關管理要求。在對檔案進行數字化處理的過程中，也要特別注意數字化處理過程中出現的缺陷，例如印章不完整的現象，要及時返回、重新進行掃描。

四、結束語

總的來說，研究醫院檔案數字化管理及質量控制，能夠進一步優化醫院檔案數字化管理的模式，建立檔案信息交流系統，實現醫院檔案的數字化資料共享，切實有效提升醫院檔案利用效率。

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