如何完善房地產檔案管理

郭冰

摘要：提高檔案管理效率是房地產企業和行業發展現階段提高競爭力和市場穩定性的重要工作任務，也是房地產企業應對后疫情時代和新時期國家房地產政策的重要應對舉措和必由之路。基于此，本文主要對房地產檔案管理新時期的發展特點及現狀做好細節的闡述與分析，并針對現階段房地產管理的不足提出優化措施和強化方向。

關鍵詞：房地產;政策;檔案管理

引言：我國房地產檔案管理效率提升急需解決來自于檔案文件信息利用效率低下、檔案管理人才隊伍建設不足、缺乏標準化管理制度及技術等問題，需要房地產企業及行業相關專業人才能夠積極探尋當管理優化舉措和未來強化方向。

一、房地產檔案管理新時期的發展特點及現狀分析

1.1 發展特點

房地產檔案管理在新時期主要表現出管理工作的綜合性、關聯性、來源性三大主要管理特征。首先，綜合性主要表現在房地產檔案管理新時期所管轄的范圍以及信息內容的種類繁多。例如，具體房地產工程需要將工程的設計方案、設計圖紙、現場勘察結果、周圍信息收集等工作于工程開工前完成。而且還需要專門設立部門來負責對工程建設過程中的施工流程、人員部署、材料采購、材料使用設備租聘等信息進行整理，并對工程驗收方案、使用合同交付等信息于工程完工后進行檔案管理;同時，來源性主要表現為房地產檔案信息涉及整個房地產工程建設各階段、各部門、各參與單位，因此呈現出房地產檔案信息來源性的管理特征;最后，關聯性主要表現在房地產檔案信息的收集、整理、分類后，需要花費大量時間來對收集的房地產檔案信息進行歸檔。而決定歸檔時間的主要影響因素來自于房地產工程建設實際時間，房地產工程實際建設時間則由工程的前期決策、中期施工、后期驗收等環節決定，一般房地產工程建設是以年作為檔案歸檔單位進行結算。如果房地產工程在建設過程中出現面積擴大或是功能擴展等新變化，也會增加房地產工程實際的建設時間和建設成本。

1.2 現狀分析

房地產檔案管理現階段主要需要對檔案文件信息利用效率低下、檔案管理人才隊伍建設不足、缺乏標準化管理制度及技術等問題進行解決。首先，針對房地產檔案文件信息利用效率低下問題。檔案文件的歸檔和信息管理旨在幫助用戶能夠清楚的了解檔案信息，但是現階段房地產行業檔案管理存在的信息管理效率低下問題，也讓許多用戶及社會人員無法及時、全面的了解檔案信息的具體文件內容和相關制度;其次，針對檔案管理人才隊伍建設不足問題。我國許多地區房地產檔案管理部門雖然提高了員工入職門檻和專業能力標準，但是仍存在部分部分地區部門人員存在專業能力不足、檔案管理知識與信息利用效率和信息挖掘能力不足等問題，以至于在參與房地產檔案信息管理工作中暴露出諸多問題，阻礙了我國房地產檔案管理工作在應對信息多元化和市場競爭的發展與建設。而且許多地區檔案管理人員在入職前、工作期間并未接受過系統的崗前培訓和階段性培訓，對于最新的檔案管理信息技術以及新方法了解甚少;最后，針對缺乏標準化管理制度及技術問題?，F階段我國房地產檔案管理制度大多是以分地區分開管理的管理形式，故未形成統一標準化的管理制度和一體化的大數據庫。再加上不同地區因經濟發展、管理技術水平、檔案管理信息復雜性與內容等諸多區別，使得將檔案管理信息形成一體化的大數據庫還存在諸多挑戰和阻礙，因此許多地區房地產檔案管理技術因無法歸檔信息而限制了自身的技術發展和管理制度的完善。

二、房地產檔案管理優化措施制定和強化方向探索

2.1 引進匹配的信息技術

互聯網時代為房地產信息管理提供了先進的信息技術和快捷的信息管理網絡平臺。針對我國部分地區房地產檔案文件信息利用效率低下的不足缺陷，可通過借助完善的檔案管理網絡信息平臺來實現企業內部各部門、各組織之間的信息快速共享，并借助先進的信息技術實現檔案信息收集整理速度、各部門協調能力、信息挖掘和利用能力提升等諸多新實現目標。同時，利用信息技術來整合各部門的信息資源及檔案資源，通過將各部門的檔案資源整合形成一體化的企業檔案信息數據庫，來管轄企業各部門、房地產工程建設各環節的檔案信息收集、整理、利用等環節的信息安全。最后利用網上信息平臺來將原有的各類紙質文件轉化為網上數據，有效實現提高檔案信息查詢速度、信息儲存安全系數、檔案管理工作人員工作壓力降低等目標。

2.2 加快管理人才綜合素質建設的進程

首先，要做好崗前培訓以及工作中的階段性培訓。旨在提高每一位即將入職的管理人員和在崗人員的管理能力、邏輯思維能力、信息提取能力、信息技術操作能力和運用能力等。同時，要求每一位在崗檔案信息管理人員能夠對國家頒布最新的相關法律法規和國家、地方政策能夠及時了解和熟悉掌握。最后，要求在階段性培訓過程中加入職業道德修養模塊的培訓方案，旨在提高每一位參與培訓的管理人員能夠實現責任心與事業心的全面提高和積極向上、無私奉獻、吃苦耐勞的工作作風和態度的建立。

2.3 建立標準化的管理制度及流程

首先，需要房地產企業高層領導能夠對現有的檔案管理制度和流程進行優化與缺陷的補充，要求每一位參與檔案管理工作人員能夠對優化后的管理制度及工作流程進行清晰明確，并通過合理的制度和完善的規范標準來約束工作人員工作中的工作方法和具體工作操作及內容。同時，通過配套建立完善的一體化管理機制和專門部門，來負責對檔案管理工作人員和檔案工作進行集中管理和專職任務分配和調度。最后，通過對房地產企業現有的獎懲措施和工作人員考核機制和制度進行優化與流程的簡約化、細節化的發展，來提高每一位參與房地產檔案管理工作的人員和部門工作中的積極性和責任心。

三、結束語

引進匹配的信息技術、加快管理人才綜合素質建設與的進程、建立標準化的管理制度及流程等措施，是本文為房地產檔案管理優化所提供的具體制度措施和未來強化方向。

參考文獻 ：

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