淺議大數據時代背景下人事檔案對人才開發的作用

倪晶

（廣州市南方人力資源評價中心有限公司，廣東 廣州 510000）

一、人事檔案概述

（一）人事檔案的內涵意義

人事檔案是我國人事管理方面出臺的一項重要制度，檔案中詳細記錄了檔案持有人的工作經歷以及政治面貌、品德作風等內容，對于個人的轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等方面起到憑證、依據和參考的作用。從檔案內容方面來看，人事檔案相當于個人的全面信息介紹，其中包括了個人的大部分成長歷程，在檔案中重要的人生節點信息在檔案中都會有明確的記錄。具體包括個人的求學經歷、在高校的成績和專業技能學習情況、獲得的獎懲情況、工作履歷以及工作階段的升職任免等情況。同時人事檔案具有法律效益，檔案中記錄的信息都需要經過人事部門的考核和程序上的肯定，因此人事檔案具有重要的使用和保存價值，加強人事檔案管理至關重要。另外人事檔案具備以下幾方面特點，分別是全面性、現實性、真實性、動態性、流動性和機密性。因為檔案具備的特點及法律效益，以及我國人事檔案管理相關法律體系愈加完善，當前幾乎所有的企業和事業單位在招收人才時，都會參考檔案內容對人才的水平、職業素養、道德品質等進行考核。

（二）人事檔案的服務途徑

1.收集和完善人事檔案的信息。

隨著社會發展，人事檔案的作用愈加廣泛，隨著國家政策的要求，人事檔案與個人的職業發展及養老退休等關系愈加緊密，在對個人全面信息管理中發揮的作用愈加重要。同時檔案信息內容不是一成不變的，隨著個人的經歷，檔案中會逐漸添加各項信息內容，因此，加強檔案信息收錄和更新至關重要。在傳統的經濟體制中，社會就業機會相對較少，再加上大眾的思想觀念狀況，人才流動現象相對較少，基于此，單位在開展信息收錄和統計時相對方便容易，并不需要花費太多的時間和精力。隨著經濟體制進行改革，形成以市場為主導的經濟體制，各行業經濟發展活力得到激發，各領域逐漸擴展規模形成新的經營方式，市場的發展為人才提供了更多地選擇機會，人才流動頻率開始增加。到了大數據時代，人才的發展機遇數不勝數，職位或者單位變動情況十分常見，因此單位在統計人才信息時，難度增加，無法短時間內準確的記錄獲取真實信息，需要檔案管理部門加強與其他部門的聯系，如此才能有效地追蹤個人信息變化。

2.人事檔案信息數據精準查詢。

隨著人事檔案相關管理政策逐漸完善，大部分單位在招聘、挖掘人才時都以檔案信息為參考，尤其是國有企業和政府部門對檔案信息的考核更加嚴格，基于此，在人才開發過程中起到關鍵作用的環節便是檔案信息查詢。由于人事檔案具有機密性，所以需要按照相關規定進行查詢。第一在查詢檔案信息時，需要出示有效證件或者有效工作文件。第二需要對前來查詢檔案數據的人員信息進行收集詢問，做好記錄，從而有效規避檔案信息泄露風險。第三，確定來人是否具備獲取相關信息的權限，并注意只提供涉及內容，無關信息不能予以提供，做好人員信息保密工作。第四準確核查待查詢信息的機密程度，嚴格按照等級權限提供檔案查詢服務。

3.人事檔案信息服務的個性化。

市場經濟的發展，導致各行業中企業規模不斷擴大，經營項目不斷擴增，同時對人才的需求也呈現多元化變化，對人才的具體需求標準不同，招聘挖掘人才時著重考察的項目也自然存在差異，例如金融單位更注重人才的品德素養和專業技能熟練程度；公安部門對個人品質和職業經歷等更為注重。不同的部門對人事檔案信息內容關注的側重點不同，但當前人事檔案數據是按照相關的條目進行記錄的，這導致相關單位很難個性化的調取查詢所需的信息，因此為例更好地促進人才開發，應對當事人的檔案信息進行重新加工和整理，從而為客戶提供更具個性化的服務。

二、大數據時代背景為人才開發工作帶來的利弊

（一）帶來的益處

大數據時代的發展，為人事檔案的管理等工作帶來極大的便利，例如高科技技術研究理論和成果的應用，幫助構建數字化人事檔案；大數據技術的應用，促進檔案信息內容共享，提高了信息的利用率；電子存檔的保存記錄，便于信息查找，開放式的檔案信息管理模式，為人才流動提供便利，信息平臺技術的支持，幫助人員可以在短時間內完成人事檔案交接和轉存等。另外人事檔案在大數據技術幫助下，在人才開發中發揮了更大的作用，幫助企業準確、迅速地將人員信息整理出來，便于往檔案上添加資料。

（二）帶來的弊端

大數據技術在為檔案管理和人才開發帶來便利的同時，也引發了一定的弊端，其中最為顯著的便是信息安全問題。電子檔案的普及，便于人們查找相關信息，但也帶來了不可控的安全風險。現階段網絡防護工作仍處于研究階段，無法確保全方位的信息安全，在受到病毒等惡意攻擊時，會出現信息泄露或者丟失現象，另外也存在遺忘或者數據錄入錯誤現象，這都為人事檔案信息安全造成了影響。基于技術帶來的弊端，在應用大數據等技術時，對相關操作人員的專業技能和職業素養等有更高的要求，但結合實際情況來看，人事檔案管理人才缺口嚴重。

三、大數據時代背景下人事檔案對人才開發的作用

人事檔案在傳統的管理模式中，通常只對本單位或者上級部門提供服務，在更新時，也以本單位人員為主，主要是對人才在本單位期間的德政勤績廉狀況進行記錄，屬于封閉式的管理形式，此種方式收集的檔案信息存在不完整現象，使得檔案信息無法得到充分利用，阻礙了檔案共享目標的實現，而這是計劃經濟體制下的獨有產物，對人才流動和人才配置造成嚴重的負面影響。在社會高速發展狀況下，當前處于市場經濟體制，同時科學技術得到大力發展，科技力量幫助企業拓展了新的發展領域，也導致人力資源市場的需求標準發生了變化。結合當前的大數據時代背景，創新型、技能多樣化人才是關注重點。市場體制下，各行業之間競爭趨于白熱化，為了確保自身在激烈的競爭中占據更大優勢，采用多元化的方式吸納人才。在此種背景下，人事檔案信息相關要求發生改變，對其數據的完整性和真實性作出了嚴格的規定。另外人事檔案發揮的作用越來越大，逐漸形成了社會全民化趨勢，同時檔案的作用得到更多企業的認識，調動、查閱檔案成為常見任務，因此采用開放式檔案管理制度是必然趨勢。結合大數據時代要求，人事檔案實現數字化、信息化管理是發展重點，現階段大部分人事檔案內容已經實現網絡化管理，相關部門充分借助網絡構建網上檔案信息數據庫，不僅有效實現信息共享也提高了信息利用率。同時網上檔案數據庫的建立對于流動人員而言有更大的幫助。最后人事檔案信息逐漸公開化對于人才開發也極為有利，人事檔案對個人信息記錄較為全面，對于各企業而言，在選拔人才時可提供更為準確可靠的依據，進而保證人才選拔質量。

四、人事檔案在人才開發活動中的具體應用

企業的發展離不開人才的幫助，為了更好地擴展自身經營業務項目，企業需要結合自身發展經營情況，制定人才吸納計劃，然后采用多種渠道挖掘人才，并結合公司發展戰略需求對人才進行培訓，在上述過程中，人事檔案發揮了重要作用，因此合理運用人事檔案對單位的人才開發工作有重要作用。

（一）人才招聘

招聘是企業合理挖掘人才的重要措施之一，尤其是國有企業和國家政府部門等機構在招聘人員時，人事檔案都是重要的考核依據，查閱檔案也是選拔篩選人才的基礎工作。通常情況下，求職者通過多方面渠道了解招聘單位的基礎信息和招聘要求，以及對招聘崗位設置的要求，然后對照自身條件判斷相符程度，并決定是否參與應聘，從而在海量招聘信息中找到與自身情況最符合的工作崗位，更好地展示自身才華，在崗位中作出成就。在當前大數據技術廣泛應用的時期，網絡招聘平臺數不勝數，為求職者提供了更為方便快捷的求職信息獲取通道，同時招聘單位也可以從招聘平臺快速了解求職者的基礎信息，然后準確進行定位選擇，與最為相符的人員開展交流，從而節省招聘時間。篩選出合適人選后，企業單位的檔案管理部門會收集人才的檔案資料，依據人事檔案對人才的個人信息進行確認以及核實求職者的經歷，從而更好地為招聘錄取提供支持。

（二）人才培養

企業在發展過程中，會結合自身的發展需要，組織相關人員參與培訓，提高員工的技能水平。例如在人員實際開展工作前的崗前培訓，通過多種方式等讓員工對崗位工作任務有更為直觀地認識，對企業實際組成和部門結構等有一定的了解，這些內容可以幫助員工盡快融入集體，有效開展工作。另外市場發展中，企業之間的競爭日益劇烈，為了提高自身的核心競爭力，企業也會定期組織員工開展技能培訓，尤其是當前處于大數據時代，新技術層出不窮，大數據被廣泛應用到多個領域，比如財務、電子憑證等方面幾乎都涉及大數據技術，因此開展培訓教育有實際意義。隨著社會的發展，培訓方式呈現多元化發展，除了實地培訓、實操培訓外，還包括各種網上培訓課程、網校教育等，培訓內容幾乎涵蓋各行各業所需知識，通過這些方式，對實現人才德、智、體全面發展有重要作用。現今多種培訓方式中，例如網課、培訓班等可以出具有效的結業證明，這些信息都屬于人事檔案資料內容，可以將其添加到個人檔案中，對于個人日后發展有很好的輔助效果。

（三）人才使用

人才使用過程中，企業的人力資源管理部門會對人員的檔案信息進行管理，負責記錄員工在本單位階段的具體崗位、工作成績、績效考核、繼續教育信息等多種內容的收錄及管理，并根據這些信息內容對員工的能力和工作態度作出具體評價，因此人事檔案是加強企業內部管控的有力手段。在企業中，完善的人才管理制度建立是人才開發的必要條件，其中檔案管理制度是重要組成部分。企業多數都是通過實際調查和科學考核綜合來對員工進行客觀評定，同時根據結果不斷調整人員組成結構，還可根據員工的實際情況進行崗位調整，將培養的人才安排在最合適的位置上，從而確保企業崗位人盡其才，為企業的發展作出真正的效用。盡可能地為企業節約人力資源成本，實現企業可持續發展。

（四）人才測評

企業吸納人才后會通過實際情況判斷人才是否符合企業的發展需求。因此企業通常都會制定科學、合理的績效評定考核制度，并將其與員工的薪資待遇等相掛鉤，從而加強員工的工作積極性。所謂的人才測評考核的具體對象不是抽象的人，而是個體的內在素質及其表現出來的績效，通常分為人才測量和人才評價兩個部分，通過綜合評定結果對員工與企業的契合度進行判斷，幫助企業加強對人才的深度了解，如今隨著科學技術的研究進步，部分企業已經通過大數據技術進行人才分析，科學、客觀地對員工的職位價值進行評定，從而在技術手段支持下，充分挖掘人才的潛在價值，為企業實現經濟最大化奠定基礎。

（五）職業規劃

隨著社會發展，市場經濟體制為企業提供了更多地發展機遇，也為人才帶來了多樣化的選擇渠道，較傳統經濟體制而言，人才有更多的方式和途徑發揮自身的價值。例如網絡營銷、網上直播等新經濟形式為人才帶來了多樣化的職業發展，同時也為員工的職業規劃帶來新的活力，而人事檔案的不斷完善，為員工的職業發展、自我未來規劃提供有力幫助。

五、結語

綜上所述，當前大數據時代背景下，充分發揮人事檔案的作用對人才開發活動有極大地幫助，隨著科技的發展，人事檔案管理方式越發先進，同時也存在更多的安全問題，因此加強檔案管理制度完善，加強檔案信息化建設為企業人才選拔提供有力支持，另外檔案信息化建設，實現了人才信息全覆蓋，對促進社會發展有非凡意義。