信息化條件下機關文書檔案管理探究

劉丹婷

摘要：在社會發展的新時期，各種新技術不斷涌現，機關文書檔案管理工作需要面臨當前發展挑戰實現創新，在發展中工作人員要樹立新的管理意識，參照國家檔案資料管理要求，落實各項有效措施促進標準化發展，保證機關文書檔案的價值。利用新型現代化管理手段減少工作人員的工作強度，提升文書檔案的利用效率，為機關單位長遠建設發展創造條件。

關鍵詞：信息化條件;機關文書;檔案管理;探究

隨著信息技術發展速度的逐漸增快，機關文書檔案管理工作人員開展實際工作時，若依然沿用傳統觀念與方式，不對文書檔案管理模式進行更新，那么就無法滿足信息時代對文書檔案管理提出的新要求，妨礙機關持續、穩定的發展。對此，機關文書檔案管理工作人員需要意識到傳統文書檔案管理工作的不足之處，在實際工作中積極運用各種各樣的先進信息技術，進而促進文書檔案管理質量和水平的提高。

一、文書檔案信息化管理的價值

文書檔案屬于機關單位重要的管理內容，其源自于單位在各類業務活動中所產生的文件資料，其中蘊含著豐富的保管、存儲及應用價值，因此也被視為機關單位建設發展的重要資源。在文書檔案中完整地反映了機關單位的設立、變更及各項活動，并逐步成為最真實的歷史記載，并包含著全面的發展、人員、業務等信息，具有歷史資源的原始性和參照性，能夠公正、客觀、全面地反映單位信息，并成為國家檔案的重要補充。

機關開展文書檔案管理工作時，通過對信息化管理方法的運用，可以讓管理流程更加規范，進而優化資料收集、信息處理、科學存檔以及數據保存等相關工作，轉化與銜接相應信息，促進黨政機關工作效率的提高，并對文書檔案進行綜合管理。同時，在信息化的推動下，可以讓文書檔案管理效能得到提升，并讓管理難度得到降低，實現全覆蓋的管理，優化文書檔案管理質量與效率，確保文書檔案價值的發揮。另外，通過對各類信息技術的運用，能夠增強訪問人員、人數、網絡的控制，利用密鑰確保文書檔案安全性，進而實現對文書檔案的信息化檢索，促進信息查詢效率的提高。

二、機關文書檔案工作的現狀及存在的問題

（1）單位重視程度不夠

當前機關單位文書檔案管理工作并不能直接給單位帶來一定的經濟效益，基于此項問題，機關單位中的文書檔案管理工作受重視程度逐漸降低。根據實際問題進行原因分析，一方面是由于機關單位上級領導對文書檔案管理工作不重視，很多領導人員在發展中沒有樹立新型發展理念，重視對機關文書檔案的管理，認為單位的文書檔案只需要按照日常流程進行保存分類就行，未在現有基礎上，按照正規單位管理要求制定文書檔案管理改進計劃。另一方面，機關單位工作人員對文書檔案管理不重視，很多文書檔案管理人員認為此項工作沒有技術含量，日常進行外輸檔案管理重復復雜，在工作中不能尋找到樂趣，會降低工作人員日常工作效率和質量。

（2）檔案管理人員整體能力不足

當前信息化條件下，但綜合管理人員需要對各種文書檔案進行整理，利用現在信息技術和計算機設備建立電子檔案，如果在文書檔案管理中管理人員自身不懂得相應的檔案管理理論和原則，缺乏專業的文書檔案管理技術，在管理中并不能勝任此項工作。而且如果檔案綜合管理人員非常熟悉電子計算機技術，或者是了解各項通信技術，也不能將此項工作很好的完成，由此可知，文書檔案管理人員要掌握基本理論技能，需要基于當前的發展情況，樹立遠大發展目標，對自身提出更高發展要求。根據實際的文書檔案管理工作來看，當前處于的綜合管理崗位的人員在進行檔案管理時，很多文書檔案管理工作人員只是簡單的對文書檔案進行收發查找，自身缺乏專業的現代管理知識，不能準確操作現代化文書檔案管理設備。其次，機關單位沒有按照要求配備合適數量的專職機關文書檔案管理人員，很多機關單位沒有按照要求設定專門人員進行文書檔案管理，而且有的機關單位設定的文書檔案管理工作人員兼任其他職務，此時導致文書檔案管理工作人員不能把全部精力投入到檔案管理中，即便是單位引進各種新型設備，也不能充分發揮其價值，單位文書檔案實現現在信息化發展比較困難。

（3）文書檔案形成不規范

機關單位日常文書檔案管理對各項資料進行歸檔，在管理中會對規范立卷合規的情況產生一定影響。比如單位文書檔案進行歸檔時，材料原稿出現大量修改或甚至是丟失問題，很多材料在歸檔時沒有及時復印，利用原件歸檔，其實原件自己模糊不能正常觀看使用，文書檔案雖然進行了歸檔整理，但是整體質量下低，其存檔的價值已然不存在。有形歸檔管理的文檔，會偶爾利用鉛筆進行標注，或者歸檔文檔所用的紙張規格沒有按照要求。在文檔歸檔管理中沒有按照要求統一文件大小，導致文件裝訂中出現掉、漏頁問題，不僅影響了檔案的美觀性，而且極易使檔案的完整性受到影響。文書檔案歸檔很多文件沒有按照要求及時存儲，而且也出現了氣檔問題，在文書檔案管理中，很多類似公文和組合的并沒有按照一定順序進行管理。

（4）文書檔案歸檔技術陳舊

現在各種新科技不斷涌現，在時代不斷進步中，單位的辦公設備不斷更新，很多單位配備個性自動化設備，整體上提升辦公自動化水平，在機關單位文書檔案管理中發揮計算機網絡技術的價值，可以減輕文書檔案管理工作人員的工作強度，極大的提升文件檔案管理效率。但是在過去傳統文書檔案管理中，通過手工進行文件處理，已有多年發展歷史，并且按照原有的管理方法，有一定的管理制度，受傳統手工紙質版存儲影響很多檔案沒有電子版備份，也有一部分計算機內儲存的電子檔資料，并沒有打印紙質版進行留檔保存，受多種因素影響，導致文書檔案管理工作中出現檔案管理不完整，不規范問題，未能高效發揮文書檔案的作用。

三、信息化條件下機關文書檔案管理工作有效改進策略

（1）提高文書檔案管理意識，爭取領導支持

很多機關單位管理層人員對文書檔案管理工作重視力度不足，經源分析主要是領導層檔案管理意識比較缺乏，對單位文書檔案管理科學發展的作用缺乏深刻認識，日常對單位進行管理此方面關注度不夠，基于此，機關單位若想實現文檔一體化，必須在發展中從領導層進行改變，樹立全新的發展管理意識，不斷提高對文書檔案管理的重視力度，在領導指引下加強員工認識，上下達成共識。因此，在后續發展中通過多種方式強化宣傳，通過多種方式讓企業所有員工認識到文書檔案管理的重要性，改變機關單位工作人員的傳統發展觀念，日常文書檔案管理工作人員需要積極同領導匯報相應工作，讓領導不僅了解文書檔案管理情況，同時通過自己的行為讓領導受到觸動，科學管理文書檔案，可以更方便的為領導提供各項檔案信息，努力做好各項檔案服務工作，以此激發領導，讓單位領導認識到機關文書檔案管理工作的重要性所在。只有在這種情況下，機關文書檔案管理才能夠在領導支持下實現向信息化發展，如果領導在此方面高度重視，就會加大相應經費投入，配備相應的資源和設備，使文書檔案管理逐漸與信息化相適應，配備相應的軟硬件設施為文書檔案發展創造條件，促進機關單位各項工作有序開展。

（2）積極引進和培養專業性人才，提高文書檔案管理工作的質量

根據機關文書檔案管理，實際來看此項工作的專業性比較強，作為文書檔案管理人員，自身需要掌握基本理論知識，同時有一定的業務能力，工作人員自身的素養與檔案管理工作質量密切相關，因此需要機關文書，檔案管理工作人員在日常管理中增強責任感，堅持個人職業道德，按照要求落實各項管理工作，在自己的崗位奉獻自己的力量，同時還應不斷儲備各種文書檔案管理理論知識，學習各項現代操作技術和相應管理手段，所以在發展中需要引進各種專業人才并且進行人才培養。

促進機關單位長遠發展引入專業型人才，此時需要文書檔案管理人員自身有一定的基礎知識，能夠做好基礎的檔案管理工作，并且要了解單位要求的相關知識和技能，盡可能的選擇適用型高素質人才。如果有些單位設定專門人員進行文書檔案管理，此時需要定期對相關人員進行培訓，并且后期進行考核來提升文書檔案管理人員的素養，使文書檔案管理工作人員的工作能力整體提升。同時，必須要求文書檔案管理工作人員要嚴格按照機關單位要求遵守各項規范，進行文書檔案管理時，必須嚴格按照流程，促進文書檔案管理作用的最大發揮。

（3）創新方法綜合利用現代信息化技術

信息收尾條件下，機關單位文書檔案管理工作依靠現代信息技術實現創新發展。根據具體發展來看，在發展中需要利用智能算法技術，在這種技術下進行歸納整理，構建文書檔案管理工作的自動化流程，實現文書檔案立卷歸檔一體化發展。第二，需要利用大數據技術，通過此項技術作為各項檔案資料進行篩選識別，利用現代化檢索工具設置條件，對檔案進行深層次搜索，滿足使用者的需求，利用大數據技術對檔案進行細分構建數據庫，實現檔案資料的深度加工與使用。第三，可以利用云存儲技術，對各種檔案進行自動化永久性保存，機關單位文書檔案管理形成云端裝備進行同步存儲，不僅可以有效縮減儲存空間，還可以推動此項管理工作持續性發展。

（4）規范檔案管理的基礎工作，確保檔案的美觀性和完整性

機關單位發展中需要面對新時期要求對文書檔案管理工作進行嚴格把關，保證檔案資料的美觀性。按照國家要求的標準，需要工作人員收集各項資料，按照要求進行整理。同時，如果收集的資料在內容和形式等各方面存在一定的相似之處，需要做好有效區分，根據具體檔案資料情況進行詳細分析，避免文書檔案管理中出現重復性資料歸檔問題，提升工作人員工作效率，同時也利于提升文書檔案資料的使用率。

在文書檔案歸檔中，文書檔案管理人員需要對各項檔案資料進行詳細分類，按照管理要求對各項文書檔案進行整合，在管理中需要分清重點，按照主次要求，嚴格把控各個卷宗的關口，在日常文書檔案管理中，避免混入不相關資料。同時文書檔案管理需要避免歸檔資料的丟失問題，在歸檔立卷中需要把同類記有一定的，此時可以保證文書檔案管理工作的完整性，后期相關材料放在一起方便查閱，提升檔案的使用價值。工作人員還應該就所有卷宗，建立詳細的檔案目錄，在文書檔案管理中，按照管理要求，對各種卷宗進行分類整理，做好編目，及時對檔案進行有效鑒定，如果需要銷毀的需要及時處理。

（5）促進檔案信息化建設，提高工作效率

機關單位只知道分類整理工作比較繁瑣，按照傳統的文書檔案管理來看工作人員的工作強度比較大，如果文書檔案管理工作通過計算機進行整合，可以有效提升整體效率。信息化發展中面對當前的發展條件，檔案管理工作逐漸向數字化過渡，面對當前的發展要求，文書檔案管理工作需要適應形勢加快發展，實現檔案管理工作的自動化發展，在單位發展中需要促進文書檔案信息化建設，積極落實各項有效措施，通過現代網絡技術的應用，把文書檔案管理工作與信息化相互融合，通過現代設備可以實現各種文書檔案資料的共享。過去人們查閱檔案資料，需要相應的人員到文書檔案儲藏室進行翻閱，在信息化發展中文書檔案管理工作構建現代網絡模式，如果單位工作人員需要了解相關檔案數據，可以在辦公室通過電腦設備進行瀏覽訪問，單位內業部構建完整系統，及時把文件納入其中，方便工作人員自行查閱所需信息，同時通過系統內部辦公人員可以下載檔案資料原件，不必到檔案室進行翻閱查看，避免翻閱紙質檔案浪費時間，可以提升檔案檢索效率，使檔案工作更好服務群眾。

總結

綜上所述，在現代化管理過程中實現檔案管理信息化發展，機關單位文書檔案管理工作面對此種現狀，存在一定的挑戰，也面臨發展機遇。機關文書檔案管理工作受當前發展環境影響逐漸從傳統向信息化過渡，推動機關文書檔案工作創新發展，順應時代發展趨勢將成為一種必然。所以在發展中要加大力度為信息化條件下機關文書檔案管理工作創造條件，在現有文書檔案管理工作基礎上進行深化改革。

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