檔案信息化中的保密安全問題研究

楊學武

摘要：檔案信息化建設是信息化時代背景下檔案管理工作開展的必然趨勢，是新的歷史時期檔案管理部門推動檔案事業轉型和升級的重要舉措，是促進傳統檔案管理向電子檔案管理轉型的重要基礎。但是在檔案信息化建設中，檔案保密安全問題一直表現的極為突出，嚴重影響了檔案管理工作的開展，給檔案管理信息化建設構成很大的威脅。本文首先分析了檔案信息化管理的作用和意義，結合檔案信息化建設中常見保密安全問題，提出了相關應對策略。

關鍵詞：檔案信息化;保密;安全;檔案利用;載體

一、檔案信息化建設中常見的保密安全問題

目前，隨著科技、經濟的飛速發展，信息資源的重要性越來越突出，國家與國家、企業與企業之間的競爭都是以信息資源的掌握為基礎，誰掌握更多的信息資源，誰便能在激烈的市場競爭中占得先機、取得勝利。此外，信息資源的安全問題也越來越被關注，信息保密也深受業界關注和重視。但是就檔案信息化中的保密安全問題分析，還存在明顯的問題，具體表現在人為因素、法律法規因素以及信息系統因素三方面。

1、人為因素

1.1、保密安全意識不強

不少單位在過去工作中，錯誤的認為檔案管理工作是一項可有可無的內容，對檔案信息管理工作不重視，保密安全意識薄弱，沒有認識到檔案保密安全的重要性。特別是在信息技術日益發達的新時期，不少工作人員認為要想實現檔案信息共享，要向社會各方面提供充足的檔案信息資源，但卻沒有認識到哪些檔案信息資源需要保密。其次，在檔案管理工作中不知道哪些檔案需要保密，該如何保密。因此，造成檔案管理工作中未能行之有效的對相關檔案信息進行保密管理，造成檔案信息泄密。

1.2、工作疏忽引起的檔案泄密

由于不少單位過去對于檔案管理工作不重視，檔案管理人員也是由單位其他崗位人員兼職，或者聘用一些專業能力不高的工作人員。這些工作人員在工作操作中，因專業能力不足導致使用帶病毒的介質或者下載不明身份的郵件，造成計算機病毒感染，進而引起重要信息刪除以及泄密等事件的發生。

1.3、非法訪問攻擊

近幾年來，信息已成為社會經濟發展的重要基礎，是推動社會經濟發展的重要基礎。其在應用中受到的非法攻擊也越來越嚴重，一旦系統受到非法攻擊，極容易導致整個系統出現癱瘓，這也是檔案信息系統受到的主要威脅。

2、法律法規因素

檔案是社會發展中最為重要的工作記錄和憑證，是今后工作開展的指導依據和憑證，對今后工作的開展有著重要的指導作用。因此，保證檔案信息安全以及保密對檔案管理工作的開展有著重要的意義，是檔案管理工作開展的首要任務。如果在檔案管理工作中沒有做好保密安全工作，其他檔案管理內容也將無從說起。特別是人力資源檔案工作，其中涉及眾多工作民眾的個人信息，一旦泄密，必然給社會公眾造成困擾，因此在工作中需要在執行檔案管理規定的同時，嚴格按照保密安全要求進行管理。雖然目前國家已經頒發了相關檔案管理保密安全法律和法規，但是不少單位對于這些法律法規的認識不全面，沒有意識到檔案保密安全管理的重要性，加上平時管理工作不規范，導致安全隱患的發生，造成檔案信息泄露。

3、檔案信息系統存在安全隱患

有些單位在工作中不重視檔案管理，在檔案信息建設的時候考慮不周，沒有重視安全防范措施，在使用檔案信息系統的時候也沒有將安全保密放在首要位置，造成檔案信息化系統本身存在一定的安全隱患，如沒有區分涉密與非涉密信息關系，檔案新新系統軟件存在漏洞、計算機以及載體介質之間存在剩磁效應等。

二、檔案信息化中的保密安全防范措施

1、完善法律法規

伴隨科技的發展，在檔案管理工作中必然會涌現出新的問題和介質，為此在檔案管理中需要強化涉密檔案信息管理法律法規，與信息保密技術相互配合與促進，進而適應時代發展需要。檔案管理部門在工作中不僅要落實法律法規，還要結合單位實際制定科學的檔案管理條例，進而指導檔案管理工作的科學、有序進行，利用法律手段保護檔案管理工作安全。

檔案管理人員在工作中要清楚認識到人力資源檔案的重要性，認識到人力資源檔案信息保密安全工作意義。人力資源檔案信息不僅關系到相關人員個人隱私，更牽扯到社會經濟的穩定和繁榮，在工作中絕不容忽視和放松警惕。特別是近年來，隨著計算機技術的成熟和網絡技術的普及，各種計算機破壞造成的檔案信息泄露問題越來越突出，這也要求工作人員在工作中必須要提高法律意識，科學運用法律手段來維護自己的工作權益。

2、增強檔案信息安全的防范意識

檔案管理人員是安全管理措施的執行者，在工作中，檔案管理者的安全意識淡薄，檔案信息化管理的觀念落后，不接觸新技術、新知識，缺少信息化意識，對檔案信息化管理的重要性和必要性認識不夠，管理措施不到位，人員文化素質低、技術水平低、專業知識與技能薄弱，對計算機和網絡信息系統的保密安全措施不熟悉，都會導致檔案信息泄漏，造成工作的失誤。檔案保管工作的目的是維護檔案的完整與安全，做到不丟失、不損壞、不散、不亂，這就要求檔案管理人員必須有較強事業心，從思想上高度重視，深入開展保密宣傳教育，加強相關法律、法規的學習，增強安全防范意識，認清檔案丟失、泄密和非法活動對國家安全利益構成的嚴重危害。

3、優化防控技術

在信息時代背景下，信息技術已經廣泛的應用在社會生產各個領域，其專業技術性、知識性和綜合性表現的越來越強烈，各種海量電子文件的出現以及保管更是給檔案信息安全管理提出了新要求。面對這種時代要求，檔案管理工作者要及時參加培訓和繼續教育，更新自身專業知識結構、了解新技術并且能夠充分認識到電子檔案管理中安全保密工作的重要性，確保檔案信息管理中不出現流失、泄密的現象。

三、結束語

總之，在信息時代發展大勢下，檔案信息化、電子化已成為不可逆的態勢，此時檔案工作人員應該充分認識到檔案信息化的意義，在推動檔案信息化建設的同時，重視檔案安全保密工作，科學構建檔案安全管理防護體系，使得整個檔案管理工作邁上新的發展臺階。

參考文獻

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