基層檔案信息化建設的思考

摘要：檔案信息化建設是時代發展的需要，是基層檔案管理改革的方向。為了貫徹執行“兩個轉變”、建立“兩個體系”，實現基層檔案更好地為人民群眾和經濟建設服務，滿足社會各界對檔案日益增長的需求，基層檔案信息化建設工作迫在眉睫。

關鍵詞：基層檔案;檔案建設;信息化

隨著現代化建設步伐的加快，管理信息化是基層檔案管理的必由之路，是信息時代基層檔案事業發展的必然趨勢。為適應信息時代檔案事業的發展，必須加快基層檔案信息化建設的步伐。面對新發展形式，對于基層檔案管理信息化的建設，相關檔案管理人員必須具有較強的專業性，在做好檔案信息資源相應的收集與保管外，更要對用戶的需求進行了解，擴大檔案資源服務的內容。利用計算機網絡技術使檔案管理更具信息化的特征，從而為用戶提供高效的工作服務，使基層檔案管理信息化建設在日常的檔案管理工作中真正體現其價值。

一、基層檔案信息化建設的現實意義

（一）實現基層檔案信息化管理，是適應信息社會要求的必然選擇

信息化是當今世界經濟和社會發展的必然趨勢，網絡的普及推動著社會各領域都在進行著一場轟轟烈烈的信息化革命，這場革命也必然影響到了基層檔案信息化建設工作。基層檔案管理要適應信息化社會的要求，盡快從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，強化基層檔案管理的現代化意識，使基層檔案工作由封閉型向開放型轉變，才能更好地適應基層檔案建設的需要。

（二）實現基層檔案信息化管理，是拓展面向公共服務的檔案管理職能的必然要求

隨著民主政治的發展和信息技術的普及，面向社會提供檔案信息服務是一種趨勢。當前，社會對基層檔案利用需求不斷加大，同時也促進了對基層檔案信息資源的社會化需求。基層檔案管理部門，應拓展面向公共服務的檔案管理職能，加強基層檔案信息化管理，建設好基層檔案信息庫，是實現基層檔案信息資源共享、滿足社會對基層檔案信息資源合理有效需求的必然要求。

（三）實現基層檔案信息化管理，是破解基層檔案管理工作難題的必要舉措

現階段基層檔案的提供、利用還是以實體檔案為主。實體檔案雖然利用范圍廣、適應性強，具有原始憑證的作用。但基于實體檔案的管理，需要管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，費時費力，效率低下。實行信息化管理，是對傳統檔案管理模式的變革，基層檔案管理要更多地體現自動化、實時化和網絡化，數據只需一次錄入就能夠多次反復利用，實現數據共享，從而使庫房查找變為更為方便快捷的網絡即時檢索查詢，不僅可以大大提高利用效率，還可以減少與原始材料的接觸，有利于基層檔案紙制載體的長期保存。加強信息化管理，已成為基層檔案管理創新的必然選擇。

二、基層檔案信息化建設中存在的困難和問題

以湘潭縣為例，據調查：近幾年，湘潭縣的檔案信息化建設經歷了從無到有、從少到多、由點及面的初始階段，取得了一定的成效。但其發展還很不平衡，存在不少問題，主要有以下三個方面。

（一）檔案信息化建設投入偏少

從總體上來看，湘潭縣各單位對檔案信息化建設工作還是給予了一定程度的支持，資金上也有所投入，但與其他項目相比，差距甚大。在配備專門用于檔案工作的電腦和打印機方面，110多個縣直單位中，只有30多個單位實現配備，僅占30%，21個鄉鎮中只有 4個鄉鎮實現配備，僅占20% ;只有10家單位配備了掃描儀、數碼相機等相關數碼設備，僅占7.7%;有32個縣直單位應用了相對統一、符合規范的檔案管理軟件，僅占29%，21個鄉鎮全部沒有應用。這樣的現實狀況難以適應新形勢下檔案信息化建設發展需要。

（二）基層檔案信息化標準不全

近幾年，國家、省、市檔案行政部門針對檔案信息化工作制定了一些規章和標準，但未能形成比較系統完整的法規、政策、業務規范。縣檔案局雖然就此也制定了一些規章制度，但缺乏具體的法規實施細則來約束各單位的檔案信息化工作，從而嚴重地影響了信息化建設進程。

（三）基層檔案信息化人才缺乏

據調查，在全縣基層專兼職檔案員中，檔案管理相關專業畢業的人員僅占10%;計算機相關專業畢業的人員僅占30%;既懂檔案管理又精通信息技術的復合型人才僅占5%，絕大多數單位的檔案員只懂一些計算機操作方面的簡單知識，使得信息化建設工作舉步維艱。

三、關于基層檔案信息化建設的思考和建議

檔案資源信息化是一個逐步推進實施的過程，特別是對于基層來說，更是漫長而艱巨。因此我們必須持科學發展的態度，以實事求是、持之以恒的精神，有計劃、有目的、有步驟地完成基層檔案資源信息化。

（一）盡快建立檔案檢索數據庫

這是目前大多數檔案室都迫切需要完成的工作。館藏量小的檔案室完成這項工作相對容易些，館藏量大的檔案室則須有計劃地實施：首先應對館藏的所有檔案完成案卷級條目檢索數據庫，這是一個快速見效的目標;然后在此基礎上逐步完善文件級條目檢索數據庫。只有這樣，才能建立一個全面、快速、高效、準確的檔案檢索數據庫。

（二）逐步實現檔案全文數字化

這是檔案信息化的基礎，也是檔案信息化建設的核心。隨著科學技術的發展，實現檔案全文數字化的途徑很多。對于通過辦公自動化產生的文件，可通過網絡直接接收;對于歷史的資料，可通過手工輸入、電子掃描、數碼拍攝等手段獲取檔案原文信息資料。

（三）大力推進檔案資源信息二次開發

根據檔案信息開展多方面的專題研究和編輯，推進檔案信息的二次開發。同時采用多形式發布檔案信息的方式，建立檔案網站，使更多的用戶了解檔案、利用檔案，擴大檔案的利用范圍，不斷增加檔案的利用價值。

（四）切實加強檔案電子數據安全管理

檔案資源信息化后，主要是通過計算機網絡技術實現數據信息的管理，因此數據的安全性是一個重要問題。必須設定安全的使用權限，以保證電子數據不被錯誤修改、刪除;同時做好數據的備份工作，也可建立異地備份機制，如基層單位檔案室的備份到縣檔案館，縣檔案館的備份到市級檔案館，以保證檔案館室提供給用戶的數據具有安全性、準確性、可靠性。

參考文獻：

[1]朱偉玲.人事檔案的信息化建設探析[J].科技創新導報，2012（10）：201.

[2]劉茜.試論加強檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2017（03）：58.

作者簡介：李邐，女，（1969.07-），湖南湘潭，高級政工師，研究方向：高校思想政治教育、檔案管理。