國企電子檔案歸檔思考

韓雪

摘要：科學技術的不斷進步，信息化潮流席卷全球，各行各業逐步采用自動化辦公技術，電子化的辦公資料具有方便、快捷的特性，且利用電子化手段能夠儲存多種格式的辦公資料。基于此，使用者對文件的各項需求也有所改變，傳統的資料歸檔及管理存在不足之處，這在很大程度上影響了資料的完整性。

關鍵詞：國企;電子檔案;歸檔

引言

電子檔案是當前進行檔案管理的主要形式，是利用計算機設備進行儲存的方式，與紙質檔案相對應。隨著時代的發展，因為信息技術水平的提升，很多資料逐漸發展成電子化和數字化，而不是依靠紙質載體進行儲存，這促使電子檔案成為檔案管理的主流。而當前來說，電子檔案逐漸使用云存儲的方式進行儲存，更加方便，而且儲存時間的持續性進一步提升。相對來說，電子檔案的優勢更為明顯，管理起來也更加便利。歸檔操作就是對電子文件和信息轉變成電子檔案的必要操作，需要遵循一定的標準和要求，按照制度進行。

1國企電子文件的鑒定與歸檔方法

1.1鑒定方法

這項操作需要在資料歸檔之前進行，目的是明確檔案資料的價值，方便進行電子檔案的分類管理。對于國企產生的電子文件中，對國企發展有利用查詢、保管等價值的文件，才有必要做成電子檔案進行保存，其他重復性強、毫無意義的文件直接就可以刪除。進行鑒定還需要判斷文件的真偽。主要是認定文件是否是當時當人當事形成的，是否是原始文件。一般企業的檔案部門保管的電子檔案，都是文件原件的掃描保存或自身轉變成電子形式進行保存，否則會失去儲存價值。歸檔時還需要區別出原件與復印件，國企需要將原件歸檔，保證電子文件的原始性，確保其可以作為憑證和依據。另外鑒定工作還需要評價具體資料的完整性，包括需要歸檔的資料本身是否齊全、數據完整，且文件與電子化軟件的連接有效，以確保電子文件的完整。比如說一些需要保存的歷史記錄，或者作為憑證依據的電子單據、證書等，就要求完整性且具備檔案的應有屬性，并可以作為檔案進行儲存。

1.2歸檔時間

一般分為定期歸檔和實時歸檔。定期歸檔是一定時間間隔后歸檔期間收集的各種資料;實時歸檔是電子檔案在編寫完成后立刻歸檔。一般而言，網絡歸檔的電子檔案應當實時歸檔，而介質歸檔應當定期歸檔。

2國企電子檔案歸檔措施

2.1完善制度體系，建立長效穩定運行機制

電子檔案強有力地保障了國有企業的科研產出，同時，其也是對科研過程的完整記錄，部分情況下還可以作為調研任務的參考資料。因此，妥善保存電子檔案具有重要意義。著手優化電子檔案歸檔工作則應當事先設立制度，并對其逐步完善，使之體系化、科學化。總體而言，國有企業應當按照政府頒布的有關電子檔案歸檔的文件，結合已有的工作模式和信息技術基礎設立符合當前情況的長效資料歸檔制度。具體而言包括以下幾點：

①按照制度的有關規定，檔案處人員應當使用信息化方法實時采集并整理資料。盡最大努力確保已存檔電子檔案的實效性，滿足查閱資料的需要。②設立明確的審批資料查閱申請的過程，根據實際情況和各方需求不斷地優化審批流程。任何需要查閱資料的員工均應當嚴格遵循此流程，不允許出現例外。嚴格執行查閱審批制度可以有效地避免資料外泄等事件發生，保證電子檔案歸檔后的安全性。③部分重要資料應當做到紙質資料與電子檔案互為補充，同時做到統籌管理資料，從而推動國有企業資料管理工作的進步。

2.2運用大數據，助力業務拓展

隨著社會的不斷進步與發展，大數據在很多行業都受到廣泛關注。與此同時，檔案部門擁有龐大的數據資源，可以利用大數據對這些檔案進行挖掘、分析，挑選出有價值的方案。同時，為了保證數據的準確率和利用率，檔案管理部門可以和信息技術部門合作，形成檔案信息管理數據池，從中進行檔案數據整合。國內一知名公司的檔案管理與檔案分析利用工作走在時代前沿，該公司將檔案部門與信息技術部門整合，以客戶檔案作為數據池，通過現代科技及大數據分析，對客戶形成完美的生命周期圖，以流程圖的方式對客戶進行畫像，并且對客戶進行全方位、多方面的評級，然后將客戶信息送至企業業務前端，助力前端開發和維護客戶，形成一個完善的流程。另外，該公司通過大數據分析，將客戶所需推送到客戶面前，從各個方面分析客戶，為客戶帶來利益，增加客戶黏性。因此，該公司的檔案管理工作發揮了最大作用，助力國企的發展與進步。

2.3針對業務系統使用管理系統的協議進行制定

在國家制定發布的針對電子檔案的利用標準規范中對電子檔案的使用問題進行了統一規范，主要內容是檔案的使用人員，但如果其他業務的系統要使用此檔案管理的系統數據時應當怎樣進行操作，特別是隨著知識管理的相關需求，以及伴隨大數據的應用深入的發展，檔案管理系統所產的相關數據將是非常關鍵的數據源，因此需要通過制定調用和利用的相關協議，以及相關的規范來確定管理系統和其他系統的利用。

2.4建設信息資源數據庫，實現電子歸檔

國企在進行檔案管理工作時，應該進行數字化管理，通過數據庫進行檔案的分類，對于一些沒有及時歸檔的重要檔案和文件，應該進行統一化的管理，通過對檔案的掃描確定檔案的類型，結合以往的工作經驗對其進行辨別和歸類，實現檔案的電子歸檔。還要不斷提升檔案管理工作人員的個人素養，善于運用先進的技術和設備，促使檔案管理工作更加規范和科學，在工作中不斷學習新的信息技術和管理手段，包括檔案的保護技術、檔案管理的理論知識，等等。同時，還要了解和掌握計算機技術、光盤技術和復印復制技術，等等，提高個人的綜合能力和綜合素養。不同工作人員之間應該加強技術交流，取長補短，對工作問題進行高效處理，優化和提升檔案管理工作的質量。

結語

伴隨著政府頒布電子檔案歸檔標準及規范文件，電子檔案的歸檔工作逐漸走向正軌。然而根據發展的經驗可知伴隨著科技發展的腳步還會浮現更多的難題和相應的解決方法。我們作為電子檔案歸檔工作的從業者和管理者應當保持不斷創新、積極推進發展的心態從事此項工作，使得電子檔案歸檔制度不斷科學化、體系化。推動我國電子檔案信息化的進程。在國有企業當中電子檔案歸檔工作仍是一項任重而道遠工作。所以，應當充分地意識到此項工作的重要意義，傾盡全力的優化歸檔工作各方面的制度。促進國有企業的科學發展。

參考文獻

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