數字化背景下如何做好干部人事檔案工作

楊宸

摘要：干部人事檔案是干部選拔、任用的重要參考依據，隨著我國科技水平的提升，很多數字化設備也逐漸進入了人事檔案管理工作中，數字化、規范化的檔案建設已經成為現代化檔案建設管理的重要組成部分，不僅可以提升檔案信息的存儲量，還能提升檔案管理工作的效率與質量。因此，數字化檔案的建設已經成為當下干部人事檔案管理相關工作者的首要工作內容，本文主要闡述了數字化背景下如何做好干部人事檔案工作，以供有關人員參考和借鑒。

關鍵詞：數字化;干部人事檔案;組織;管理

一、干部人事檔案數字化建設的意義

干部人事檔案是人事管理部門按照黨的政策，在日常工作中形成的記載個人經歷的材料，有利于各級組織全面地考察了解和正確選拔使用干部，是選人用人的重要依據。人事檔案管理工作的最終目的，是為了利用人事檔案，為干部人事工作服務。這是人事檔案管理工作的中心環節，是人事檔案工作賴以生存和發展的基礎。要使人事檔案更好地為干部工作服務，很多數字化設備也逐漸進入了人事檔案管理工作中，數字化檔案建設已經成為信息時代的大勢所趨，不僅可以提升檔案信息的存儲量，還能提升檔案管理工作的效率與質量。

二、數字化建設對干部人事檔案管理的影響

隨著時間推移，越來越多的組織人事等部門摒棄傳統的紙張為載體的存檔模式，逐步推行數字化管理，而這一變革對現有的軟硬件設備配置、管理方式方法、管理人員素質等也提出了更高的要求。同時，對干部人事檔案管理也有一定影響。

（一）數字化干部人事檔案的信息安全

相較于傳統管理上，實現干部人事檔案數字化閱檔、存儲、備份，能減小抽取、替換、涂改檔案材料的可能性、帶來了高效率查詢、高效能辦公。同時，信息安全也成為人事檔案管理工作中的新考驗，網絡是具有開放性的，一旦出現病毒入侵感染、蓄意攻擊計算機系統，導致數據丟失、篡改數據等情況，將十分危險。如何有效利用開放網絡，杜絕安全隱患，是后續干部人事檔案數字化管理中的一個重大課題。

（二）“紙質和數字”的雙重管理難以適應工作需求

相較于傳統管理的紙質存檔材料，數字化檔案在“催、驗、收、存、理、用”的基礎工作程序上，增加了數字檔案掃描、圖片處理等工作任務，工作量、工作難度及責任成倍增加，仍遵循《干部人事檔案工作條例》中“千卷一人”的配備標準管理，將不能適應現有工作的需求。

（三）檔案管理人員技能培訓單一

數字化檔案管理既需要了解檔案管理的流程、辦理，又需要熟練操作計算機技能的“十字”型雙技能人才。目前，干部人事檔案管理人員隊伍整體偏向于傳統技能人才培養，提升現有檔案管理人員的數字化技術、網絡技術逐漸成為數字化檔案管理工作的一大課題。

三、加強干部人事檔案管理的思路和對策

當下，干部人事檔案數字化的建設其主要目的就是為了能夠提升檔案的利用率，這是信息化時代的必然結果。針對管理上的影響作出以下建議：

（一）加快干部人事檔案集中管理進程。

2018年11月28日中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》指出：干部人事檔案實行“分級負責、集中管理”。集中管理實現了組織人事部門對干部人事檔案的直接管理，讓干部人事檔案管理工作更加規范化、科學化，同時，避免了數字化檔案所需軟件、硬件、檔案管理人員的重復配置。

（二）制定檔案管理信息安全機制。

為確保數字干部人事檔案的信息安全，需要從干部人事檔案管理的基礎工作中確保數字化檔案的安全性。針對數字化檔案管理的實際情況，強化干部人事檔案管理部門的監督指導職能，建立常態化管理、督導考評、安全管理等機制，提升檔案的安全性。實施“定向聯系督導”工作制度，由基層干部人事檔案管理人員分部門對各單位定期進行檢查督導，保證各部門整體聯動、規范工作，實現數字檔案內容真實、準確、載體安全。同時，檔案管理相關人員應注意對管理軟件的開發與維護，防止管理軟件受病毒以及黑客的侵擾，做好相關的備份還原工作。

（三）補充培養雙技能人才，有效推行常態化交流

干部人事檔案管理工作涉及業務知識面廣，要熟悉檔案相關材料形成的歷史背景，要有比較豐富的工作經驗，需要相對較長的時間培養。培養人員不能只注重檔案業務培訓，更需要選拔培養檔案、計算機“雙技能”人才，避免數字化檔案管理中“青黃不接”、人手不足現象。定期組織檔案管理人員考察、培訓，創造交流學習的環境，交流檔案管理經驗，指出檔案管理中容易出現的問題，加以借鑒學習，有利于檔案管理人員掌握最新的數字檔案管理辦法，積累工作經驗，提高檔案管理的綜合能力。

參考文獻

[1]張麗萍.網絡環境下如何做好干部人事檔案數字化工作[J].基層建設，2020（10）.

[2]黃莉雯.關于如何加強檔案建設推進干部人事檔案數字化[J].卷宗，2019（07）.