當前高校學生檔案管理工作存在的問題對策

摘要：高校學生的檔案中都記錄學生在校時的學習成績、獲獎證書以及最重要的學籍檔案，并且在未來職業發展過程中，許多方面例如就業、國家考試以及政審時都需要用到檔案材料。但是由于檔案保管不當，導致在審核個人基本信息時發生了遺失狀況，為后續帶來一系列問題。所以文章通過簡要概括加強學生檔案管理的重要含義，在全面總結管理過程中遇到不足之處的基礎上，根據不同方面的缺陷提供針對性改善方式，從而防止學生檔案重要資料產生丟失現象。

關鍵詞：高校學生;檔案;管理工作

引言：所有高校在日常工作中，都需要妥善管理每位學生的個人檔案。主要原因為學生檔案承載著每個學生從小學到大學階段的成績、學籍以及獲獎處分記錄等所有基本信息。學生檔案是個人未來在社會上發展的能力和信息憑證，也是用人單位參考用人的重要依據。但是目前依然存在許多方面的不足需要完善，因此最佳管理方式為借助信息化方式提高檔案管理水平。

一、開展高校學生檔案管理工作的主要作用

學生檔案內的信息能夠詳細記錄每個學生在學生時代發生的所有信息和各種成績代表的憑證。檔案和學籍會伴隨著一生，所以高校學生的學籍會詳細記錄在校期間所有成績和獲獎信息，并且會添加在大學生涯中相關重要檔案資料。在詳細整理歸納資料的基礎上，最終形成了高校學生的檔案。由于學籍檔案能夠真實、有效反映出學生在求學生涯中的優秀事跡，同時便于高校和用人單位深入掌握每個人的詳細信息，因此高校必須要將學生檔案管理工作放在首要位置[1]。

二、當前在管理學生檔案過程中的普遍不足之處

（一）檔案管理制度落后

目前，許多高校在管理學生檔案的環節缺乏嚴謹的管理制度，因為無人落實標準的管理制度，導致不同院系對學生檔案的管理方式各不相同。缺少專業人員保管，就會很容易造成學生檔案丟失的嚴重后果，當學生畢業時無法在短時間內完成檔案遷移，并且需要補辦各種繁瑣手續。除此之外，檔案無法統一管理的后果為校方不能在第一時間內記錄學生的信息，造成檔案信息缺失。并且部分高校在管理過程中未參照統一模式，導致學生在辦理檔案交接時需要耗費大量時間。所有問題的根源在于高校檔案管理制度落后，因此高校需要完善檔案管理制度。

（二）學生檔案信息不全面

導致學生檔案信息不全面的原因還有可能在學生自身。部分學生由于在入學之前未能意識到學籍檔案的重要性，而且未妥善保管檔案內部重要信息，從而在入學上交檔案時部分檔案內信息已經丟失。入學前檔案材料涵蓋高中時期的個人炒年糕機表以及學籍等重要信息，而在大學時期會添加4年學習生涯的成績單和學士學位證書等信息。事實上，學生個人檔案中涵蓋了學習生涯中的所有個人成績記錄，正因為許多學生在保管檔案過程中產生了疏忽，導致自身檔案丟失了重要信息。在工作期間用人單位審核檔案時缺少各種關鍵信息，最終對將來就業產生很大困擾[2]。

（三）高校缺少專業管理人員

各大高校在管理學生檔案過程中可分成由不同院系保管、由學生工作處保管以及獨特的檔案館統一管理三種情況。根據當前高校工作現狀，多數會將檔案以院系為單位保管，并且沒有專門保管檔案的工作人員。基于以上情況，保管檔案的重任通常由輔導員承擔，或者由行政人員和教學秘書等人輔助保管。事實上，高校行政工作者因為還負責學科教學工作任務，所以很少將時間和精力耗費在保管學生的檔案方面。除此之外，高校學生檔案數量龐大，在一定程度上為工作人員開展歸納整理工作增加了難度，導致檔案整理無法提升工作效率。

三、完善學生檔案管理的具體措施

（一）完善檔案管理制度

由于檔案管理工作是所有高校在教學管理方面的工作內容，因此校領導需要將重心放在完善檔案管理制度方面，并且通過全面參考當前現狀進而制定具有針對性特點的管理制度。在人員分配方面，要確保每個工作人員都能明確自身職責。為了有效高校學生檔案管理工作效率，就需要借助信息技術加快檔案歸納進度，同時確保信息錄入準確性。與此同時，還需注意加大檔案管理人員的規范程度，確保檔案不會發生丟失現象，同時還需提高工作人員的綜合素質，以及每隔一段時間開展專業技能培訓，從而進一步落實檔案管理制度。

（二）定期整理歸納學生檔案信息

在保管學生檔案時，一定要達到定期統計和歸納重要信息的需求，例如詳細記錄每位學生的學科成績以及獲獎記錄等信息。此外應成立學籍檔案的整理制度，同時要落實工作人員的工作內容和職責。通過構建完善的管理制度，同時依照學籍檔案不同材料的重要程度進行妥善劃分，然后以科學方式開展分類和編排，從而防止檔案材料發生遺失現象。學籍檔案記錄著每位大學生的個人基本信息，會在未來就業中產生重要參考價值。所以一定要嚴格遵循規章制度，按時歸納整理學生個人信息，最終顯著強化檔案管理效率[3]。

（三）培養專業的檔案管理團隊

事實上，檔案管理的本質也是一項工作，而提高工作效率的核心思想為培養專業人才。基于以上需求，培養專業的檔案管理團隊，是每個高校需要完成的基本目標，從而實現妥善保管學生檔案的目標。為防止檔案管理隊伍經常出現人員變動情況，校方可以根據不同檔案保管工作人員日常工作完成情況制定一系列激勵舉措。與此同時，檔案管理團隊在整理學生檔案信息時還應加大信息系統的應用程度，從而在一定程度上保障學生檔案資料的安全性和完整性。

此外，每位學生也要加強保管檔案的意識，因為學生檔案承載著學生在不同學習階段經歷的原始信息，并且這些信息具有獨一無二的特點。一旦有關信息發生丟失現象，就會對將來例如工作轉正、職稱評定等一系列方面造成嚴重后果。因此高校也需要適當延長學生電子檔案保管時間，從而應對突發狀況。

結束語：

綜上所述，高校學生檔案管理工作是所有高校發展的基礎，只有完善檔案管理制度，才能提高工作人員歸納整理檔案材料的效率。當今社會正處于信息化發展時代，因此在完善檔案管理模式時還需借助電子系統，從而進一步優化檔案管理效率和管理質量。

參考文獻

[1]李婷.高校學生檔案管理存在的問題及解決對策[J].2021（2016-2）：75-77.

[2]李篤.關于高校學籍檔案管理工作中存在的問題分析及對策探討[J].智庫時代，2019，000（045）：P.78-79.

[3]龐蕾，耿婉茹.大數據下高校畢業生檔案管理中存在的問題與對策[J].卷宗，2019，009（004）：73-74.

作者簡介：陸羽紅、1964年5月20日、、蒙古族、內蒙古巴彥淖爾市臨河區河套學院 （郵編 015000）、籍貫：內蒙古、副研究館員、研究方向：檔案學基礎理論研究及教育教學管理、學生管理、學生學籍檔案管理。