如何高效做好特級會議活動保障管理

袁多麗

摘要：本文所談及的會議均指視頻會議，會議作為人們議事、溝通交流、優化決策的一種普遍形式，已被越來越多的機關、企事業單位廣泛利用。特級會議活動保障管理是指通過高效管理提供“絕對”可靠和高品質專業級別的會場音視頻服務，通過優質高效的軟服務和全環節單點故障業務不中斷的硬系統相結合，達到較高的音視頻會議性能指標，做到音質高保真，視頻高清晰，會議全程萬無一失。

關鍵詞：特級會議 ?高效 ?保障管理

1、導論

1.1 選題的背景及意義

新冠疫情已經在全球持續了兩年多時間，我們很多無法見面的溝通和協作工作都是通過視頻的方式來解決。大到國家小到每一個家庭，視頻溝通已經慢慢的融入了我們的工作及生活。視頻會議不僅僅只是一種商業工具，畢業典禮、觀看電影、看病、線上授課以及所有的互動都可以通過視頻會議的方式進行。隨著“十四運”漸進，公司級的特級會議活動在我們工作中的比重日漸增多。如何高效做好特級會議活動保障管理，對我們顯得尤為重要。

1.2 研究的重點及難點

面對每一次特級保障任務，臨時不確定因素太多，保障方案無法提早確定完成，給高效的會議保障管理工作造成了很大的困難。

2、會議管理的現狀

2.1會議相關概念

特級會議指公司全體領導班子參加的會議或者有外部領導來訪的會議，以及在外部場所臨時搭建會議系統完成重大活動保障的會議。

2.2特級會議保障情況

圓滿完趙剛副省長來公司調研保障、公司黨組第五巡視組巡視黨委情況反饋會、四屆一次職代會、向“三秦楷模”張雷威同志學習動員會、公司十四運會和殘特奧會供電保障工作動員會、辛董來陜調研會、“一張網”融合等重大會議活動保障管理工作。

2.3 會議管理現狀

目前公司內所有會議預訂均采用在協同辦公系統進行線上預訂的方式進行，由視頻組統一根據通道空閑狀態進行會議審批，預訂會議一旦發布成功，會議信息就會同步到一體化會議管理平臺，所有參會單位的保障人員就會收到會議預訂的短信通知信息，然后通過會議調試群按主會場要求時間參加會議調試保障。目前公司內所有的重大會議都采用行政會議平臺召開，會議使用“一主一備”的方式，主用專線平臺，備用數據平臺。

3、內在保障機制構建

3.1 明確管理工作目標

構建保障工作組織體系，明確保障內容，落實人員責任，加強協同配合，制定應急預案，確保在陜系列重要活動音視頻和通信網絡絕對可靠、高品質可用，實現音質高保真、視頻高清晰的目標，圓滿完成重要活動音視頻、通信保障任務。

3.2 確定組織架構

組建音視頻和通信網絡保障工作組

3.3 編制保障方案

3.4 細化會務工作

會務工作是指會議的組織、保證和服務工作。開展會務工作，一般需要會議的領導者、參加者和服務者三方面努力配合，共同促進會議取得實效。會務工作的繁簡，與會議的內容、級別有一定關系。一般來說，會議越大、規格越高、內容越重要，會務工作的內容就越多，難度就越大。對于重大會議活動，會務工作內容尤其繁雜，要想保證會議管理工作效果的高效實現，必須成立專門的會務工作組來做好組織、籌備工作。

（一）會前超前籌措，精心準備“凡事預則立，不預則廢。”

做好會場管理。這主要包括會場的布置及會議設備的調試等工作。會場的布置，包括主席臺的布置，發言席布置，會議室桌椅擺放布置，會議背景字幕等顯示。具體依會議性質及會議要求而定。

（二）會中協調控制，科學管理做好會場各種設備的調試和維護工作，同時注意會議內容的保密工作。

（三）會后及時總結與反饋

會議結束并不意味著保障工作的終結，編制會議記錄，總結保障過程的優缺點，形成典型案例，以備后期工作參考。

4、實體案例

在公司外場某大廈召開特級會議，面對通道不具備，設備不齊全，人員不充足，由于疫情形式突變，導致會場布局形式、參會人員名單、會議議程突變，留給系統測試和演習的時間及其緊迫。現場開通通道需滿足“雙設備、雙路由、雙電源”條件，音視頻連接圖如圖1：

根據現場環境和自身的優劣勢來制定方案

一、工作目標

構建保障工作組織體系，明確保障內容，落實人員責任，加強協同配合，制定應急預案，確保在陜系列重要活動音視頻和通信網絡絕對可靠、高品質可用，實現音質高保真、視頻高清晰的目標，圓滿完成重要活動音視頻、通信保障任務。

二、組織架構

組建音視頻和通信網絡保障工作組，構建“1+3+4”保障組織體系，在公司領導小組統一指揮下開展保障工作。

“1”：總體協調組

“3”：音視頻系統、通信網絡、信息網絡等3個保障工作組。

“4”：××1、××2、××3、××4等4個現場保障組。

（一）總體協調組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責：根據公司保障工作安排，總體協調音視頻和通信保障工作，組織落實各項保障要求，監督指導保障措施實施，協調處理重大事件，組織應急處突，以及與公司領導小組匯報、與各單位溝通協調。

（二）工作保障組

（1）音視頻系統保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責：負責制定音視頻會議系統保障方案，落實音視頻會議保障措施，開展聯調測試;負責活動過程中的音視頻會議保障;負責制定音視頻會議系統應急預案;負責音視頻會議系統故障應急處理。

（2）通信網絡保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責：負責制定通信網絡保障方案;負責通信通道改造、新建實施工作，配合音視頻系統保障組聯調測試，滿足音視頻會議保障通信通道帶寬要求;負責活動過程中的通信網絡、通信通道保障，制定通信網絡應急預案，配合開展應急處置。

（3）信息網絡保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責：負責制定信息網絡保障方案;負責信息網絡配置、連通實施工作，配合音視頻系統保障組聯調測試，滿足音視頻會議網絡可靠性要求;負責活動過程中的信息網絡保障，制定信息網絡應急預案，配合開展應急處置。

（三）場景保障組

（1）××1現場保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責：負責××1現場音視頻保障的組織、協調、指揮工作;負責到位監測監控現場音視頻系統運行情況;負責配合公司其他保障工作組做好會場秩序保障、場景切換等工作;負責××4主會場現場音視頻系統突發事件的應急處置。

（2）××2現場保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責：負責××2現場音視頻保障的組織、實施;負責到位監測監控現場音視頻系統運行情況;負責配合××4主會場現場音視頻保障組開展聯調測試、突發事件應急處置等工作。

（3）××3現場保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責：負責××3現場音視頻保障的組織、實施;負責到位監測監控現場音視頻系統運行情況;負責配合××1主會場現場音視頻保障組開展聯調測試、突發事件應急處置等工作。

（4）××4現場保障組

組 ?長：××

副組長：××

成 ?員：××

職 ?責：負責××4現場音視頻保障的組織、實施;負責到位監測監控現場音視頻系統運行情況;負責配合××1主會場現場音視頻保障組開展聯調測試、突發事件應急處置等工作。

三、保障方案

（一）主會場音視頻會議保障

主會場會議保障工作相關子系統由電源系統、綜合布線、音頻系統、視頻系統、無線對講、網絡通道系統等組成。

5、結論

面對突變的會議議程或者布局形式，會前的方案準備工作一定要多備幾套，另外需要高素質的人員保障團隊，更需要協調各方人員的鼎力配合，協調組的有條不紊，各個階段的工作相互關聯、相輔相成，一個環節出現問題，就會影響到下一環節甚至整個會議。只有把各個環節的工作安排、部署好，銜接好，才能保證會議的高質量、高效率及會議的圓滿成功。