開(kāi)拓創(chuàng)新

羅佳

摘要：現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)，多圍繞建設(shè)核心ERP系統(tǒng)，傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)建設(shè)若選用大型特別是國(guó)外知名ERP軟件，不得不忍受該系列軟件高昂的建設(shè)成本，本文就如何在按照傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)建設(shè)的框架下，靈活合理的運(yùn)用現(xiàn)有技術(shù)和資源，尋求突破口，盡可能的為企業(yè)降低系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)維成本展開(kāi)討論。

引言：

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，類(lèi)似于ERP等傳統(tǒng)大型企業(yè)級(jí)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，在建設(shè)之初即意味需面對(duì)巨大系統(tǒng)建設(shè)及實(shí)施成本壓力，且系統(tǒng)上線(xiàn)投用后又無(wú)法短時(shí)間內(nèi)體現(xiàn)出其帶來(lái)的隱性收益和管理效益，在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)面臨各方面的成本壓力，如何為企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中贏(yíng)得管理成本最低的優(yōu)勢(shì)，特別是在當(dāng)前各企業(yè)大力推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的時(shí)代，信息系統(tǒng)的建設(shè)須開(kāi)拓思路，運(yùn)用成熟的技術(shù)手段和優(yōu)勢(shì)資源，為企業(yè)最大限度的節(jié)約IT建設(shè)成本。

1.應(yīng)用信息系統(tǒng)簡(jiǎn)介

企業(yè)在ERP系統(tǒng)使用過(guò)程中，為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)信息系統(tǒng)相互集成，往往除了購(gòu)買(mǎi)和實(shí)施傳統(tǒng)ERP軟件以外，配套核心ERP系統(tǒng)實(shí)施和建設(shè)一定的外圍應(yīng)用系統(tǒng)，以豐富ERP軟件平臺(tái)的功能，滿(mǎn)足業(yè)務(wù)管理的需要。

1.1 SAP系統(tǒng)簡(jiǎn)介

SAP系統(tǒng)（Systems Applications and Products in data processing），又稱(chēng)企業(yè)管理解決方案，是一套企業(yè)資源管理軟件系統(tǒng)，其在企業(yè)信息化建設(shè)中的應(yīng)用，能夠簡(jiǎn)化企業(yè)管理流程，節(jié)約企業(yè)建設(shè)資源，具有現(xiàn)代化、信息化、智能化的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。主要功能為：借助軟件程序?yàn)槠髽I(yè)定制并創(chuàng)建管理系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)的人力資源、銷(xiāo)售服務(wù)、交易支付、產(chǎn)品規(guī)格及質(zhì)量、生產(chǎn)活動(dòng)、原材料采購(gòu)、貨物倉(cāng)儲(chǔ)及庫(kù)存管理等全部經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與環(huán)節(jié)，實(shí)施監(jiān)督、分析及管理，形成數(shù)據(jù)化的資源管理系統(tǒng)。

SAP系統(tǒng)從功能上主要分為多個(gè)業(yè)務(wù)模塊，包括：財(cái)務(wù)與成本管理（FICO）、預(yù)算控制（FC）、投資管理（IM）、物料與采購(gòu)管理（MM）、生產(chǎn)管理（PP）、工廠(chǎng)維護(hù)（PM）、項(xiàng)目管理（PS）、銷(xiāo)售管理（SD）等。

1.2 SAP系統(tǒng)優(yōu)劣勢(shì)簡(jiǎn)析

SAP系統(tǒng)作為一款ERP軟件，在同類(lèi)軟件中有著顯著的優(yōu)勢(shì)，它是全球所有ERP產(chǎn)品中對(duì)企業(yè)構(gòu)架和財(cái)務(wù)控制考慮得最細(xì)致的系統(tǒng)，也是整體控制邏輯和整體系統(tǒng)結(jié)構(gòu)是最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)，可以讓企業(yè)引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，其系統(tǒng)本身是整體穩(wěn)定性最好，應(yīng)用行業(yè)最廣，并且針對(duì)不同行業(yè)有著不同的解決方案，如：制造業(yè)、能源行業(yè)、房地產(chǎn)、零售、外貿(mào)等。此外，SAP系統(tǒng)強(qiáng)大的自開(kāi)發(fā)和開(kāi)放包容的接口也是其軟件本事顯著的特點(diǎn)，在這種架構(gòu)下，SAP系統(tǒng)幾乎可以與所有外圍系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，以滿(mǎn)足企業(yè)不同的個(gè)性化需求。

但該系統(tǒng)并非是各行業(yè)唯一的選擇，其最明顯的劣勢(shì)在于建設(shè)成本多年來(lái)一直居高不下。企業(yè)按照實(shí)施SAP系統(tǒng)ECC版本，通常會(huì)支付費(fèi)用聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)協(xié)助企業(yè)予以項(xiàng)目實(shí)施，系統(tǒng)上線(xiàn)后還有高昂的用戶(hù)license成本以及每年的維護(hù)費(fèi)用。按照2020年SAP行業(yè)市場(chǎng)平均定價(jià)，單個(gè)操作系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)賬號(hào)license成本根據(jù)項(xiàng)目難易程度，大約在人民幣12000元至15000元之間，上線(xiàn)后單個(gè)license每年的維護(hù)費(fèi)大約在人民幣2200至3000元，加之實(shí)施SAP系統(tǒng)需要匹配一套完善、穩(wěn)定的硬件基礎(chǔ)設(shè)施，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)總體擁有成本將是在考慮建設(shè)SAP系統(tǒng)之前的優(yōu)先考慮因素。

1.3工作審批流系統(tǒng)簡(jiǎn)介

某集團(tuán)工作審批流系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)，UPM系統(tǒng)），其主要功能為，配合集團(tuán)核心SAP系統(tǒng)，通過(guò)開(kāi)發(fā)SAP接口與UPM系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)必要數(shù)據(jù)的相互傳輸，結(jié)合集團(tuán)下屬各成員單位各自的業(yè)務(wù)模式，運(yùn)用傳輸?shù)臄?shù)據(jù)開(kāi)發(fā)相應(yīng)的業(yè)務(wù)審批流，將審批結(jié)果回傳至SAP系統(tǒng)，以替代SAP自身單一的審批功能。該系統(tǒng)基于微軟K2引擎自主開(kāi)發(fā)，整體部署于內(nèi)網(wǎng)環(huán)境，采用B/S網(wǎng)頁(yè)訪(fǎng)問(wèn)的架構(gòu)。

2.某公司物資采購(gòu)申請(qǐng)及審批系統(tǒng)架構(gòu)

某能源公司是一家電源種類(lèi)和地理分布多元化的獨(dú)立發(fā)電商，資產(chǎn)組合包括風(fēng)力、太陽(yáng)能、水力、燃?xì)獾劝l(fā)電項(xiàng)目。其電廠(chǎng)分布與全國(guó)多個(gè)省市，其廠(chǎng)站遍布全國(guó)超過(guò)380家，員工超2000人。2010年起，該企業(yè)分多期在其所屬集團(tuán)統(tǒng)一的SAP Instance環(huán)境中實(shí)施了SAP及UPM等外圍系統(tǒng)。

由于其行業(yè)性質(zhì)，對(duì)于發(fā)電機(jī)組日常的備品備件等物資的采購(gòu)，皆通過(guò)ERP系統(tǒng)完成。日常采購(gòu)中，該企業(yè)下屬各廠(chǎng)站通過(guò)SAP系統(tǒng)MM模塊發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)，相關(guān)采購(gòu)申請(qǐng)所產(chǎn)生的物料信息、估價(jià)及預(yù)估采購(gòu)金額、申請(qǐng)采購(gòu)的廠(chǎng)站（公司代碼）、物料組、會(huì)計(jì)科目等數(shù)據(jù)，通過(guò)SAP接口傳遞到UPM系統(tǒng)，相關(guān)授權(quán)人通過(guò)UPM系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批，直至該采購(gòu)申請(qǐng)生效，并轉(zhuǎn)入后續(xù)的采購(gòu)流程執(zhí)行。采購(gòu)申請(qǐng)及業(yè)務(wù)審批的系統(tǒng)總體架構(gòu)如下：

3.業(yè)務(wù)系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)想

3.1 傳統(tǒng)方式帶來(lái)的SAP系統(tǒng)較高的總體擁有成本

基于傳統(tǒng)的SAP賬戶(hù)架構(gòu)模式，該企業(yè)下屬全國(guó)眾多發(fā)電廠(chǎng)站中，都需設(shè)定專(zhuān)人負(fù)責(zé)在SAP系統(tǒng)中錄入采購(gòu)申請(qǐng)，通常1個(gè)廠(chǎng)站需要設(shè)定2人申請(qǐng)SAP賬號(hào)。按照該企業(yè)全國(guó)380家廠(chǎng)站計(jì)算，僅為每個(gè)廠(chǎng)站負(fù)責(zé)錄入采購(gòu)申請(qǐng)而開(kāi)通的SAP賬戶(hù)License數(shù)量約600個(gè)，按照經(jīng)過(guò)銷(xiāo)售打折后以12000元/個(gè)License的單價(jià)測(cè)算，該企業(yè)僅License期初的總體投入就高達(dá)700多萬(wàn)，加之按照SAP公司銷(xiāo)售模式，后續(xù)每年還需繳納License維護(hù)費(fèi)用，建設(shè)SAP系統(tǒng)的總體擁有成本可見(jiàn)一斑。在這種架構(gòu)下，企業(yè)信息化建設(shè)需要考慮優(yōu)化ERP系統(tǒng)架構(gòu)，以實(shí)現(xiàn)降低SAP賬戶(hù)License的購(gòu)買(mǎi)和維護(hù)成本，盡可能的為企業(yè)釋放成本壓力，成為信息化團(tuán)隊(duì)一大

3.2 系統(tǒng)優(yōu)化探索

基于UPM系統(tǒng)自主開(kāi)發(fā)、擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的優(yōu)勢(shì)，以及前期集團(tuán)內(nèi)多個(gè)共享共建的審批流程，與SAP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的充分互訪(fǎng)的成功實(shí)踐，考慮調(diào)整原有系統(tǒng)架構(gòu)，將SAP采購(gòu)申請(qǐng)所需的數(shù)據(jù)通過(guò)UPM系統(tǒng)進(jìn)行錄入，并在UPM系統(tǒng)完成審批，最終將審批結(jié)果及SAP采購(gòu)申請(qǐng)所需要的采購(gòu)數(shù)據(jù)，統(tǒng)一通過(guò)數(shù)據(jù)接口傳入SAP系統(tǒng)，為在SAP系統(tǒng)執(zhí)行后續(xù)的采購(gòu)流程做好準(zhǔn)備。

采取此種架構(gòu)，該企業(yè)各廠(chǎng)站用戶(hù)只需在安全可控的內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下，通過(guò)UPM系統(tǒng)為每一位用戶(hù)進(jìn)行權(quán)限控制，并通過(guò)便捷易用的網(wǎng)頁(yè)方式登錄UPM系統(tǒng)，統(tǒng)一通過(guò)接口將錄入好的采購(gòu)申請(qǐng)傳入SAP系統(tǒng)，無(wú)需再為每位用戶(hù)在SAP系統(tǒng)申請(qǐng)賬號(hào)license，可大幅降低license數(shù)量。

調(diào)整后的系統(tǒng)架構(gòu)圖如下：

3.3 系統(tǒng)優(yōu)化關(guān)鍵技術(shù)

開(kāi)發(fā)UPM系統(tǒng)，能將SAP采購(gòu)申請(qǐng)需要錄入的字段集成于UPM系統(tǒng)界面，并按照SAP系統(tǒng)邏輯，對(duì)每個(gè)數(shù)據(jù)的錄入進(jìn)行邏輯判斷。比如：錄入數(shù)字的字段不能錄入字符，錄入物料單位的字段要統(tǒng)一從SAP系統(tǒng)通過(guò)接口抓取作為選項(xiàng)避免導(dǎo)入SAP產(chǎn)生錯(cuò)誤等。

通過(guò)UPM系統(tǒng)代替SAP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能，不能有悖SAP系統(tǒng)的用戶(hù)權(quán)限管控，同樣需要在UPM端實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶(hù)權(quán)限分離管控以匹配SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入的需要。比如：需要通過(guò)UPM系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)不同廠(chǎng)站的用戶(hù)不能跨廠(chǎng)站錄入采購(gòu)申請(qǐng)，各廠(chǎng)站對(duì)應(yīng)的公司代碼下的物料、采購(gòu)組、成本中心等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也需要用戶(hù)提前聯(lián)系后臺(tái)運(yùn)維團(tuán)隊(duì)提前錄入，并與用戶(hù)權(quán)限相匹配，避免導(dǎo)入SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)出現(xiàn)混亂。

通過(guò)UPM系統(tǒng)準(zhǔn)備好的采購(gòu)申請(qǐng)數(shù)據(jù)，在通過(guò)接口傳入SAP系統(tǒng)前，須實(shí)現(xiàn)通過(guò)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)檢查，包括各種靜態(tài)及動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)，靜態(tài)數(shù)據(jù)多以從SAP系統(tǒng)獲取，而較為復(fù)雜的為動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的判斷，包含預(yù)算檢查狀態(tài)、采購(gòu)申請(qǐng)數(shù)據(jù)、采購(gòu)申請(qǐng)審核狀態(tài)等。SAP系統(tǒng)的接口技術(shù)統(tǒng)稱(chēng)為PI接口，其本身通過(guò)外圍系統(tǒng)將要傳入SAP的數(shù)據(jù)打包封裝成符合SAP標(biāo)準(zhǔn)要求的XML等文件格式進(jìn)行傳輸，故在UPM所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，還需按照SAP系統(tǒng)接口標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)該封裝的XML文件進(jìn)行系統(tǒng)自動(dòng)化的檢查，確保傳入SAP的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確有效。

4.系統(tǒng)優(yōu)化成果

明確系統(tǒng)優(yōu)化的需求，并評(píng)估出該方案能為企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)帶來(lái)可見(jiàn)的成本優(yōu)勢(shì)后，決定成立項(xiàng)目組，由UPM和SAP系統(tǒng)兩個(gè)團(tuán)隊(duì)配合用戶(hù)方需求人員共同推動(dòng)相關(guān)工作。

4.1 優(yōu)化后的UPM系統(tǒng)界面及架構(gòu)

基于網(wǎng)頁(yè)開(kāi)發(fā)的采購(gòu)申請(qǐng)錄入界面，參照SAP采購(gòu)申請(qǐng)字段排列順序開(kāi)發(fā)，同時(shí)加入了采購(gòu)申請(qǐng)過(guò)程審批需要的定制化字段，使得采購(gòu)申請(qǐng)的錄入更加易用便捷并符合實(shí)際業(yè)務(wù)邏輯。

4.2 產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益

按照該能源企業(yè)全國(guó)380家廠(chǎng)站600個(gè)需使用SAP采購(gòu)申請(qǐng)的賬戶(hù)計(jì)算，總體耗用的SAP license成本約在期初：700萬(wàn)元，每年維護(hù)費(fèi)約需132萬(wàn)元。

按照該系統(tǒng)架構(gòu)及業(yè)務(wù)邏輯調(diào)整后，樂(lè)觀(guān)的測(cè)算：

1）直接節(jié)省SAP賬戶(hù)License的數(shù)量，由原600個(gè)可降低至約50個(gè)以?xún)?nèi)，期初采購(gòu)成本節(jié)約大約500萬(wàn)（考慮到SAP公司予以打折），按照軟件資產(chǎn)5年折舊，每年約節(jié)省因資產(chǎn)折舊沖抵的企業(yè)利潤(rùn)約90萬(wàn);

2）按照SAP公司標(biāo)準(zhǔn)年度License運(yùn)維費(fèi)用測(cè)算，每年大約節(jié)省120萬(wàn)

兩項(xiàng)合并計(jì)算，每年大約為企業(yè)節(jié)省信息化投入210萬(wàn)元左右。

5.結(jié)語(yǔ)

大型企業(yè)及ERP系統(tǒng)特別是SAP系統(tǒng)的建設(shè)與實(shí)施，不僅要按照傳統(tǒng)的的實(shí)施方法論和廠(chǎng)商原有的系統(tǒng)架構(gòu)進(jìn)行部署，更要合理運(yùn)用現(xiàn)有技術(shù)資源，開(kāi)拓創(chuàng)新、銳意進(jìn)取的通過(guò)改變系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，合理的理順數(shù)據(jù)傳輸關(guān)系，關(guān)注用戶(hù)體驗(yàn)及數(shù)據(jù)安全，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨軟件多元化系統(tǒng)架構(gòu)。該項(xiàng)目SAP及UPM系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口及軟件界面功能的開(kāi)發(fā)，從理論設(shè)想到付諸實(shí)踐，直至后期提升用戶(hù)體驗(yàn)并為企業(yè)帶來(lái)的成本節(jié)省，一系列舉措與企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展創(chuàng)造利潤(rùn)最大化的目標(biāo)相吻合，提升了企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

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