綜合業務流程管理平臺搭建與應用

王宏杰、郭西園、趙麗霞、石丹丹、張曉宏 /山西航天清華裝備有限責任公司

為圓滿完成中國運載火箭技術研究院提出的“誓奪三連冠，再創滿堂紅”目標，實現企業“精益+V2.0”的精細化流程建設工作計劃，提升企業科研生產綜合管理水平和信息化管理水平，解決辦公效率低、協同能力差、企業運營成本高等問題，實現企業綜合業務流程電子化已迫在眉睫。

目前，山西航天清華裝備有限責任公司的現行辦公流程絕大多數為線下紙質模式，無論是在財力、物力上，還是人力、時間上都造成了很大的浪費，在增加企業運營成本的同時也大大制約了企業日常辦公效率。此外，知識庫建立和知識共享也是企業日常辦公的短板，知識共享性差，導致工作協同性差，工作調度慢。

一、工作與實踐

企業門戶是全公司適用的通用平臺，在企業門戶上可實現綜合業務管理，搭建綜合業務管理平臺具有通用性，可以實現知識共享。目前公司人員具備在企業門戶實施流程電子化項目的能力，具備構建綜合業務管理平臺并實現綜合辦公業務流程電子化和知識庫建立工作的條件。

項目組將綜合業務流程電子化項目按業務流程分為課題制，采用PDCA 的精益思想，對線下流程存在的問題進行分析，總體制定“一率一度”的工作指標（即平均無紙化率為80%和平均流程簡化度為30%），并針對每一個流程的具體情況確定具體改善指標。項目組采用“試驗—試行—推廣”的策略，分步實現綜合業務管理平臺的搭建工作，并對每一個流程的具體問題進行具體分析，利用不同的精益改善工具（如魚骨圖、精益改善作戰地圖、價值流分析等）或者QC 七大手法（如關聯圖、矩陣圖等）等工具分析要因，利用V 模型結合敏捷開發的軟件設計方法進行項目實施，實施過程中嚴格按照梳理—優化—運行—固化—信息化（HORSE 工程）的步驟持續優化不斷改進，保證電子化業務流程的可用性和適應性。

1.試驗階段

通過對比選取試點課題，項目組完成綜合辦公業務流程的電子化和知識庫的初步建立及試驗工作。試驗階段起止時間為2019年6—9 月。試驗階段采用團隊導向問題解決方法（即精益8D分析法）完成課題。

（1）課題選定、現狀調查與目標設定

經過篩選與對比，項目組將精益改善項目和精益提案流程電子化選為研究課題。通過分析現狀和必要性確定課題方向，建立臨時項目組并明確職責分工。實地調查目前所有相關流程并繪制流程圖，從流程中分析現有流程存在的所有問題并對問題進行規律性總結。設計線上流程圖，完成HORSE 工程中的梳理和優化工作，確定改善前指標水平，并根據指標設定改善后目標值，線上線下流程對比如圖1 所示。

圖1 改善項目和精益提案流程電子化線下流程與設計線上流程對比圖

通過分析發現，該項目大致存在以下5 點問題：一是申請表仍然需要通過紙質手續上報，存在浪費；二是各流程需要經過各相關單位精益專員和精益管理員多次匯總，重復工作較多；三是提案評審后不能自動轉換至問題庫，問題庫中的問題不能自動轉換至相關單位，更新需要人工分派；四是提案與問題庫數量在逐年增加，難免出現重復提案，無法查重，存在浪費且難以形成體系化的問題；五是缺少模塊化系統分析及優秀提案的推廣工作。項目組最終確定了精益相關流程電子化率為90%，流程簡化度為50%的目標。

（2）原因分析、對策制定與對策實施

項目組利用魚骨圖分析法結合流程四要素（執行人、動作、邏輯關系、時限）診斷法診斷分析出線下流程問題要因，主要有3 個方面：一是精益流程未體系化管理，造成打印紙張耗材浪費、人員走動浪費；二是各單位精益專員匯總及等待過程造成浪費；三是評審前匯總耗時長、查重工作難度大。

項目組根據分析出來的要因制定了2 種實施對策，并對對策進行對比得到對比結論，確定實施對策。根據對策結論制定實施計劃，如表1 所示。

表1 改善項目和精益提案流程電子化課題實施計劃表

公司依托企業門戶流程引擎模塊搭建流程，以建模引擎為知識庫共享模塊，將流程數據轉為報表數據。在流程引擎中按照方案設置的繪制流程圖，根據線下表單樣式設計線上表單樣式，確定表單字段長度和字段類型，最大限度地實現字段聯動和關聯，減少手工操作過多的現象。通過審批流程將信息自動轉換為知識用于評審，評審結果通過批導方式更新知識庫，將采納的提案轉為問題庫轉全員共享，實現HORSE工程的運行和信息化工作。

（3）效果評價與事后管理

經過一段時間的運行可以發現，采用該系統完成了預定的90%的電子化率和流程簡化度為50%的指標，定量成果從打印紙張、人員走動浪費、資料匯總3 個方面分析，來支撐項目實施效果。

事后管理模塊提出存在問題及改進計劃，持續改進，形成總結報告及技術文檔編寫工作，完成HORSE 工程的成果固化工作。

2.試行階段

典型案例試驗成功后，項目組選取1～2 個業務部門可實現無紙化電子化的業務進行推廣試行。試行階段從2019 年10 月開始到2020 年2 月結束。試行階段流程設計工作量大，要求組內成員嚴格按照“望聞問切”四步法，與業務部門深入溝通，確定課題，利用精益8D 分析法一步步進行分析處理，向既定的目標努力，保證流程設計的合理性和高效性。

試行階段將公司辦公室發布的《非密文件流轉審批流程電子化應用》和保衛處發布的《證件辦理（授權）審批流程電子化應用》文件作為研究課題進行電子化實踐與應用。完成10 個流程和8 個報表的設計與開發工作，實現了相關流程的無紙化率和流程簡化度，并實現了知識共享。

3.推廣階段

推廣階段從2020 年3—9 月，將該系統推廣到所有綜合辦公業務流程，基本實現全公司辦公流程電子化。通過1年多的項目實施，實現了13 個部門、37 個業務流程、22 個知識庫報表的業務流程電子化設計工作和知識庫建立工作。

4.典型案例

（1）開發典型案例

“型號產品臨時補料流程線上應用與實踐”是利用V 模型結合敏捷開發方式的成功典型案例。該流程在設計過程中啟用版本管理，將由流程變更引起的開發變更工作工作量和難度都降到最低，同時保留歷史數據，使流程有據可查。

（2）流程簡化典型案例

“合同評審與傳閱流程線上運行實踐”中的流程由線下遞進式轉變為線上并行式，流程簡化度為77%，大大提升了辦公效率，為科研生產管理電子化的典型案例，如圖2 所示。

圖2 合同評審流程電子化流程圖

二、實踐效果

1.定量分析

具體每個課題的無紙化率和流程簡化度如表2 所示。

表2 各課題目標實現情況表

綜合業務流程電子化實踐與應用目標完成情況對比如圖3 所示，可以看出，該項目很好地實現了預定的目標。

圖3 綜合業務流程電子化實踐與應用目標完成情況對比圖

2.定性分析

通過全體項目組成員的共同努力，項目實現了既定目標，11 項課題中有5 項目標實現了100%的無紙化率、5 項實現了95%的無紙化率。實現相關流程無紙化的辦公部門，節約了大量人力、財力、物力，有效降低了企業的運營成本，提升了企業的綜合業務辦公效率。同時知識庫建立實現了知識共享，提升了工作協同能力。

此項目的應用與開發經驗可推廣到公司康莊工業園區內網綜合業務協同辦公平臺。由于對流程引擎軟件不熟悉，電子流程在應用過程中偶爾會發生錯誤，還存在一些漏洞需要修改；此外，流程設計與設計者偏好關系緊密，未來需要形成統一的企業流程設計標準。后續在綜合業務流程電子化深入應用過程中，為保障應用效果，需事先制定開發設計標準，并按照標準進行設計，使得流程表單更加美觀，業務流轉更加順暢。