信息化管理在辦公室管理工作中的應用及作用

倪培佳

[摘 要]隨著移動互聯網、大數據、云計算等各類信息技術的發展，越來越多的信息技術被引入工作領域中，改變了人們的工作方式與工作環境，大大提升了現代社會各領域的工作效率。在單位的辦公室管理工作中引進信息技術，能夠進一步規范辦公室管理工作、優化管理工作方式與工作理念，強化單位內部建設，有效保證單位活力，促使單位能夠更好的適應外部社會的進步與發展，實現單位與社會的協同進步。文章簡要分析了辦公室管理工作的現狀，對信息化管理在辦公室管理工作中的應用和作用進行深入探究。

[關鍵詞]信息化管理;辦公室管理;云計算

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.24.186

辦公室管理工作是單位內部管理的重要內容之一，其包括檔案管理、印章管理、宣傳管理、后勤管理等，為了進一步創新單位內部管理方式，優化管理體系，單位就要緊緊跟隨社會發展步伐，將信息技術融入四個管理環節中，貫穿于單位辦公室管理工作始終，以此創新管理手段，解決傳統辦公室管理工作中存在的問題，提高辦公室管理工作的有效性。[1]

1 辦公室管理工作的現狀分析

在傳統的辦公室管理工作中，工作人員需要緊緊圍繞各項業務開展工作，是聯系工作基層人員與領導層人員的重要紐帶，是傳達與執行各項規章制度、標準的主體，是督促、檢查與落實各項工作的重要人員。在傳統的辦公室管理工作中，工作人員需要以手動的形式錄入各種文件信息與文本資料，信息資料主要是通過語言傳達的方式進行交接，銜接上下級，這種工作模式雖然能夠在一定程度上保證單位內部組織的運行，但是仍然存在一定的弊端，容易發生信息遺漏、表述不清等問題，且文件信息的可檢索性較低。隨著現代社會環境的發展與變化，傳統辦公室管理工作已經不適應現代社會的節奏與要求。[2]

在我國社會主義市場經濟水平不斷提升的今天，人們的生活水平日益提升，社會分工越發明確與精細，辦公室管理工作已經成為單位正常運營與發展的基礎工作內容之一。在現代社會中，辦公室管理工作發生了根本性變化，其工作職責、工作范圍、工作模式與服務對象均發生了較大的變化，加之信息技術快速發展，現代意義中的辦公室管理工作就是建立在信息技術基礎上的，能夠及時、全面、準確的處理單位各方面的信息與事務，從而維護單位內部的正常運營與管理。

在信息化管理理念下，辦公室管理工作特點主要體現于兩方面：一方面，辦公室管理工作方式現代化發展。在信息技術運用于辦公室管理的過程中，辦公室內的各項硬件與軟件設施不斷升級，更新速度加快，網絡系統、數據處理技術、內網機制等紛紛運用于辦公室管理工作中，體現出現代社會時代特點;[3]另一方面，對工作人員的要求更加嚴格。相較于傳統辦公室管理工作，信息化管理工作不僅需要工作人員能夠熟練運用計算機技術、靈活運用各類計算機軟件與硬件設施，還需要工作人員具有更高的政治素養和更強的責任心，在保持職業操守的前提下，不斷提升自身的修養和業務水平。

2 信息化管理在辦公室管理工作中的應用

2.1 檔案管理

檔案管理是單位辦公室管理中的重要內容之一。檔案資源主要是一個單位在適應各種職能性活動過程中逐漸形成的具有重要價值的資料與文件，其內容涉及廣泛，包括文書、科技、合同等多種不同的信息資料。對單位內部檔案進行信息化管理，能夠通過更多不同的形式保存大量的檔案資源，同時將這些檔案資源分門別類，按照一定規律進行保存，以便于更好的保護單位歷史活動資料，提高單位檔案利用率。在檔案管理信息化的過程中，能夠進一步轉變檔案管理人員的工作職能，調整檔案管理人員的工作方式，促使其能夠更高效的從事檔案資料的收集、整理、保存與調取工作，實現單位內部檔案在網絡平臺、內部管理系統上的共享與傳輸，促使單位其他部門人員能夠根據各自權限，通過計算機設備查閱檔案資料，節省大量檔案資料的查閱時間，進一步提高辦公室工作效率。[4]

在檔案管理中應用信息技術，是迎合國家大力發展電子商務、大數據行動計劃的重要舉措，也關系著單位檔案資源體系建設。舉例分析，單位高度重視電子檔案管理工作，針對龐大的業務數據，先行開發了業務電子檔案系統，全盤考慮檔案接收、整理、存儲、利用等，實現了現有業務系統與電子檔案系統的無縫對接。通過對業務系統傳輸過來的全程電子化資料的真實性、可靠性、完整性和可用性的“四性”檢測，形成了完整的電子檔案。在電子檔案“輕整理、重利用”的基本思路指引下，提高了人工整理的效率，節約了紙質檔案存放的空間，降低了單位的經營成本，解決了單位業務檔案量大、專業人員不足、場地不夠的突出問題。在檔案利用環節，上級主管部門、公檢法機關調取查閱檔案時，利用系統可以快速檢索出相關的檔案信息，并能夠確保關鍵業務環節的完整性，更好的體現了單位的管理服務水平。此外，可以通過優化系統功能，深度挖潛電子資料的內容屬性，進行大數據分析，為政府決策提供數據支持。

在檔案管理信息化發展的過程中，單位的檔案資料、文件形式之間不斷發生變化，檔案資料形式越發豐富，比如音視頻、網絡鏈接、圖片、壓縮包等均是現代社會單位檔案資料的呈現形式。這就需要工作人員能夠熟練利用辦公室OA系統，及時獲取各種形式的檔案資料與文件，對其進行有效處理與保存，以此保證單位檔案資料的真實性、完整性、時效性與實用性，進一步提升檔案管理的質量。[5]

2.2 印章管理

印章是單位經營管理活動中的重要構成部分，是單位管理人員行使各種職權、明確單位權利與義務關系的重要工具。印章管理是單位辦公室管理工作中的重要內容之一，做好印章管理工作，能夠保證單位運營穩定，在一定程度上規避運營風險，維護單位的合法利益。[6]在傳統的單位辦公室管理工作中，為了最大程度上規避印章丟失風險，往往設置了嚴格的印章授權審批流程與印章使用規章制度，印章申請人需要分別獲得部門領導、辦公室管理人員、單位決策人員的三層審核與批準。這種印章管理模式能夠在一定程度上避免印章丟失與濫用，維護單位自身利益，但是其審批流程較為復雜，需要各級領導均在場，若出現領導不在的情況，則難以經過審批，影響申請人的工作效率。在信息化管理模式下，單位可以將印章管理流程轉換成為OA系統審批的形式，促使申請人可以通過OA系統向上級申請印章的使用，同時各級領導也能夠突破空間障礙，利用手機等工具對其進行審批，進一步提升了單位印章管理效率，同時保障了申請人的工作效率，充分體現現代化管理理念下的印章管理的優越性。