基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)科研項(xiàng)目管理應(yīng)用探析

田瑞南 孫道青 李敏雪 劉佳贊 張健 叢雅娣

[摘 要] 為實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展，企業(yè)科研項(xiàng)目管理的信息化和數(shù)字化工作顯得尤為重要，ERP系統(tǒng)作為大中型企業(yè)強(qiáng)有力的系統(tǒng)管理工具，滿足了企業(yè)在科研項(xiàng)目管理中的特定需求。文章通過對企業(yè)ERP系統(tǒng)科研項(xiàng)目管理功能模塊進(jìn)行簡要分析，提出了ERP系統(tǒng)的深化應(yīng)用建議，使ERP系統(tǒng)與企業(yè)科研項(xiàng)目管理更緊密的結(jié)合，促進(jìn)了企業(yè)科研項(xiàng)目管理的規(guī)范化與合理化。

[關(guān)鍵詞] ERP系統(tǒng);企業(yè)科研項(xiàng)目管理;深化應(yīng)用

[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2021.23.086

1 引言

目前，ERP系統(tǒng)與企業(yè)科研項(xiàng)目管理的應(yīng)用需要不斷融合及優(yōu)化完善，ERP系統(tǒng)需要不斷深化應(yīng)用。通過對ERP系統(tǒng)應(yīng)用與企業(yè)科研項(xiàng)目管理的持續(xù)深化應(yīng)用分析，可以為提高企業(yè)科研項(xiàng)目管理的高效性和合規(guī)性提供有力支持，使科研項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)和實(shí)施流程更加合理，對提升企業(yè)科研項(xiàng)目管理內(nèi)部控制水平有著重要價(jià)值。

2 相關(guān)概念

2.1 科研項(xiàng)目管理

科研項(xiàng)目管理是指課題從項(xiàng)目申請、立項(xiàng)論證、組織實(shí)施、檢查評估、驗(yàn)收鑒定、成果申報(bào)、科技推廣、檔案入卷的全程管理。

2.2 ERP系統(tǒng)

ERP（Enterprise Resources Planning）是企業(yè)資源計(jì)劃的簡稱，它并不是生產(chǎn)流水線上的及時(shí)管理系統(tǒng)，也不是Office、Outlook之類的辦公室自動(dòng)化軟件，它是決策支持體系的基礎(chǔ)，強(qiáng)調(diào)對企業(yè)內(nèi)外部資源進(jìn)行優(yōu)化配置、強(qiáng)調(diào)資源預(yù)測、資源計(jì)劃、計(jì)劃執(zhí)行和執(zhí)行后評估的閉環(huán)管理。它是運(yùn)用信息技術(shù)將企業(yè)內(nèi)的資金流、物流和信息流進(jìn)行有效集成，將企業(yè)的財(cái)務(wù)、采購、生產(chǎn)、銷售、庫存和其他業(yè)務(wù)功能整合到一個(gè)信息管理平臺(tái)上，幫助企業(yè)綜合各種數(shù)據(jù)，孵化跨部門、跨源頭的分析，提升企業(yè)的決策支持效率和管理水平，使其協(xié)調(diào)運(yùn)作，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)績效最優(yōu)化，提高企業(yè)的競爭力。

2.3 ERP系統(tǒng)深化應(yīng)用

ERP系統(tǒng)深化應(yīng)用，是指ERP系統(tǒng)上線后，企業(yè)在應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步提高管理水平、增加核心競爭力，提出各種業(yè)務(wù)管理需求，并通過ERP系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)這些要求的過程。

3 ERP系統(tǒng)在企業(yè)科研項(xiàng)目管理中的現(xiàn)狀分析

在ERP系統(tǒng)的PS科研模塊中，圍繞企業(yè)科研項(xiàng)目管理目標(biāo)，主要是通過科研項(xiàng)目立項(xiàng)管理、項(xiàng)目成本計(jì)劃與預(yù)算管理、項(xiàng)目實(shí)施管理、項(xiàng)目完工管理等各階段在ERP系統(tǒng)中對應(yīng)階段的實(shí)現(xiàn)展開分析。

3.1 科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段

WBS科研項(xiàng)目立項(xiàng)管理，利用ERP系統(tǒng)PS模塊中的創(chuàng)建WBS工具，項(xiàng)目管理員以手工創(chuàng)建或通過復(fù)制系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)模板（或其他項(xiàng)目的部分結(jié)構(gòu)）在ERP系統(tǒng)中建立項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），為后期編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、預(yù)算、采購訂單、歸結(jié)成本和產(chǎn)生報(bào)表等提供依據(jù)。隨著項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)分析及審計(jì)的需要，為了實(shí)現(xiàn)WBS可以區(qū)分資金來源的目的，ERP系統(tǒng)中WBS最末層節(jié)點(diǎn)可設(shè)置為資金來源，即01國家資金、02集團(tuán)公司資金、03公司配套資金、04公司依托資金、05分（子）公司自籌資金5類。同時(shí)，為了滿足大型企業(yè)內(nèi)部各家分子公司內(nèi)部收入和內(nèi)部成本歸集需求，可創(chuàng)建內(nèi)部收入和成本節(jié)點(diǎn)，按利潤中心來歸集科研項(xiàng)目的成本與收益。同時(shí)，建議將項(xiàng)目立項(xiàng)書和協(xié)議書/合同書資料掛接到所創(chuàng)建的科研項(xiàng)目WBS下，為后續(xù)進(jìn)度和預(yù)算編制及實(shí)施管控、驗(yàn)收歸檔提供數(shù)據(jù)。

3.2 項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃與預(yù)算階段

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，利用ERP系統(tǒng) PS模塊中的WBS和網(wǎng)絡(luò)工具，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度控制功能。進(jìn)度計(jì)劃是為了使科研項(xiàng)目更好地、有序地執(zhí)行，必須對項(xiàng)目的詳細(xì)任務(wù)進(jìn)行細(xì)化，需明確詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。

預(yù)算管理，利用ERP系統(tǒng)中的預(yù)算可用性控制對項(xiàng)目的成本進(jìn)行嚴(yán)格的控制，項(xiàng)目預(yù)算是控制成本的基礎(chǔ)，預(yù)算管理也是科研項(xiàng)目管控的重點(diǎn)工作，項(xiàng)目一旦超預(yù)算將無法進(jìn)行成本記賬，尤其是在采購申請單的創(chuàng)建中更是需要系統(tǒng)中有對應(yīng)預(yù)算，否則將無法創(chuàng)建新的采購申請。

3.3 項(xiàng)目實(shí)施階段

物料及合同采購訂單管理，項(xiàng)目組在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建物料或合同采購訂單，可通過物料出庫或確認(rèn)分包合同執(zhí)行進(jìn)度歸結(jié)項(xiàng)目成本。

項(xiàng)目進(jìn)度確認(rèn)，通過ERP系統(tǒng)中的項(xiàng)目進(jìn)度功能，確認(rèn)項(xiàng)目實(shí)際工作進(jìn)度;項(xiàng)目進(jìn)度的確認(rèn)，對項(xiàng)目組全局把控項(xiàng)目能否按期完工至關(guān)重要，也是項(xiàng)目實(shí)施控制的關(guān)鍵。

預(yù)算變更管理，是項(xiàng)目管控中四大控制的重要工作，無預(yù)算或超預(yù)算都需要提交單項(xiàng)科目變更申請表。而在ERP系統(tǒng)中，收到獲批的變更申請材料后可以通過預(yù)算補(bǔ)充或者減少的事務(wù)代碼來完成，未經(jīng)過審批的預(yù)算變更申請，不允許在系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)算增減工作，以免造成預(yù)算失控風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 項(xiàng)目完工

在系統(tǒng)中體現(xiàn)項(xiàng)目完工環(huán)節(jié)時(shí)，如果項(xiàng)目在技術(shù)上完成，但未完成財(cái)務(wù)清算，可先考慮技術(shù)性關(guān)閉，更改項(xiàng)目用戶狀態(tài)為完工;待財(cái)務(wù)人員完成對項(xiàng)目清算和經(jīng)費(fèi)決算，且結(jié)題驗(yàn)收完畢后，才將項(xiàng)目的系統(tǒng)狀態(tài)設(shè)置為“關(guān)閉”。系統(tǒng)狀態(tài)一旦為關(guān)閉將無法進(jìn)行任何后勤和財(cái)務(wù)操作，特殊情況確需記賬時(shí)，則先取消系統(tǒng)關(guān)閉再取消技術(shù)性關(guān)閉，方可完成記賬。項(xiàng)目完工后，建議將項(xiàng)目完工資料掛接到科研項(xiàng)目WBS下，進(jìn)而完整完成一個(gè)項(xiàng)目的完工過程操作。

4 ERP系統(tǒng)在企業(yè)科研項(xiàng)目管理中的應(yīng)用建議

隨著ERP系統(tǒng)的實(shí)施，企業(yè)的生產(chǎn)和業(yè)務(wù)在流程、數(shù)據(jù)上都與之建立了密切的聯(lián)系。為了提高ERP系統(tǒng)與企業(yè)科研項(xiàng)目管理的適用性和有效結(jié)合，充分體現(xiàn)信息化價(jià)值，需要持續(xù)并積極推動(dòng)ERP系統(tǒng)在企業(yè)科研項(xiàng)目管理中的深化應(yīng)用工作。結(jié)合日常的科研項(xiàng)目管控和ERP工作經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)提出以下四條深化應(yīng)用建議。

4.1 建立ERP系統(tǒng)深化應(yīng)用組織機(jī)構(gòu)

要建立行之有效且穩(wěn)定的ERP系統(tǒng)深化應(yīng)用組織機(jī)構(gòu)，并給予該組織機(jī)構(gòu)成員相應(yīng)的職責(zé)和權(quán)利，以加強(qiáng)ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的地位。首先，如果是在企業(yè)信息化系統(tǒng)應(yīng)用不健全、信息化水平不高的情況下，員工對ERP系統(tǒng)應(yīng)用及系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量意識不高，領(lǐng)導(dǎo)的重視和檢查也是提高ERP系統(tǒng)應(yīng)用質(zhì)量的必要和有效的手段之一。其次，建議將關(guān)鍵用戶和最終用戶也納入組織機(jī)構(gòu)成員中，關(guān)鍵用戶和最終用戶是錄入ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的主要執(zhí)行人，未經(jīng)審核的數(shù)據(jù)直接錄入系統(tǒng)會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性差、報(bào)表失真結(jié)果，而關(guān)鍵用戶更是在ERP系統(tǒng)功能擴(kuò)展與分析、報(bào)表開發(fā)等各方面深化應(yīng)用工作中有著重要作用。因此，工作中應(yīng)注重對關(guān)鍵用戶和最終用戶隊(duì)伍的培養(yǎng)和建設(shè)，制定具體的措施和激勵(lì)制度來保持隊(duì)伍的穩(wěn)定性和連續(xù)性，使得ERP系統(tǒng)的深化應(yīng)用工作在人員上有保障，從而推動(dòng)和促進(jìn)ERP系統(tǒng)的深化應(yīng)用。