淺談基層單位檔案工作存在的問題及解決措施

摘要：社會經濟水平的不斷提升，要求各領域均能取得綜合化工作成果，因此，在基層單位的檔案管理中，應善于明確實際工作環節中出現的錯誤，同時，根據不足針對性調整工作計劃和策略，讓基層檔案工作的成效得以凸顯。實際上社會的發展和運行，要求各環節之間相互幫助、相互配合，以此增強總體經濟水平，促進社會綜合進步，因此，基層單位的檔案工作要注重自身的基礎性特征，要不斷健全工作成效，為社會發展提供最基本的保障。基于此，文章中主要分析了基層檔案工作中存在的不足和相關解決對策。

關鍵詞：基層單位;檔案工作;問題;解決措施;分析

前言：

經研究表明基層檔案工作開具的相關記錄、以及出示的相關證明可以直觀反映出基層單位的相關檔案員在工作中的真實情況和詳細問題，基層單位檔案工作中的態度和投入也會根據檔案管理成效、工作成效顯現出來。檔案是工作人員工作態度、業務熟練程度以及工作數量、工作質量的有效反映，具體工作中要結合實際需求，認識到檔案工作呈現的不足，并進行策略調整。以此，保障綜合工作時效性的提升，顯現出各方面工作能力。

一、基層檔案工作中存在問題的情況分析

（一）檔案工作的總計劃和相關總結出現短缺

主要呈現的特點是相關工作沒有列入到機關或者是主管部門的工作詳細規劃中。專職的檔案員，在工作中沒有細致的計劃，在年終沒有細致的總結[1]。

（二）檔案在交接環節中缺乏手續

上述問題主要是指交接手續的欠缺，主要呈現以下兩方面的問題。第一，檔案員調整交接工作時缺乏手續。第二，業務科在向檔案室交接不同檔案時缺乏手續[2]。

產生第一項問題的原因主要在于手續的不規范性。產生第二項問題的原因，主要在于基層單位缺乏對檔案交接手續的重視[3]。

盡管近幾年來監察、以及督導工作日益推行，但基層單位仍然缺乏對檔案管理工作的重視以及檔案記錄工作的重視。同時制度匱乏，在問題發生時沒有根源可以查找，長期以往導致檔案工作呈現出惡性循環狀態。

（三）檔案員在日常管理和工作中記錄出現短缺

檔案室日常工作中包含著“八防”內容，同時，要做好安全檢查和檔案的有效利用，但在實際工作中上述理念難以得到落實，記錄不健全、工作過程不規范，出現問題較多且復雜。記錄是指：檔案工作者要對各項會議和活動開展過程加以明確記錄，嚴防機械化、形式化方式的融入，嚴防由于記錄不健全，記錄過程過于機械而導致的漏記、錯記等現象。但由于記錄出現短缺，產生一定程度的負面影響。

（三）檔案宣傳工作出現短缺

宣傳過程可以有效讓基層檔案工作人員認識到自身工作的重要性。但是，基層單位僅重視工作效率的提升和數量的增多，對宣傳過程重視程度不夠，導致各方面的認知程度不強。

二、基層單位檔案工作出現短缺的相關原因

（一）思想不重視，檔案管理工作意識淡薄

在實際工作環節中，基層單位相關領導對檔案工作的態度以及對檔案記錄工作、管理工作的要求會直接影響工作人員的工作效率以及重視程度。由于領導的不重視以及氛圍的不健全，考核與檔案管理工作實際內容無關，同時，年底總結計劃中沒有涉及到檔案工作。進而影響工作效率，出現相關記錄工作、管理工作短缺的現象。

（二）檔案員兼職過多，更換過于頻繁

基層單位檔案工作人員還“身負重擔”——兼職較多，工作內容繁雜，導致工作效果打折扣。頻繁更換檔案管理人員，新的工作人員培訓較少，對崗位職責了解不多，造成了工作中的短缺現象。

（三）檔案員的個人素質影響

個人工作能力、個人素質會直接影響其在工作崗位上的表現。根據調查結果顯示，基層單位的檔案工作人員缺乏業務培訓，缺乏專業化的引導，因此，對相關業務知識不夠了解，難以秉承單位實際工作需求完成工作。再者，由于個人素質和專業化能力的欠缺，直接導致檔案記錄工作成效的短缺。

三、基層檔案工作提升成效的方法

（一）要規劃工作標準

在實際工作環節中，應秉承制度提升成效的思想意識。即：要通過不同工作需求規范管理制度和管理方案，在總結及考核過程中，將檔案管理工作人員的表現納入其中。此外，檔案管理人員要明確要求，執行“八防”任務。即：字跡要規范、管理模式要清晰、相關工作內容要完整高效等。以完善的管理制度推動“無形的戒尺”貫穿于工作始終，提升工作成效。

（二）要加大人員培訓

工作人員的個人素質會直接影響工作效率、工作成果的高低。因此，在基層單位進行檔案工作的環節中，應注意人員的合理有效培訓。即：新參與工作的人員，也要通過有效的考核形式，以此獲取上崗資格。在崗位人員進行調換的過程中，要及時做好交接工作。培訓要以月、周為單位展開。即：在工作任務較輕時，要組織相關人員抓住任何時間完成培訓和學習，提升專業化技能。

（三）要健全溝通機制提升工作效率

良好的溝通是保證工作成效提升的前提。在檔案工作中各個關節上的工作人員之間也要保證良好的溝通。在問題發生時，各個環節要合作查找原因;在工作展望時要基于不同部門的能力考量，促進檔案工作領域的發展和服務質量的提升。

結語：

綜上所述，在經濟社會不斷發展的今天，檔案管理工作也應跟隨時代的腳步，在問題分析的基礎上多角度的優化工作策略。同時，在檔案記錄短缺，明確情況的前提下，要設計出合理的應對對策和工作模式，讓錯誤減少，進而保障工作效率提升。上述形式也會促使相關工作人員認識到自身工作的重要性，不斷在日常發展和工作環節中融入新鮮策略，提升自身的工作水平，能夠以此保障檔案工作的順利展開。相關人員把握住契機，增強工作實效性會有效增強檔案管理工作的服務質量。

參考文獻

[1]李卓妮.企業檔案部門職能定位優化研究——基于航天科技檔案部門機構設置與職能發揮基本情況調查[J].浙江檔案，2021（02）：58-59.

[2]常大偉，吳敏.基層單位檔案制度執行力建設的問題與對策——基于基層人民法院訴訟檔案管理實踐的分析[J].北京檔案，2020（05）：31-33.

[3]徐春艷.立足市情擔重任 主動作為謀突破 奮力推進檔案通聯發行工作再上新臺階[J].黑龍江檔案，2019（05）：41.

姓名：仇莉麗，女，漢，1979.11，江蘇武進，辦公室副主任（檔案館員），本科，研究方向：檔案及檔案信息化管理 。