新時期加快企業檔案信息化建設的措施

李慧

摘要：在企業內部的檔案管理環節中，信息化建設是當前企業的關鍵工作，依托現有的網絡技術和通信技術，可以建立一套系統且完備的檔案管理體系，從而為企業更好地開展檔案工作服務，提升檔案的保密性和安全性，降低工作人員的工作壓力，實現更加高效的管理。從某種程度上來說，檔案信息化建設可以為企業核心競爭力的提升提供源源不斷的信息支持。

關鍵詞：企業檔案;信息化建設;措施

1信息化對企業檔案管理的影響

在較長時間內，企業檔案管理都在運用過時的管理方法，此種模式在管理的各個環節中都存在弊端。傳統的檔案管理方法多是紙質保存，其管理方法落后，核心工作在于采集、存儲等基礎業務環節，注重檔案資料的安全性卻忽視了開發使用工作的開展。大部分企業檔案的使用者并非檔案管理人員，對企業檔案的具體情況缺乏很好的了解，再加上檢索工具比較落后，查閱工作經常無從著手，導致工作效率大大降低。傳統檔案的管理方式效率低、用時長，嚴重限制了企業檔案管理工作的正常進行。

信息化是目前各個領域的發展趨勢，已經滲透到人們生活的各個方面，信息技術無處不在，具有強大的影響力，檔案管理工作也不例外。電子檔案逐漸取代了紙質檔案，具有更加明顯的優勢，使檔案的查詢與調取更為便利，存儲起來可以節省大量空間，但需要通過對應的軟硬件才可實行有效管理。檔案管理人員還可以進行加工開發，讓使用者借助計算機網絡隨時隨地獲取檔案資料，極大提升了檔案的利用率。在檔案保密方面，要借助安全保密防護措施確保電子檔案資料不被篡改、破壞，同時也要落實好“九防”工作，全方位保證檔案資料的安全。

2加快企業檔案信息化建設的有效措施

2.1加強基礎設施建設，確保信息安全

基礎設施主要包括檔案信息網絡系統以及檔案數字化設備，系統與設備的建設與完善能夠實現信息傳輸、共享的目的，只有在信息網絡足夠先進與完善的情況下，才能使檔案信息發揮出其所具備的基本價值，促使效益進一步提升。建設基礎設施時，需科學應用數字化的檔案信息，以達到檔案的安全管理，在選擇基礎設施時，盡可能采購國有品牌，便于后期維護，同時還需確保設備具有自主的知識產權。檔案部門需基于網絡建設，對服務對象與范圍進行歸類，并使用物理隔離方法，為檔案信息化構建出外網與內網系統，保證二者能夠獨立運行且不受影響，以此提高檔案信息系統的安全性。此外，加強對掃描儀、打印機等設備的監管，避免數據被盜取。需為檔案信息系統配置與之相配套的殺毒軟件，并制定相關的管理制度，要求系統運行與管理人員明確崗位職責，在保證信息安全的情況下，推進檔案信息化建設工作進程。

2.2重視人才隊伍建設，提高工作效率

企業需明確檔案部門應行使的職責與權力，同時掌握在檔案信息系統中，所存有的檔案信息數量，以及現階段企業檔案開發、利用、建設的現狀，為檔案信息建設配置相應數量的檔案人員。并要求檔案人員具備專業技能以及道德素養，對于檔案信息中的內容做到不泄密、不外傳。同時，還需具有極高文化素養，對于檔案基礎理論知識、文史知識以及網絡知識等也需達到熟練掌握，以此保證檔案人員能夠將檔案相關的政策法規以及所掌握的知識科學的應用到實際工作中，促使檔案工作效率得以提升。

通過宣傳或培訓檔案政策法規的方法，進一步強化檔案人員的管理意識，使其能夠認識到該項工作對于企業發展與管理中的重要性，并建立完善檔管領導體系，該體系的設立可以監督、檢查并考核企業領導對于檔管信息化建設工作的態度以及重視程度，實現檔管工作管理水平的提高。此外，還需強化檔案人員的服務意識，定期組織有關于職業道德的教育培訓，對服務方法不斷優化與完善，促使服務質量得以提升，并在服務過程中，深入了解用戶需求，提高服務效率的同時加快企業檔案信息化建設進程。

2.3抓好信息建設安全，防范安全風險

首先，從管理角度出發防范安全風險。落實檔案安全保障、以企業員工為主體的建設原則，強化企業檔案管理人員的防范意識，確保檔案信息安全的同時提高檔案信息化建設效率。開展建設工作時，需重視工作人員專業技能以及安全教育的培訓，并要求其形成風險防范的工作思想，通過向其灌輸檔案安全思想，告知檔案安全的重要性，促使其更為主動的對各類風險進行分析與預判。同時，建立針對各項工作的制度，以保證工作過程更具規范性、高效性，實現工作各環節的優化。

其次，以設備角度出發防范安全風險。安全是檔案信息化建設的關鍵內容，而設備的應用與支持，是保證檔案安全的重要前提。對此，技術人員需打造出更為安全的設備，為檔案信息系統設立防火墻、入侵檢測等，針對一些需采購的設備應加大投資力度。此外，還需確保設備運作安全，實時監管服務器、網絡設備等，針對存在運行障礙或潛在風險，需及時進行處理。最后，從技術層面出發防范安全風險。借助物聯網技術，實時監測檔案的動態，保證檔案安全。同時，加大對信息安全技術的應用力度，促使檔案安全得以保障。并分析安全域，在對其進行劃分后，實行分模塊管控，在此過程中，合理應用互聯網、局域網，以達到由信息技術帶來的檔案安全保障。

所以，企業管理部門需要加大力度開展信息收集工作，并多渠道地進行充分且有效率的信息收集，同時做好歸類整理和再挖掘，篩除無效零散的檔案信息，確保遴選出的檔案信息具有有效性和規律性。相關的檔案管理部門要通過科學有效的方法，對信息進行多方面的整合、挖掘、再排列，以保持各類信息的有效性和有序性。同時，企業檔案管理工作者也需要確保信息的安全性與完整性，以免造成檔案的流失或泄露。

結束語：

綜上所述，企業檔案能夠對企業的管理決策、資金周轉、技術改進、人員管理等工作進行真實且全面的記錄，這對于企業來說是非常關鍵的。檔案管理信息化建設能夠使檔案管理工作的模式、流程得到較大程度的優化?，F階段，隨著信息技術和互聯網技術的不斷發展，企業檔案管理信息化建設的水平對企業的發展具有重大的影響，檔案管理信息化工作已經成為未來企業檔案管理的主要發展方向。

參考文獻

[1]劉娟，萬諾諾.新時期企業檔案信息化建設思考[J].辦公室業務，2019（24）：109.