關于行政處罰案卷管理的信息化趨勢

劉開明

摘要：行政處罰類案件檔案是行政機關在行政處罰案件中履行職責形成的。傳統的檔案管理是根據有關規定裝訂成冊的簿籍。信息化將合理利用信息技術，兼并傳統的紙質檔案，從而建立更好的行政處罰檔案案卷，更能保證案卷的真實性和完整性。本文通過分析行政處罰檔案管理的現狀，針對性地列舉幾點加強檔案管理信息化建設的措施建議。

關鍵詞：行政處罰;檔案管理;信息化

前言：

高效地利用信息技術，從而發揮對檔案管理的積極作用，兼并傳統的紙質檔案管理模式。在具體的行政處罰檔案管理工作中，信息化技術的合理有效應用不僅可有效減少傳統檔案管理風險及失誤，而且還能進一步實現檔案信息資源的長期儲存，充分幫助企業、社會及國家節省社會資源，深入挖掘行政處罰類檔案管理的的應用價值。

一、傳統行政處罰案卷的檔案管理

傳統行政處罰案卷的檔案管理中，行政機關在整個行政處罰過程中形成的已辦理完畢的具有儲存和參考價值的各種形式的歷史材料，主要內容有：立案呈批表、當事人提供的身份證明材料、物證材料、調查筆錄、現場相片、鑒定結論、調查報告、聽證告知書、行政處罰決定書、結案報告等。缺少其中任何一種資料，就無法形成一個完整的行政處罰案卷。

行政案件文字材料在立卷歸檔前需要案卷管理人員經過嚴苛的審核，案卷材料中名字漏簽、錯簽、材料缺失等問題，需要退還給有關人員進行補充完善。

行政處罰案卷資料收集審核后需要檢查是否有漏頁、錯頁，逐頁編印頁碼，制作案卷封面，最后上機裝訂。裝訂遵循嚴苛的要求進行裝訂，立卷人及檔案管理部門加蓋騎縫章。案卷標注總頁碼，加蓋檔號章。

最后在案卷資料歸檔后，按檔案管理要求統一收歸檔案室保存。傳統行政處罰案卷管理工作具有很強的規范性、程序性、嚴肅性。

二、現代行政處罰檔案管理信息化概述

信息技術幾乎成為日常生活中所不可或缺的一部分，因此行政處罰檔案管理建設工作離不開信息化。行政處罰檔案信息資源中的記錄可真實且全面地還原事件。行政處罰檔案管理信息化將利用信息技術開展工作，將傳統模式下的紙質檔案載體轉變為電子檔案，提高檔案管理工作水平的同時，將檔案信息化的應用價值發揮出來。

在當前新時代背景下，檔案管理信息化是行政處罰檔案管理工作的主要載體，因此積極利用現代化技術手段完善行政處罰檔案管理的工作模式。

三、行政處罰檔案信息化管理的現狀

3.1、檔案管理人員信息化意識及水平薄弱

目前，仍然有很多檔案管理人員沒有認識到檔案信息化的積極性，并片面地認為信息化檔案并不安全。傳統的檔案管理觀念根深蒂固，導致在應用和實踐信息技術時嚴重缺乏主動性和信任度。

因此現代社會需組建出可熟練應用信息技術的檔案管理團隊。但就當前的檔案管理工作看，從事這一行業的檔案管理高科技人才的數量少。檔案管理人員對檔案管理信息化建設工作存在片面的理解和認識，并依賴于自己以往的檔案管理經驗，不能熟練地操作現代化的檔案管理設備與檔案管理系統。檔案管理人員的專業水平存在著局限性，制約了檔案管理信息化建設任務的順利實施，甚至會在檔案管理模式的過程中浪費大量資源。

3.2、檔案管理不規范

如想保證行政處罰檔案信息化管理工作的順利開展，必須結合當代社會的建設和發展要求打造出功能完善且具有較高執行力的信息化管理制度。但就當前的檔案管理工作情況看，存在十分明顯工作重復、資源浪費、工作量繁瑣復雜等問題，這將導致信息系統軟件在應用的過程中受到較大的阻礙。部分現代行政處罰檔案管理信息化程度較低，現有的檔案管理部門未具備完善的設施等問題阻礙了檔案管理信息化建設任務的順利完成。

四、現代信息化檔案管理發展的措施建議

4.1、加大對行政處罰檔案管理信息化的支持力度

完善基礎硬件設施的同時，打造出適用于行政處罰檔案管理信息化建設的工作環境，盡可能地減少不必要的資源浪費與成本支出。定期對檔案管理信息化建設工作所需 應用的基礎硬件設施進行檢查和維護，使其能處于正常的運行狀態，在現有的基礎上提高檔案管理信息化的工作效率;

其次，在保證相關基礎硬件設施功能完善性的同時，為能確保檔案管理信息化建設任務的高效率開展，相關檔案管理部門要構建出一套行之有效的檔案信息化管理制度，以此保證檔案信息資源的真實性、完整性以及可靠性。

4.2、保證檔案信息資源的安全性

檔案管理的信息化建設同樣還要保證檔案信息資源的安全性。為此，檔案管理部門應根據檔案資源的使用需求加大安全保護力度。在計算機系統內安裝高級防火墻，并及時更新病毒數據庫，針對計算機系統的運行狀態進行實時監控，將其中可能存在的安全隱患查除，保證檔案管理系統運行的穩定性;此外，行政處罰檔案管理部門還需用互聯網與大數據技術對現有的檔案信息數據進行分級別式的加密處理，

4.3、積極培養信息化檔案管理人才

由于行政處罰檔案管理的信息化建設是一項內容復雜且周期較長的工作，在檔案管理信息化建設工作中，需面向檔案管理人員組織培訓活動，不僅在其中引入現代化信息技術的教育內容，同時還要著重強化檔案管理人員的道德水準，相較于其它部門的工作而言，行政處罰檔案管理工作具有極強的嚴謹性、專業性等特點，需檔案從業者在高效完成信息化建設任務的同時做到高度保密。

五、行政處罰檔案管理信息化的發展趨勢

在現階段的檔案管理信息化建設工作中，由于行政處罰檔案管理信息化需面對海量的資源信息，如何能幫助檔案信息的查閱者更加精準、快速地獲取檔案資源，是檔案管理部門需立即解決的任務。為此，行政處罰檔案管理的信息化建設應盡快實現目錄資源的整合。在此基礎上，檔案資源的查找者和使用者只需在系統內輸入關鍵詞即可。

六、結束語

綜上所述，在當前的時代背景下，行政處罰檔案管理的信息化建設已成為行政處罰現代檔案管理的必由發展之路，在檔案信息化建設工作中，需積極整合多方資源打造具有可行性的檔案管理制度，組建高水平、高素養的信息化檔案管理團隊，深度挖掘檔案資源的應用價值

參考文獻

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