檔案信息管理系統與OA系統的合成研究

楊俊萍

摘要：如今，我國已經進入了網絡信息時代，計算機技術的不斷成熟，帶動了多種產業的發展，對我國多個領域產生了重大的影響。其中，在各大企業的信息化管理中，檔案信息管理系統、OA系統均已經陸續得到使用，并且在數據處理方面展現出了較大的應用優勢。不過，唯一不足之處在于目前許多企業中的兩大系統無法結合，導致各系統中的數據信息無法分享，這對于企業信息化的建設而言是急需突破的難點。我們需根據兩大系統合成的需求，制訂科學、合理的設計方案，確保其具有較高的使用價值。

關鍵詞：檔案;信息管理;OA系統

一、企業檔案信息管理系統與OA系統合成的需求分析

1.數據轉換與存儲需求

企業檔案信息管理系統與OA系統中存在大量的數據信息，若采取一定的方式，將兩種系統進行合成處理，那么意味著這些數據可以在任何某一個系統中搜索出現，對于數據使用者來說，這種舉措無疑更為便利快捷。在具體的數據轉換與存儲過程中，可以將公文的詳細信息在企業檔案信息管理系統數據庫中錄入，所涵蓋的內容有編號、公文的標題、發表時間、單位等信息，在這些信息錄入后，對字段、電子公文的格式進行設置，后將文字內容、圖像信息等進行存儲，將其放在特定的文件夾中，以便后期快速尋找與使用。針對公文數據、電子數據的歸檔方式，可采用實時歸檔的方式，也可以定時歸檔。其中，在定時歸檔前需要將歸檔的具體時間進行設置，以便系統自動完成歸檔。

2.系統的穩定運行、數據存儲和傳輸安全

在系統數據使用過程中，必須加強數據的保護。需要注意的是，數據的保護不僅涉及在原有數據的保護方面，對于數據的傳輸、使用、儲存過程中，也需要進行保護，確保數據內容的完整性和真實性，從而提高數據的使用效率，發揮其真正的應用價值。另外，企業檔案信息管理系統與OA系統運行穩定性狀態的維持，也是數據保護的一種體現。我們這個是國企單位里的檔案系統，不涉及學校，改為“如果把企業比作學校，那么信息系統中的數據就是學校以及學生的各種信息。學校理所當然要保護好學生的各種信息。同理，必須做好系統的保護，避免數據遺漏或者遭受損壞，從而影響到數據的正常使用，給企業帶來不必要的麻煩與損失。”

二、企業檔案信息管理系統與OA系統的合成方案設計

1.聯機傳輸文檔的歸檔數據庫傳輸方式

在企業檔案信息管理系統與OA系統合成方案設計過程中，想要實現兩者無縫連接，在聯機傳輸文檔歸檔方式的應用中，需要借助一定的技術手段來實現。在網絡傳輸技術的支持下，設置數據接口程序，將電子公文數據向企業檔案信息管理系統中進行傳輸并完成數據的整理。具體操作方法為：將接口程序在OA系統中進行設置，后在用戶頁面中顯示“歸檔”，在點擊按鈕后，進入到了檔案信息管理系統的數據庫中。隨后，相關技術人員可以通過操作，將電子公文中的數據信息存儲在數據庫當中。在數據歸檔后，便會顯示“文件處理已結束”這一頁面，后再次出現“歸檔”按鈕。需要注意的是，兩次歸檔按鈕只能是具有導出數據權限的人才能看到并點擊。等到全部操作結束后，便完成了OA系統中數據的歸檔處理，很好地實現了兩大系統中數據的融合。從具體的操作流程上來看，操作方法比較簡單，且容易操作。

2.數據庫傳輸歸檔方式

企業的信息化建設應做到與時俱進，正視自身存在的問題，并尋求相應的解決措施。另外，使用現代化信息技術手段，建設數字化企業，對企業檔案信息系統進行不斷完善，提高整個系統的技術含量與應用價值，使其更好地服務于企業檔案管理。另外，針對企業不同的管理部門，包括人事管理、教務管理、辦公自動化管理等，將其設置為系統的功能模塊，并對各模塊數據庫中數據資源的共享范圍進行設定。為確保各個部門所使用的資源都能夠互相交換、共同分享，可將其劃分為系統中的子系統，不論是數據的集成還是補充，均能夠很好地展現。

三、企業檔案信息管理系統與OA系統合成的實現

1.保證企業信息管理系統與OA系統的協調統一

要想真正確保電子文檔實現傳輸的時效性和安全性，那么第一步就應該動態、全方位管理電子文檔的形成過程。為此，我們可以根據中國現代檔案學者研究出的“四分法”將電子文檔的形成過程分成以下三個步驟。一是文件的形成，二是文件被真實的使用和暫時保存，三是文件的長期保存。首先，為了保證四分法的安全完成，需要企業制定嚴格的制度以及進行保密處理的技術支持，然后根據制度和技術來進行全方位的監控管理;其次，在電子文檔形成之前做好前端控制，然后在將其運用到企業信息管理系統與OA系統中去;最后，在運用一定的原理將文檔進行分類編碼處理。不是說四個步驟，第四個哪去了，而且標題說的是保證企業信息管理系統于oa系統的協調統一，你這寫的是保證電子文檔傳輸的時效性和安全性

2.制定個性化的保管方式

由于電子文檔具有安全穩定性不足、對技術問題太過依賴、容易被他人修改和容易受系統的限制等特征，所以進行安全性管理時需要針對性地進行個性化的保管。為了能夠制訂個性化的保管方式，企業可以將電子文檔進行多層次的雙套保管方案，讓其不僅可以以電子版的方式存在也可以以紙質的方式存在，而這種保存方式確保了資料的安全性。在進行多層次的雙套保管中可以選擇進行電子雙套保管，一份電子版文件進行秘密保存處理，一份平時使用。當然，也可以選擇進行異地儲存管理，因為這種管理方法能夠有效解決在不可抗力條件下形成的電子文件丟失。另外，企業也可以采用實時云備份和數據轉移的方法，這兩種方法都可以有效避免人為因素導致的電子文檔的丟失和更改，能夠在很大程度上增強電子文檔的可靠性。

結語

當今時代發展中，信息化技術的應用仍在許多領域中占據主導地位，在數據信息的整合、處理、分享等過程中，為用戶提供了多種信息資源的獲取路徑，同時也方便了用戶對數據的使用。針對企業的建設，信息化技術仍發揮著重要作用。基于企業檔案信息管理系統與OA系統所具備的應用優勢，實現兩者的結合，是企業信息系統建設力度增強的表現，也是一項利于企業發展的重要舉措。因此，企業應結合自身的實際發展情況，采取恰當的方式，對信息化系統的合成方案進行規劃，并將其投入使用當中，充分展現其真正的應用價值。

參考文獻

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