學(xué)生事務(wù)信息化管理的初探

焦鈺環(huán)　杜艷　荊彥超　柳芊璞

摘要：當(dāng)前很多學(xué)校存在學(xué)生日常事務(wù)性工作辦理效率低下的問題，現(xiàn)可通過開發(fā)公眾號(hào)來有效解決。本文以G高校Y學(xué)院為例，對(duì)其“掌上YW”公眾號(hào)的開發(fā)與使用進(jìn)行研究，以期讓該學(xué)院的學(xué)生事務(wù)的管理更加系統(tǒng)化、規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：掌上YW;信息管理;公眾號(hào)

學(xué)生事務(wù)管理，是指對(duì)學(xué)生非學(xué)術(shù)型活動(dòng)以及課外活動(dòng)的管理。伴隨著信息時(shí)代的到來，學(xué)生事務(wù)管理不僅要實(shí)現(xiàn)專業(yè)化和系統(tǒng)化，更要結(jié)合時(shí)代的需求實(shí)現(xiàn)信息化。G高校Y學(xué)院故開發(fā)“掌上YW”微信公眾號(hào)平臺(tái)對(duì)學(xué)生事務(wù)信息化管理進(jìn)行初步的探索。

一、學(xué)生事務(wù)信息化管理現(xiàn)狀分析

（一） 國內(nèi)高校現(xiàn)狀

目前很多高校都對(duì)學(xué)生事務(wù)管理信息化建設(shè)進(jìn)行了探索和嘗試。例如，遼寧某職業(yè)學(xué)院在實(shí)行信息化建設(shè)時(shí)，使用“釘釘”來實(shí)現(xiàn)“智能請(qǐng)假”、“學(xué)生寢室管理”、“學(xué)生德育成績推送”等。此外，楊莉在《淺析 “移動(dòng)數(shù)字校園”的應(yīng)用開發(fā)平臺(tái)》一文中也對(duì)“移動(dòng)數(shù)字校園”的開發(fā)提出了一些思考和建議。

（二）國外高校現(xiàn)狀

美國、日本等發(fā)達(dá)國家在學(xué)生事務(wù)管理方面的研究已經(jīng)有了相對(duì)完善的理論體系，但關(guān)于學(xué)生事務(wù)的信息化管理研究還較少。國外高校通過設(shè)立學(xué)生事務(wù)管理協(xié)會(huì)或?qū)W生事務(wù)辦理大廳的方式，對(duì)高校學(xué)生學(xué)習(xí)、生活等方面進(jìn)行管理。

（三）G高校Y學(xué)院現(xiàn)狀

G高校是一所普通高等本科院校，Y學(xué)院為其二級(jí)學(xué)院。由于剛進(jìn)校的學(xué)生對(duì)辦公軟件不熟悉，在填寫材料時(shí)常出現(xiàn)格式錯(cuò)誤，導(dǎo)致材料審核不過關(guān)，返工次數(shù)增加，不僅占用學(xué)生學(xué)習(xí)和課余的時(shí)間，還浪費(fèi)紙張和金錢。所以Y學(xué)院需要利用信息化管理來提高學(xué)生的學(xué)籍管理、收發(fā)材料、安全保衛(wèi)等多個(gè)方面的工作效率。

二、“掌上YW”平臺(tái)

（一）“掌上YW”平臺(tái)簡介

“掌上YW”平臺(tái)，是G高校Y學(xué)院為處理學(xué)生事務(wù)而設(shè)立的微信公眾號(hào)平臺(tái)。平臺(tái)涉獵范圍較廣，包含學(xué)生思想教育、生活、學(xué)習(xí)等板塊。可在線上完成會(huì)場(chǎng)簽到、線上學(xué)習(xí)、活動(dòng)報(bào)名、文件收發(fā)等事務(wù)。

（二）內(nèi)部功能

1、會(huì)場(chǎng)簽到

G高校Y學(xué)院經(jīng)常會(huì)安排教學(xué)實(shí)踐周或?qū)W習(xí)交流周，需要將學(xué)生的學(xué)習(xí)地點(diǎn)從教室轉(zhuǎn)移到交流的會(huì)場(chǎng)中。因參會(huì)場(chǎng)地大、參會(huì)學(xué)生人數(shù)多，導(dǎo)致各班級(jí)組織點(diǎn)名的難度大大增加。為解決這一問題，“掌上YW”平臺(tái)設(shè)有“會(huì)場(chǎng)簽到”功能，該功能不僅可以定范圍、定時(shí)間還可以收集學(xué)生在會(huì)場(chǎng)的照片證明，簽到、簽退只需一分鐘。

2、 線上學(xué)習(xí)

為提高學(xué)生的學(xué)習(xí)效率和靈活學(xué)習(xí)方式，G高校Y學(xué)院會(huì)不定期的發(fā)放調(diào)查問卷或組織不同類型的線上學(xué)習(xí)和知識(shí)競(jìng)賽。“掌上YW”平臺(tái)設(shè)立線上學(xué)習(xí)板塊，學(xué)生通過“小小答題”完成學(xué)習(xí)。“小小答題”功能齊全，問卷生成快速，學(xué)生在選擇選項(xiàng)后可及時(shí)獲取正確答案，管理人員也可在后臺(tái)及時(shí)掌握學(xué)生答題的情況。

3、活動(dòng)報(bào)名

G高校Y學(xué)院擁有豐富多彩的學(xué)生活動(dòng)，如“校園歌手大賽”、“運(yùn)動(dòng)會(huì)”等。Y院在擁有“掌上YW”平臺(tái)之前，采用填寫在線文檔的方式進(jìn)行報(bào)名，但會(huì)出現(xiàn)信息不全、信息被篡改等問題。“掌上YW”平臺(tái)內(nèi)部設(shè)立“活動(dòng)報(bào)名”專欄，不僅可以解決以上問題，還可以有效減少活動(dòng)周期長、結(jié)果公示慢等情況。

4、 文件收發(fā)

在G高校Y學(xué)院的學(xué)生日常管理中，常需要采集學(xué)生們的各種信息，由于學(xué)生對(duì)辦公軟件不熟悉，導(dǎo)致表格填寫的格式不合格，需要學(xué)生不斷的進(jìn)行修改。通過“掌上YW”平臺(tái)，學(xué)生可以快速獲取自己所需表格的源文件，根據(jù)樣表填寫表格內(nèi)容，這樣就會(huì)大大降低錯(cuò)誤率。

5、作業(yè)收取

G高校Y學(xué)院在核實(shí)學(xué)生線上學(xué)習(xí)完成率時(shí)，需要收集截圖來作為材料支撐。“掌上YW”平臺(tái)設(shè)有班級(jí)管理，可下發(fā)“收取作業(yè)”的任務(wù)，學(xué)生可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上傳附件。平臺(tái)會(huì)設(shè)置自動(dòng)提醒，可以有效減少學(xué)生錯(cuò)過通知的現(xiàn)象。

三、平臺(tái)建設(shè)存在的問題

（一）平臺(tái)板塊有待拓展

在“掌上YW”平臺(tái)開發(fā)建設(shè)的過程中，我們也遇到了一些問題。例如，學(xué)生的部分需求在平臺(tái)內(nèi)部沒有設(shè)立，還有學(xué)生不會(huì)下載附件等。為方便學(xué)生的使用，平臺(tái)后續(xù)將會(huì)設(shè)立“關(guān)于平臺(tái)”和“留言”的板塊，不斷更新學(xué)生的問題并給予反饋。

（二）辦公流程有待更新

“掌上YW”平臺(tái)的建設(shè)與運(yùn)行，需要得到學(xué)院、老師以及各類學(xué)生組織的支持和積極配合，以形成新的辦公流程和辦公體系。下發(fā)通知盡量內(nèi)容簡潔明確、步驟清晰、便于學(xué)生理解，學(xué)生才可以更好的配合辦公室完成各項(xiàng)任務(wù)。

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為我們的生活帶來了更多便利，而學(xué)生事務(wù)管理的信息化，可以為學(xué)生帶來學(xué)習(xí)和生活上的便利。公眾號(hào)的申請(qǐng)難度低、操作簡單，是Y學(xué)院實(shí)現(xiàn)簡易“數(shù)字校園”的最佳手段。

結(jié)語

綜上所述，經(jīng)過初步的探究，學(xué)生事務(wù)信息化管理具備可行性，可使教師與學(xué)生組織的辦公更加便捷。

參考文獻(xiàn)：

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課題：學(xué)生事務(wù)信息化管理應(yīng)用開發(fā)—以貴州師范學(xué)院音樂舞蹈學(xué)院為例，審批單位：貴州師范學(xué)院（2020DXS118）