高校實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的思考

王晨蕾 上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院財(cái)務(wù)處

自2016年1月1日，新版《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》正式開始施行。電子會(huì)計(jì)檔案從此具備了堅(jiān)實(shí)的法律基礎(chǔ)，電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理后，具備了法律效力的確保。隨著信息化水平的不斷提升，電子會(huì)計(jì)資料如電子發(fā)票等數(shù)量大幅增加，正逐漸取代紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料，因此，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、加強(qiáng)精細(xì)化管理的必經(jīng)之路。

一、高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

高校會(huì)計(jì)檔案真實(shí)記錄和反映了高校進(jìn)行經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)時(shí)發(fā)生各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來，是高校財(cái)務(wù)管理工作的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和有機(jī)組成部分。高校會(huì)計(jì)檔案中的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料能為高校制定經(jīng)濟(jì)計(jì)劃、組織經(jīng)濟(jì)建設(shè)活動(dòng)、做出經(jīng)濟(jì)決策、開展財(cái)務(wù)工作提供數(shù)據(jù)支持，會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整能為高校發(fā)展與決策奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。而在互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的情況下，高校會(huì)計(jì)檔案管理存在一些問題：

(一)管理模式落后

大部分高校仍沿用傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理路徑，學(xué)校會(huì)計(jì)檔案涵蓋了會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

以Y學(xué)院為例，2020年會(huì)計(jì)憑證共計(jì)39 341筆，裝訂財(cái)務(wù)憑證1 718本，涉及附件391 221張，數(shù)量較之前有較大增長(zhǎng)。隨著學(xué)校審計(jì)工作力度的加大，查詢檔案的次數(shù)也與日俱增，2020年學(xué)校外部查閱會(huì)計(jì)檔案 21 次，涉及會(huì)計(jì)憑證 1 205筆；而查閱檔案時(shí)都需經(jīng)過經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)處主管人員及檔案管理人員簽字確認(rèn)后方可調(diào)閱，然后根據(jù)庫房標(biāo)注的位置找到相應(yīng)賬簿，查找到具體憑證后對(duì)每張附件拍照或復(fù)印，花費(fèi)了大量的時(shí)間。且由于庫房?jī)?chǔ)存空間較小，僅能放置近兩年會(huì)計(jì)檔案，如需調(diào)閱以前年度憑證，還需在OA系統(tǒng)上進(jìn)行申請(qǐng)，通過后去校檔案館查閱。此種會(huì)計(jì)檔案管理模式管理流程繁瑣，工作效率低下，已不能滿足高等學(xué)校發(fā)展需要。

(二)信息質(zhì)量較差

目前會(huì)計(jì)檔案是在左上方打孔后進(jìn)行裝訂，此種裝訂方式會(huì)導(dǎo)致部分原始附件信息不完整。例如公務(wù)機(jī)票行程單，由于乘機(jī)人及公務(wù)機(jī)票票號(hào)均在左上方，裝訂后信息缺失，無法進(jìn)行復(fù)查；同時(shí)，由于POS機(jī)小票等采用的熱敏紙上的字跡會(huì)在一段時(shí)間后消失，無法識(shí)別重要信息。隨著學(xué)校發(fā)展壯大，課題結(jié)題、經(jīng)費(fèi)審計(jì)等需要查詢憑證的情況與日俱增，同一本憑證可能被多次查詢，導(dǎo)致憑證外包裝損壞或原始附件脫落，嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)檔案的完整性及信息質(zhì)量的可靠性。

(三)存儲(chǔ)空間不足

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案分為永久保存、10年或30年定期保存等，保管期限較之前有所延長(zhǎng)；同時(shí)，隨著電子發(fā)票的逐步推廣，許多業(yè)務(wù)使用電子發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷，出于內(nèi)控管理的角度，使用電子發(fā)票報(bào)銷時(shí)除了提供紙張材質(zhì)的打印版電子發(fā)票外，還需要提供通過查驗(yàn)的電子發(fā)票查驗(yàn)單，并注明“未重復(fù)報(bào)銷”字樣，因此需裝訂的會(huì)計(jì)資料大幅增加。學(xué)院會(huì)計(jì)檔案數(shù)量大幅增長(zhǎng)，會(huì)計(jì)檔案保管時(shí)間有所延長(zhǎng)，且為了方便教職工查詢憑證，會(huì)計(jì)檔案根據(jù)憑證時(shí)間及憑證順序進(jìn)行編號(hào)，依次擺放在庫房的移動(dòng)密集架上，這些因素對(duì)存儲(chǔ)空間有較高要求，對(duì)學(xué)院會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)狀提出了巨大挑戰(zhàn)。

二、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的頂層設(shè)計(jì)

自2016年1月1日，修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》正式施行。電子檔案被納入會(huì)計(jì)檔案范圍，與此同時(shí)由增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)和財(cái)政電子票據(jù)平臺(tái)開具的增值稅電子發(fā)票和財(cái)政電子票據(jù)已在全國范圍內(nèi)廣泛推行，越來越多的公司及事業(yè)單位開始使用電子票據(jù)，進(jìn)一步推進(jìn)了會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。2016年底，上海市檔案局印發(fā)了《上海市電子檔案移交和接收管理辦法》，對(duì)電子檔案移交與接收工作予以規(guī)范，確保了電子檔案能夠真實(shí)完整、安全可靠、長(zhǎng)期可用。為如何使得檔案館與立檔單位雙方的電子檔案交接工作更為規(guī)范、有序和具體，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化提供了制度保障，指明了前進(jìn)方向。

三、高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的探索

(一)建立雙軌制管理模式

我院信息化建設(shè)日漸完善，財(cái)務(wù)管理模式也不斷進(jìn)步，財(cái)務(wù)處應(yīng)積極與檔案館、網(wǎng)絡(luò)信息中心等部門通力合作，以此為契機(jī)升級(jí)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，加快會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)。財(cái)務(wù)處不斷創(chuàng)新業(yè)務(wù)，建立雙軌制管理模式，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，線上線下并行服務(wù)，以數(shù)據(jù)傳輸代替人員跑路，使查詢檔案更便捷。制定會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的二級(jí)目標(biāo)：一是建立電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，建設(shè)數(shù)據(jù)接口與網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)、OA系統(tǒng)相對(duì)接，統(tǒng)一源數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，采集存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案信息，并可通過搜索引擎進(jìn)行智能搜索和分類查詢，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)資料從建檔到歸檔再到查詢?nèi)芷诠芾恚欢墙?shù)字化處理平臺(tái)，利用OCR掃描識(shí)別等技術(shù)對(duì)文檔信息進(jìn)行采集，識(shí)別單位、金額、發(fā)票號(hào)碼等關(guān)鍵信息，并可校驗(yàn)電子票據(jù)真實(shí)性。提取的數(shù)據(jù)可與財(cái)務(wù)其它類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行互聯(lián)共享，為學(xué)院發(fā)展決策提供深度會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

(二)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無縫對(duì)接

會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的本質(zhì)是將紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案用數(shù)字表達(dá)及存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息資源的高度互聯(lián)、融通使用。結(jié)合學(xué)院檔案館的數(shù)字檔案構(gòu)建計(jì)劃，可以采用計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理技術(shù)，將現(xiàn)有的紙質(zhì)原始憑證和支撐材料轉(zhuǎn)化為電子版本，使兩者的內(nèi)容信息完全一致，方可作為電子檔案進(jìn)行歸檔保存。同時(shí)，要進(jìn)行電子版本與紙質(zhì)版本的關(guān)聯(lián)管理，使之一一對(duì)應(yīng)，保證內(nèi)容完整、真實(shí)可靠，且可雙向查找。由于學(xué)院現(xiàn)在已全面實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷，可直接讀取網(wǎng)上預(yù)約信息庫中的數(shù)據(jù)信息，并通過網(wǎng)上預(yù)約單上的唯一條形碼關(guān)聯(lián)記賬憑證及原始票據(jù)，形成結(jié)構(gòu)有序的電子信息庫，采用二級(jí)存儲(chǔ)架構(gòu)，通過電子數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)已經(jīng)掃描并上傳的電子文檔，電子文檔可以永久保存在系統(tǒng)中，不必?fù)?dān)心紙質(zhì)文件丟失引發(fā)的問題，確保檔案數(shù)據(jù)安全，便于調(diào)用、調(diào)閱。在會(huì)計(jì)檔案的電子信息庫中，根據(jù)原始憑證的類別不同，可設(shè)置各種目錄及索引，支撐材料也可形成圖片、表格、文檔等各種格式，按照不同用途進(jìn)行歸集整理，使其通過智能搜索能快速獲取，提高查閱效率。檔案管理系統(tǒng)和會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的無縫對(duì)接，讓檔案信息的收發(fā)、傳輸、貯存和高效利用一體化，檔案信息充分共享，最終實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案全生命周期的數(shù)字化(圖一)。

圖一 會(huì)計(jì)檔案全流程數(shù)字化

(三)完善電子會(huì)計(jì)檔案安全體系

在信息化建設(shè)飛速發(fā)展的時(shí)代，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案安全的威脅越來越多，完善電子會(huì)計(jì)檔案安全體系可以為做好會(huì)計(jì)檔案管理工作構(gòu)建最后的銅墻鐵壁。這就要求建立嚴(yán)格的管理制度和保密制度：(1)硬件方面如計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)等需要及時(shí)升級(jí)，檔案庫房應(yīng)對(duì)不同存檔介質(zhì)調(diào)整存儲(chǔ)環(huán)境；(2)系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置審批流程，可根據(jù)具體業(yè)務(wù)建立權(quán)限控制機(jī)制，對(duì)使用者權(quán)限進(jìn)行分級(jí)管控，根據(jù)不同職位給予經(jīng)辦人、經(jīng)費(fèi)管理人或經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人相應(yīng)權(quán)限，確保電子檔案使用時(shí)的安全性；(3)使用者查閱電子檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行事前審批，審批流程通過后方可進(jìn)行查閱，利用電子簽名技術(shù)進(jìn)行確認(rèn)，歸還、接收自動(dòng)待辦提醒；(4)通過查詢檔案或檔案冊(cè)詳情，了解詳細(xì)變更記錄，保障調(diào)檔過程可溯。如用電子郵件傳送會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)先使用各類掃描軟件進(jìn)行殺毒，確保公開的檔案信息使用安全；如直接在網(wǎng)頁上查看會(huì)計(jì)檔案，為保證會(huì)計(jì)資料的安全，應(yīng)使用各類過濾系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)容過濾及阻隔瀏覽，并阻止可能存在的攻擊事件，切實(shí)保障電子會(huì)計(jì)檔案安全。

(四)規(guī)范原始憑證數(shù)字化流程

會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化對(duì)原始憑證的上傳、粘貼、擺放等都有新的要求。目前的操作方法是將票據(jù)依次排開，可以重疊擺放，再粘貼的A5大小的原始憑證粘貼單上；會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化后，需要將原始票據(jù)進(jìn)行掃描或拍照上傳，并平鋪粘貼在A4紙上，互相不能覆蓋，保證數(shù)據(jù)采集的完整性。同時(shí)加大宣傳力度，通過現(xiàn)場(chǎng)宣講、網(wǎng)站、制作操作視頻等多種渠道進(jìn)行指導(dǎo)，確保原始憑證數(shù)字化規(guī)范開展，為會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的有序推進(jìn)打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

隨著高校的健康發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)數(shù)量激增，日漸提升的信息化管理水平和精細(xì)化管理程度對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的成本效率以及安全性提出了全新的挑戰(zhàn)。早日促成會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化，對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行規(guī)范化、統(tǒng)一化、自動(dòng)化、高效化管理，能有效防范財(cái)務(wù)工作風(fēng)險(xiǎn)，不斷提升現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理水平，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理在高校發(fā)展中的積極作用。