醫院檔案信息化建設與檔案管理初探

張超

摘 要：隨著社會的發展，傳統的紙質檔案已經不能滿足醫院實際工作的需要，對此，醫院的檔案管理部門需要以創新理念為驅動，以計算機技術為支撐，著手檔案管理的信息化建設。本文在簡要闡述了檔案信息化建設的相關內容后，以檔案信息化建設中存在的問題為基礎，提出了幾點提高檔案信息化建設水平的措施，以供參考。

關鍵詞：檔案;信息化建設;檔案管理

檔案信息化建設不僅有利于醫院管理者管理檔案信息，也有利于使用者快速查詢所需信息，所以，應當加快醫院檔案信息化建設的步伐，以其帶動其他工作的進行。因此，本篇文章主要是探究關于醫院檔案信息化建設與檔案管理重要性的分析，并且對信息化以及檔案管理存在的問題進行了詳細的探討，通過分析建議能夠達到一定的目的。

一、檔案信息化建設概述

（一）內涵

檔案信息化建設也即運用現代信息技術手段，將醫院內部的各類紙質檔案進行數字化處理，以保證檔案信息的準確性，提高檔案資源的利用率，讓檔案資源為醫院的發展貢獻更多的力量。實際上，對于檔案管理工作是目前醫院管理工作中重要的一部分，因為它能夠更好地保障醫院正常運行，并且能夠促進醫院健康發展具有非常重要的關鍵作用，因為通過醫院檔案，可以更好地反映出醫院進行醫療活動的真實情況，并且能夠更好地連接現代醫療設備，進行更好的進步與發展，對于進行醫院檔案管理以及信息化建設的過程中是非常重要的。

（二）原則

檔案信息化建設需遵循以下原則：第一，規范性，也即在進行檔案信息化建設時必須要嚴格按照各項規定進行，不能任意妄為，無論是系統建設、人員管理，還是文件處理、保密工作等，都要嚴格依照相應的制度，將其落到實處：第二，安全性。網絡管理雖有人力管理所不能及的優點。在進行檔案信息化建設工作時，必須要重視安全問題，通過加強安全技術防范等措施，做好保密工作，以應對網絡中存在的潛在危險：第三，效益性。檔案信息化建設不僅涉及醫院各個部的信息，且需投入大量的人、財、物力，短期內難見成效但這部分工作又不可或缺，對此，醫院應當堅持效益性原則，優先處理較為重要或是利用率高的檔案信息，讓其能服務于醫院的其他工作。

二、醫院檔案信息化建設與檔案管理重要性

為了能夠更好的建設醫院檔案信息化管理，就需要不斷的適應當下時代的發展，在經濟技術發展的背景下，要能夠更好地建設完善新的信息化建設優勢，只有能夠通過利用新技術才能夠更好地開展醫院檔案管理工作，這樣能夠在一定的程度上減少一些不必要的問題出現，這實際上給工作質量以及效率帶來了一定的影響。另外，對于信息技術與醫院檔案管理系統的相結合，能夠更好的進行資料的收集，并且能夠通過醫院檔案，對鎖具有價值的東西進行充分的挖掘，凸顯能夠為醫院的決策發展打下堅實的基礎。

三、醫院實行檔案信息化建設的優點

（一）檢索快捷，提高了工作效率

對于現代網絡技術的應用能夠更加方便工作，因為它具有一定的管理手段和檢索工具，在進行檔案歸整的時候，從整體上減輕了管理檔案人員的壓力，增強了歸納的質量，并且提高了一定的準確率，使總體質量達到了要求。通常情況下，在進行手工操作的時候，會出現檔案堆積的現象，并且有遺漏的事情經常發生。另外，和傳統紙質文件進行相比，電子文件具有一定的載體分離性，其中包含的信息內容較為廣泛，儲存能力較大，從整體上使每個檔案之間建立了一定的相互聯系，從而實現了資源共享。

（二）電子文件保密性能弱化

在進行檔案文件儲存的過程中，通常會通過內容總和的方式進行反復的剪裁、粘貼，那么在此過程中可能會出現一定的操作失誤，從而使電子文件缺失或者是不能修改的現象，保密性能比較差。

（三）實現信息共享，提供高效服務

在之前進行傳統手工操作檔案規整的過程中，會出現很多信息閑置在文件柜中，并且對具體所要的文件以及信息，進行查找時，能夠節約一定的時間，從而提升工作效率。隨著計算機網絡時代的到來，檔案管理工作得到了進一步的提升，通常會將檔案以文件的方式，進行合理的分類管理。在進行查找的時候，直接搜索關鍵詞就可以找到，這樣在整體上可以提高工作效率。另外，在醫院處理緊急突發事件的時候，對醫院檔案處理能夠及時通過網絡平臺，完成各部門之間的資源共享，從而提高一定的傳輸、處理效率。

（四）電子文檔較紙質文件的優越性

由于大容量移動硬盤的使用，從而為電子文件進行儲存成為了現實，在這樣的情況下，對于新文件運用載體存取的方式會更加的方便，并且具有一定的復制性，而且傳播的速度較快，不會因為時間或者是距離受到一定的阻礙。對于電子文檔的方式具有一定的優點，它的儲存時間周期較長，并且對溫度的變化以及濕度或者氧化等外部條件都沒有特大的要求，而且容易進行保存。與傳統的紙質文件存檔相比，儲藏占地也極大壓縮。

（五）成本節約

實際上對于醫院文書檔案，擔負著各級領導公文分類、轉遞、歸檔以及醫院重大事件、重要活動原始資料記載收集等工作，是醫院管理歷程的見證和有效憑據。由于之前傳統的紙質文件進行傳閱的方式，具有一定的阻礙性，并且是進行手工操作浪費一定的時間，并且不能夠提升整體的工作效率，而且儲存時間較短，紙質文件進行保養的時間也會變長; 在此過程中，容易將文件檔案進行損壞或者是丟失，這樣就會在一定程度上造成非常大的風險;還要相應地建設大規模的檔案館并配備恒溫恒濕設備以及防護措施。網絡電子收發文、微機建檔立卷則大大提高了辦公效率，由傳統的紙質文件的“串行"傳閱變為以網絡為基礎的“并行”甚至是“放射狀”模式，這樣不僅可以節約時間，而且減少了工作人員的壓力以及紙張等成本支出，極大地方便各部門之間公文的傳送與信息共享，醫院各部門門的聯系更加簡便快捷，高效低耗。

四、檔案信息化建設中存在的問題

（一）檔案信息方面

在檔案信息化建設中，檔案信息存在以下幾個方面的問題：第一，缺乏整合。目前醫院對檔案信息的數字化處理還處于信息化建設的初步階段，也即錄入與使用，還缺少科學有效的管理，表現在檔案信息比較零散，缺乏體系，無形中增大了醫院使用檔案資源的難度：第二，缺乏結構。目前醫院的檔案信息化建設還不成熟，所以多數醫院的內部檔案管理系統缺少統一的檔案編制標準，加之電子檔案信息的內容來源于各個科室，所以在進行數字化處理的時候，就出現了數據的“異構性" "也即數據在屬性、內容等方面出現了較大的差異，反而增大了檔案管理工作人員的整合難度：第三，缺乏時效。進行檔案信息數字化工作的前提是收集各個科室的信息，這些信息多存在重復與交叉，所以檔案管理工作人員還需要對其進行挖掘與加工，在延長工作時間之余，也降低了檔案信息資源的時效性。

（二）人員素養方面

檔案管理工作人員綜合素養不足，也是拖慢檔案信息化建設步伐的關鍵因素。具體表現是：第一，業務技能不足。檔案管理人員的業務技能不足主要體現在管理知識儲備不夠與信息技術運用能力不強兩方面，有這兩點能力缺陷的管理人員，往往難以滿足具體管理工作的需要，所以工作效率也就比較低，不利于檔案信息化建設的快速發展：第二，職業素養不足。在進行檔案信息化建設的過程中，檔案管理人員存在的問題是：工作熱情度不夠、不能積極參與信息化建設、對于檔案資源服務醫院運營的認識不足，這些問題都嚴重制約了醫院信息化建設的發展，造成了信息資源的浪費，急需醫院采取相關措施予以要普解決。

（三）醫院網絡平臺的維護不足

實際上，對于醫院檔案的建設管理具有一定的復雜流程性，現在很多網絡平臺上的兼容性會存在很多不足的現象，因為網絡平臺缺少一定的專業管理人員，檔案的具體分化并不能夠進行詳細的分類，從而使整體的檔案管理系統措施得不到完全的維護。在此過程中可能會使計算機黑客進入到檔案信息中，造成非常大的危害。

（四）醫院檔案管理工作的更具復雜性。

由于醫院各部門分工明確，對于檔案的管理需要進行一定的操作流程，對檔案的規整需要進行詳細的分明，那么對檔案管理是一項具有復雜性的工作，因為它不僅需要管理整體的文書檔案，還需要對一檔案以及病理的詳細資料、查找圖文資料等都需要進行詳細的分工明確，并且門類較多。雖然目前的微機存儲性能有較高的容量，但這種容量終有用盡之時。通過對檔案的深層次處理，實際上帶來了一定的挑戰性，因為如果處理不好的情況下，會使效率得不到提升，從而使整體的建檔質量有所下降。

五、提高檔案信息化建設水平的措施

（一）建立健全檔案管理制度

在進行檔案信息化建設工作時，需要先行完善相關的管理制度，以制度為指導，引導具體管理工作的開展，對此，醫院一方面要加強各科室間的聯動，讓各科室都參與到檔案信息化建設中，對信息資源進行全程監管，提升檔案數據的準確性：另一方面，在管理制度中要明確崗位職責、人員責任、完成時限等內容，分解信息化建設工作，讓信息化建設工作能有序開展、逐步推進：另外，在管理制度中還應包含績效評估部分，將檔案管理工作與管理人員的績效掛鉤，調動管理人員的工作熱情，使其能將更多的時間與精力放在檔案信息化建設工作中，促進檔案信息化建設工作的有效落實。

（二）提升管理人員素養

管理人員綜合素養的提高要從兩方面展開：第一，人才引進方面。在進行人才招聘工作時，招聘人員要嚴格按照醫院的招聘要求對應聘人員進行考核，優先錄用“德才兼備”的復合型人才，以確保其有過硬的計算機技能與管理技能，在入職后能勝任崗位需求，帶動檔案信息化建設：第二，人才培養方面。人才培養主要針對的是現有管理人員。根據管理人員目前存在的問題，在對管理人員進行培養時，首先要改變管理人員的管理理念，使其能夠與時俱進，愿意改變工作態度、革新工作方式：其次需要培養管理人員的服務意識，因為檔案信息的最大價值在于為醫院提供決策依據，若是管理人員不具備服務意識，那么檔案信息資源的利用率就得不到提升，將會影響醫院的正常運營，所以培養管理人員的服務意識也必不可少：再次，需要醫院組織培訓活動，為管理人員提供學習信息技術的渠道與機會，以提高其業務技能：最后，需要建立考評機制，定期考察管理人員對信息化建設中所需知識與技術的掌握情況，督促管理人員認真學習，提升自我，以個體的發展帶動整體管理水平的提高。

（三）完善檔案信息資源

檔案信息資源的完善，一方 面需要從檔案信息資源數字化處理著手，加大人財物方面的投入，促進良好工作格局的形成，為編制工作計劃、建立檔案信息的數字化目錄、監督檢查奠定基礎：另一方面需要實行雙歸檔機制，也即歸檔工作要涵蓋紙質文件與電子文件，保障檔案信息的完整性與準確性：另外，圖文并聯并存機制也不可缺少口，實行這一機制的必要性在于：此種方式能夠讓檔案信息的使用者進行全文檢索，除以上三點之外，檔案信息資源的完善，還實現了信息共享，也即通過建立統一的信息管理平臺，將檔案信息與辦公信息都納入進來，實現檔案系統與辦公系統的融合，提高信息生成與整理的工作效率，保障信息資源的時效性。

六、結束語

總而言之，在檔案管理中進行信息化建設是不可逆轉的時代趨勢，所以檔案管理部門應加強對檔案信息化建設的重視，以基礎設施與人才為支撐，促進檔案管理工作的現代化，提升管理水平，讓檔案資源的價值能得到充分發揮。

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