如何發揮干部人事檔案在人力資源管理中的作用

周文洪

（廣東珠三角城際軌道交通有限公司，廣東 廣州 510308）

干部人事檔案是反映了干部個人的政治品質、道德品行、思想認識、學習生涯、工作經歷、專業素養等情況的歷史記錄材料。通過干部人事檔案材料，能夠幫助用人單位更好地了解干部的個人情況，并根據這些個人情況來判斷干部的思想品行、工作能力等，是企業管理人才、應用人才的重要憑證。總之，通過干部人事檔案資料，企業能夠更加全面的了解與掌握一名干部的基本情況，能夠為企業日后制定人力資源培訓計劃、考核計劃、激勵機制等提供有效的參考。當前，很多企業并不重視干部人事檔案管理與利用，在實際應用干部人事檔案時往往還存在一些比較常見的問題，這與企業人力資源管理人員水平、干部人事檔案管理制度等因素有一定的關系，需要企業及時根據影響因素來制定有效的管理措施。

一、干部人事檔案具有的特性探討

（一）干部人事檔案具有全面性

干部人事檔案是人事檔案中的一種，與人事檔案相同，干部人事檔案具有人事檔案的相同特性，其中最突出的特性就是全面性。干部人事檔案中，詳細記錄了干部個人的成長經歷、求學經歷、工作經歷等，還包括干部人才的家庭情況、受獎勵情況、受處分情況等，可以說干部人事檔案資料中詳細記錄與保管了干部個人的所有經歷與履歷，相當于干部個人的名片。

（二）干部人事檔案具有真實性

真實性是干部人事檔案的另一特性，也是干部人事檔案最基本的要求。由于干部人事檔案資料中詳細記錄了干部個人的生平履歷、家庭情況等個人基本信息，能夠在日后評定職稱、工作轉正、社保繳納等相關工作中使用到，所以必須要保證干部人事檔案的真實性。在檔案管理技術不斷發展的今天，檔案信息造假的情況基本不會發生，但在以前，由于檔案管理制度、技術并不完善，卻有干部人事檔案信息造假的情況。

（三）干部人事檔案具有流動性和機密性

干部人事檔案的流動性指的是干部人事檔案需要隨著人員的調動而發生變化，要做到“檔隨人走”我國《檔案法》中對人事檔案管理有明確的要求，要求企事業單位在員工調走后的一周內，必須將其人事檔案轉往新的企事業單位中。此外，干部人事檔案還必須要保證機密性。干部人事檔案中記錄的是干部個人的基本情況，是屬于黨和國家的機密，任何人都沒有權力私自保管和使用干部人事檔案，也不允許泄露干部人事檔案中的相關信息，即使是檔案管理機構的從業人員，也沒有權力查閱自己的干部人事檔案。

二、干部人事檔案在人力資源管理中的作用分析

（一）有利于人力資源管理發掘人才

人力資源管理需要幫助企業挖掘各類專業化的人才，以便更好地提高企業的人才實力，保證企業內部各項工作的正常運作，企業的正常發展。所以，企業發展過程中，必須要通過人力資源來對各類人才做好挖掘，而利用干部人事檔案資料，能夠幫助企業更好地發掘人才。在信息化時代背景下，干部人事檔案資料已經實現了數字化管理，可以在網上通過對干部人事檔案資料的調閱，了解干部的基本情況，包括家庭背景、教育經歷、工作經歷等，并將這些信息進行匯總分析，以供企業在進行人才選拔時參考，通過對不同干部人事檔案資料的比對，能夠一目了然的發現企業所需要的人才。

（二）有利于人力資源管理考察和任用人才

企業人力資源管理工作中，通過利用干部人事檔案資料，可以在發掘人才，將人才引入企業之中后，對干部進行管理與培養。通過調閱干部人事檔案資料，企業可以在充分了解干部個人情況的基礎上，為各崗位干部制定完善的培訓機制、考核機制等，這將有利于持續提高干部的個人素養與工作能力，使其能夠更好地服務于企業，保證其能夠更高的完成本職工作。需要注意的是，在法律制度不斷完善的今天，仍有人對干部人事檔案資料進行造假，這需要企業人力資源管理工作中提高甄別能力，防止個別人渾水摸魚，通過造假干部檔案來美化檔案資料。

（三）做好干部人事檔案管理能夠保證企業人力資源管理質量

干部人事檔案管理是企業人力資源管理工作中的工作內容，也就是說能否做好干部人事檔案管理工作，將直接影響企業人力資源管理水平與完整性。此外，做好干部人事檔案管理，也體現了企業人力資源管理工作以人為本的發展原則與精神。人力資源管理的服務主體是企業，服務對象是企業內部的每一名員工，想要做好人力資源管理工作，必須要兼顧企業與員工之間的關系，必須要滿足企業與員工雙方之間的利益，而以人為本的人力資源管理思想充分體現了這一原則要求。做好干部人事檔案管理工作，能夠幫助企業內各崗位干部員工找準工作定位、確定職業方向等，這與以人為本的管理原則相契合。

三、干部人事檔案的具體功能

在我國，干部人事檔案具有六大功能。第一，干部人事檔案能夠保留個人原有干部身份；第二，辦理工作調動時需要用到干部人事檔案；第三，參加公務人員招聘考試，需要用到干部人事檔案來確定身份；第四，辦理個人退休手續時，需要查看干部人事檔案記錄；第五，專業職稱晉升時需要用到干部人事檔案進行參考；第六，個人出國政審和公證時，需要查閱干部人事檔案。此外，企業事業單位在為干部員工繳納社保時也需要使用到干部人事檔案。總之，干部人事檔案對個人生活、發展有重要的作用，如果干部人事檔案丟失，將會對其今后的生活、工作等造成很大的影響。

四、干部人事檔案在人力資源管理中的應用問題探討

（一）企業對干部人事檔案的認識與重視不夠

干部人事檔案對干部個人來說非常重要，對企業做好人力資源管理工作來說也非常重要，但仍有很多企業沒有意識到這一點，往往認為干部人事檔案并不能夠為企業發展創造什么價值，只要保證干部人事檔案資料不丟失，能夠正常外調與查檔就可以了，這種認識顯然是不科學的。此外，作為企業領導，本應該非常關心與重視干部人事檔案的管理，但在一些企業中，企業領導并不重視干部人事檔案管理工作，這也使得干部人事檔案管理工作想要在企業中更好地開展增加了難度。最后，在一些企業中，尤其是剛畢業的大學生員工，尤其對個人的干部人事檔案缺少認識和重視，甚至有些畢業生根本就不知道干部人事檔案的用途，以及對自身發展有哪些重要的作用，即便自己的干部人事檔案在企業保管過程中丟失了，也渾然不知。

（二）從業人員的水平高低不齊

企業想要做好干部人事檔案管理工作，必須要保證從業人員的專業素養與工作能力，這是做好干部人事檔案管理工作的基礎，但在大部分企業中，真正德才兼備的檔案管理人才少之又少。一方面，部分企業在檔案管理工作中，并不注重對從業人員的管理與培養，缺少完備的培訓機制、考核機制等，尤其是在培訓過程中，很少會涉及到干部檔案管理相關的培訓，這使得從業人員在干部檔案管理方面的管理才華與能力得不到提升。此外，在一些企業中，從事檔案管理工作的人員，并沒有得到企業的認可，往往在工作待遇上與其他崗位員工是有一定差異和差距的，這會降低檔案管理人員的工作積極性和工作滿意度，導致內部檔案管理隊伍穩定性下降，這會額外增加企業的檔案管理成本與風險。另一方面，部分檔案從業人員的思想覺悟和工作能力比較低，但在工作中并沒有想辦法去彌補，缺少進取心，這只會導致自身與其他同事之間的差距越來越大，在人才競爭如此激烈的當下，工作中如果能力水平得不到保證，會使得自身在工作中沒有優勢，大大增加了自身被企業所淘汰的風險。

（三）干部人事檔案管理制度不夠完善

為做好干部人事檔案管理工作，企業在人力資源管理工作中，必須要構建完備的干部人事檔案管理制度，但大部分企業的干部人事檔案管理制度并不完善。首先，在進行干部人事檔案整理、歸檔等相關工作前，企業應該建立統一的規章機制與工作流程，以規范與方便工作的開展，但仍有很多企業在干部人事檔案管理工作中并未做到這一點，導致干部人事檔案管理工作存在管理無序性和隨意性，難以保證工作質量。其次，為了更好的管理干部人事檔案，企業有必要建立行之有效的監督機制，以便及時發現干部檔案管理工作中的問題與漏洞等，但很少有企業會根據這點要求建立檔案監督機制。最后，隨著干部人事檔案管理工作的信息化發展，大大提高了干部人事檔案管理效率與質量，但這也增加了管理風險，但很多企業并未建立完備的風險防范機制，檔案管理系統中仍然存在很多漏洞和風險隱患。

五、如何做好干部人事檔案在人力資源管理中的應用

（一）提高干部人事檔案管理意識

干部人事檔案不僅對干部個人非常重要，對企業人力資源管理發展以及企業發展也非常重要，所以必須要提高企業、檔案管理人員、干部員工對干部人事檔案的認識與重視。首先，企業領導必須要對干部人事檔案管理工作有一個客觀的認識與態度，要及時意識到做好干部人事檔案管理工作對企業發展的重要性，在企業內部大力支持干部人事檔案管理工作建設。其次，做好干部人事檔案管理工作是作為一名合格檔案管理人員必須要做好的一項工作內容，所以檔案管理人員一定要在檔案管理工作中提高干部檔案管理認識。最后，企業中的干部員工必須要認識到干部人事檔案對自身生活、工作的重要性，要真正弄懂干部人事檔案的作用、特性等。

（二）提高檔案管理人員的整體素質與能力

企業要注重檔案管理人員的管理與培養，努力打造一支專業的檔案管理隊伍，只有這樣才能夠做好干部人事檔案管理工作，充分發揮干部人事檔案在企業人力資源管理中的作用。為此，企業要通過持續優化培訓機制、考核機制、激勵機制等措施，來幫助檔案管理人員持續提高工作素質與工作能力，尤其要注重對檔案管理人員在人事檔案管理方面的能力培訓，使其能夠更好地勝任干部人事檔案管理工作。此外，企業要提高檔案管理人員的工作地位，要為檔案管理人員提供更加完善的福利待遇，以便提高檔案管理人員的工作積極性和工作滿意度，這樣也有利于吸引更多外部檔案管理人才加入到企業中，從而不斷壯大企業檔案管理隊伍。最后，作為一名合格、優秀的檔案管理人員，在工作中一定要養成好的工作作風，要虛心向比自己優秀的同事學習與請教，及時彌補自身在工作中的不足，持續提高自身的核心能力。

（三）建立健全干部人事檔案管理制度

首先，企業在開展干部人事檔案管理工作前，必須要根據工作變化、工作需要等，建立統一的規章機制與工作流程，并要求檔案管理人員嚴格照此執行，并建立工作問責制，做到出現問題能夠在第一時間內落實相關人員責任。其次，在干部人事檔案管理工作中，為了更好地監督與管理檔案部門開展工作，企業必須要建立獨立的監督部門，并切實保證監督部門的工作執行力與獨立性。最后，要積極推動干部人事檔案管理工作的信息化發展，并且要做好信息化風險防范工作。這就要求企業在利用信息化技術構建檔案管理系統的同時，要持續提高檔案管理系統的密鑰安全等級，還要增設相關的防御軟件、殺毒軟件等，以保證檔案管理系統的安全性。

六、結語

文章主要研究了干部人事檔案在人力資源管理中的作用，并對干部人事檔案管理中的問題進行了對策探討，希望能夠對企業做好干部人事檔案管理工作有一些幫助作用。