基于文獻(xiàn)計(jì)量法的我國疾控系統(tǒng)檔案研究現(xiàn)狀分析

文/中國疾病預(yù)防控制中心 耿云霞 趙悅喬 馬茜 王子軍

2001年，衛(wèi)生部辦公廳下發(fā)了《關(guān)于疾病預(yù)防控制體制改革的指導(dǎo)意見》，明確了各級疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的職能與任務(wù)，衛(wèi)生防疫站更名為疾病預(yù)防控制中心，2002年底全國建立3463個(gè)疾病預(yù)防控制中心。疾病預(yù)防控制中心檔案是疾控工作者在為防止疾病傳播流行、增進(jìn)人民身心健康的科學(xué)和技術(shù)活動(dòng)中長期積累的資料，對于開展疫情的預(yù)測預(yù)報(bào)、流行病學(xué)分析、保障公共衛(wèi)生安全具有重要意義。為全面掌握我國疾控系統(tǒng)檔案管理研究的進(jìn)展情況，本文采用文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)分析方法，對疾控系統(tǒng)檔案管理研究成果進(jìn)行梳理與分析，旨在為今后深入開展疾控檔案管理研究提供借鑒。

一、研究對象與研究方法

（一）研究對象。以“(TI='疾控')AND(TI='檔案')”為專業(yè)檢索式，以CNKI和萬方作為數(shù)據(jù)來源庫，利用NoteExpress軟件進(jìn)行專業(yè)檢索，檢索截止日期為2019年12月31日，剔除重復(fù)數(shù)據(jù)后共獲得1159條數(shù)據(jù)。根據(jù)關(guān)鍵詞初步篩除與本文主題相關(guān)性較弱的文獻(xiàn)198篇，刪除國內(nèi)會(huì)議論文和專利論文，最終獲得926篇目標(biāo)文獻(xiàn)。其中期刊文獻(xiàn)896篇，碩士學(xué)位論文30篇（見圖1）。

圖1 資料篩選流程圖

（二）文獻(xiàn)計(jì)量分析法。文獻(xiàn)發(fā)表情況是一個(gè)學(xué)科或者一個(gè)專業(yè)領(lǐng)域發(fā)展現(xiàn)狀與趨勢的直接反映。文獻(xiàn)計(jì)量分析法以文獻(xiàn)的外部特征為研究對象，進(jìn)行量化分析，是適用于各門學(xué)科的一種圖書館學(xué)和情報(bào)學(xué)的特殊研究方法，主要用于科學(xué)文獻(xiàn)的研究。它側(cè)重于分析文獻(xiàn)外部形式特征的“量”，從定量的角度分析文獻(xiàn)規(guī)律，間接反映內(nèi)容的相關(guān)關(guān)系。

二、結(jié)果

（一）按文獻(xiàn)發(fā)表時(shí)間統(tǒng)計(jì)分析。文獻(xiàn)發(fā)表年度分布反映了一定時(shí)間段內(nèi)特定研究的進(jìn)展情況，對了解該領(lǐng)域研究發(fā)展水平和趨勢具有重要作用。通過年度統(tǒng)計(jì)，有助于把握我國疾控體系檔案管理研究領(lǐng)域的整體發(fā)展情況。我國疾控系統(tǒng)檔案管理研究相關(guān)文獻(xiàn)數(shù)量呈逐年增長趨勢。2002～2006年，疾控中心初步完成改革，檔案管理體系建設(shè)還不太完善，相關(guān)研究論文數(shù)量較少。2007年開始，文獻(xiàn)數(shù)量逐步增長，且近五年相關(guān)研究出現(xiàn)急劇增長趨勢。2015～2019年，共發(fā)表578篇，占總發(fā)表量的62.4%，說明近年來全國疾控系統(tǒng)對檔案管理越來越重視，相關(guān)的研究方法也日益完善（見圖2）。

圖2 各年度文章數(shù)量分布

（二）按文獻(xiàn)刊載來源統(tǒng)計(jì)分析。通過對文獻(xiàn)發(fā)表期刊進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可以了解該領(lǐng)域研究成果的分布情況。通過對926篇文獻(xiàn)發(fā)表的期刊進(jìn)行分類匯總，疾控檔案研究相關(guān)文獻(xiàn)發(fā)表在國內(nèi)的228種期刊上，其中《辦公室業(yè)務(wù)》發(fā)表篇數(shù)最多，為130篇，占所有文獻(xiàn)的14%；其次是《卷宗》，發(fā)表82篇，占所有文獻(xiàn)的8.9%。發(fā)表篇數(shù)前10位的期刊分別為《辦公室業(yè)務(wù)》《卷宗》《中國保健營養(yǎng)》《海峽預(yù)防醫(yī)學(xué)雜志》《中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)》《管理學(xué)家》《蘭臺內(nèi)外》《黑龍江史志》《醫(yī)學(xué)信息》《科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)》。

（三）按作者合作情況統(tǒng)計(jì)分析。通過對文獻(xiàn)作者進(jìn)行統(tǒng)計(jì)研究，可以對疾控系統(tǒng)檔案研究領(lǐng)域的科研隊(duì)伍有初步了解；對核心作者的統(tǒng)計(jì)研究，可以定量評價(jià)疾控系統(tǒng)檔案研究者的學(xué)術(shù)水平和科研能力。合作度指每篇文獻(xiàn)的平均作者數(shù)，合作率是合著論文占論文總數(shù)的百分比，兩個(gè)數(shù)值越高，表明科研合作規(guī)模越大。926篇文獻(xiàn)中，有147篇合著文獻(xiàn)，作者總數(shù)為1156人，合作度為1.25，合作率為15.9%，表明疾控系統(tǒng)檔案研究總體合作度不高。

根據(jù)普賴斯定律，高產(chǎn)核心作者中最低產(chǎn)作者的發(fā)文數(shù)量，等于最高產(chǎn)作者發(fā)文數(shù)量的平方根的0.749倍。通過對第一作者及文獻(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，發(fā)文最多的為平頂山市疾控中心的李鳳勤14篇。根據(jù)計(jì)算結(jié)果，發(fā)文的數(shù)量大于等于3篇的作者為核心作者。核心作者共83位，核心作者人數(shù)占第一作者人數(shù)的8.96%，共發(fā)表文獻(xiàn)314篇，占論文總數(shù)的33.9%，小于普賴斯定律50%的值，說明我國疾控系統(tǒng)檔案研究領(lǐng)域內(nèi)尚未形成穩(wěn)定的核心作者群。發(fā)表文獻(xiàn)數(shù)量5篇及以上的作者及所在單位（見表1）。

表1 發(fā)文5篇及以上的作者統(tǒng)計(jì)

（四）文章地域分布統(tǒng)計(jì)分析。通過對疾控體系檔案管理研究相關(guān)文獻(xiàn)所在地區(qū)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，全國各省、市、自治區(qū)均有文獻(xiàn)發(fā)表，排名前10的地區(qū)發(fā)文量共692篇，占文獻(xiàn)總量的74.8%，其中山東省文章數(shù)量最多，168篇，占文獻(xiàn)總量的18.1%，其次是黑龍江省72篇、吉林省67篇、江蘇省62篇。

（五）按文獻(xiàn)的關(guān)鍵詞統(tǒng)計(jì)分析。通過對文獻(xiàn)進(jìn)行關(guān)鍵詞分析，可以把握研究的熱點(diǎn)和方向。除去已用于檢索條件的關(guān)鍵詞“疾控中心”和“檔案管理”，合并相似詞條，對不重復(fù)關(guān)鍵詞的頻次進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，共有696個(gè)關(guān)鍵詞，出現(xiàn)頻率最高的關(guān)鍵詞是“信息化”，其次是“問題”“利用”等。

（六）按文獻(xiàn)內(nèi)容統(tǒng)計(jì)分析。通過對文章題目、關(guān)鍵詞、摘要判斷文章的研究內(nèi)容，無法判斷的論文通過查閱全文進(jìn)行內(nèi)容分析，最終將文獻(xiàn)根據(jù)內(nèi)容分為10大類。“檔案管理的現(xiàn)狀問題以及對策研究”類文獻(xiàn)最多，其次是“檔案的數(shù)字化和信息化管理”和“疾控中心內(nèi)部行政業(yè)務(wù)相關(guān)檔案管理”等（見表2）。其中，“疾控中心內(nèi)部行政業(yè)務(wù)相關(guān)檔案管理”包括財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、績效檔案、消防檔案、健康教育檔案、科技檔案、人事檔案、聲像資料檔案、實(shí)驗(yàn)室檔案、文書檔案、儀器物資設(shè)備檔案，以人事檔案管理居多。

表2 研究內(nèi)容分類統(tǒng)計(jì)表

三、討論

（一）檔案管理信息化和數(shù)字化成為疾控檔案管理的趨勢。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，疾控檔案信息的多樣性和復(fù)雜性增加，導(dǎo)致信息資料的收集與保存缺乏系統(tǒng)性，傳統(tǒng)檔案管理的方式在時(shí)效性和利用率方面已經(jīng)不能滿足疾控工作的需要，檔案管理工作人員工作量也會(huì)劇增。疾控檔案信息化管理可以將檔案信息及時(shí)收集并準(zhǔn)確鑒定后歸檔保存，提高檔案管理工作的效率和管理水平，優(yōu)化檔案保存條件，同時(shí)提高檔案的利用效果。為實(shí)現(xiàn)疾控檔案管理的信息化，需要單位增加投入力度，在設(shè)備和信息化系統(tǒng)方面做好基礎(chǔ)設(shè)施支持。檔案管理專業(yè)技術(shù)人員積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)和傳統(tǒng)管理的有效結(jié)合。在推進(jìn)疾控檔案信息化的過程中，需制訂相應(yīng)的檔案管理工作制度，加強(qiáng)檔案信息的保密工作,檔案查閱和使用過程要嚴(yán)格按照審批制度執(zhí)行。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和監(jiān)控力度，防止檔案資料泄露。

（二）疾控系統(tǒng)對于提高檔案管理的方法研究較少。疾控系統(tǒng)對于提高檔案管理的方法研究較少，僅有個(gè)別疾控檔案管理人員探討了提高檔案管理的方法，系統(tǒng)性和可推廣性較差。福建省疾病預(yù)防控制中心和呼倫貝爾市疾病預(yù)防控制中心采用了業(yè)務(wù)技術(shù)檔案兩級管理模式，在中心的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室統(tǒng)一進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和程序，將業(yè)務(wù)技術(shù)檔案分中心、科室兩級管理。將反映主要業(yè)務(wù)工作總體水平的材料以及在業(yè)務(wù)工作中形成的，具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值且保管期限長的綜合性、分析性材料確定為中心級檔案，存放在中心檔案室。中心檔案管理員與各科室密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實(shí)際的各科室級業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍并存放在科室內(nèi)。新疆維吾爾自治區(qū)疾病預(yù)防控制中心對檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，將檔案管理工作落實(shí)到每一個(gè)環(huán)節(jié)中，在數(shù)據(jù)化、信息化處理后納入綜合管理平臺中，使檔案管理每個(gè)環(huán)節(jié)充分受控，同時(shí)對檔案管理人員進(jìn)行精細(xì)化管理意識的培訓(xùn)，逐漸深化細(xì)化檔案管理內(nèi)容，并在全單位各部門推行檔案精細(xì)化管理。

（三）對疾控體系檔案管理存在的問題和對策梳理。通過對“檔案管理的現(xiàn)狀問題以及對策研究”類文獻(xiàn)進(jìn)行內(nèi)容研究，疾控體系檔案管理存在的問題主要有4點(diǎn)：1.疾控系統(tǒng)對檔案管理的重視程度不高，不能認(rèn)識到檔案管理對疾病預(yù)防控制的重要作用；2.缺乏檔案管理的規(guī)章制度和行為準(zhǔn)則，尤其是基層檔案管理制度很難落實(shí)；3.檔案管理的硬件設(shè)施和設(shè)備落后，檔案電子化推進(jìn)緩慢，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存檔為主，難以滿足現(xiàn)代化管理要求；4.檔案管理專業(yè)技術(shù)人員缺乏，多為兼職或其他專業(yè)專職，缺乏工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技術(shù)，檔案管理工作質(zhì)量有待提高。針對疾控體系檔案管理存在的問題，應(yīng)對相關(guān)對策進(jìn)行梳理：實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度，落實(shí)各項(xiàng)監(jiān)督制度；各部門協(xié)調(diào)配合，健全檔案管理的規(guī)章和準(zhǔn)則；加強(qiáng)檔案室建設(shè)工作，健全各類檔案管理硬件設(shè)施和設(shè)備，推進(jìn)檔案電子化管理；保障檔案管理的安全性，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)；提高管理人員綜合業(yè)務(wù)能力，積極引入專業(yè)技術(shù)人員，提高檔案管理質(zhì)量。