基于共享模式下財務管理信息化建設的幾點思考

秦海淋

（中國安能集團第三工程局有限公司重慶分公司，重慶 401320）

一、財務管理信息化建設的意義

（一）財務共享可以顯著降低運營成本

財務共享中心成立以后，將核算工作集中到共享中心，通過對基礎核算工作的精細化、專業化分工，形成規模效應，使得財務人員工作效率大幅提升，將財務人員從簡單重復的財務工作中解脫出來，從而降低人工成本、固定資產投入成本、管理成本和監督成本。

（二）提高財務工作的質量和效率

財務共享服務中心將財務流程標準化和專業化，使得每一個共享中心的人員成為流水線的一員，通過分工合作極大地提高工作效率。同時通過統一的標準，規范各單位的會計核算，進而提高集團財務信息的質量。

（三）提升集團公司資金管控能力

通過上收項目網銀U 盾和密碼支付器至財務共享中心，實現對各單位的資金管控，使得集團公司可以動態掌握各單位資金情況，以便集團公司統一調配資金，提高資金的使用效率；工程項目所有經濟業務必須經過共享中心審核，即“先審核，后支付”的原則，可以有效杜絕無預算支付、無合同支付、超驗工計價支付等違規支付，切實達到“四不結算、五不付款”的目標。

（四）提高數據分析能力

共享中心是一個巨大的數據庫，集團公司可以通過對大數據的深度挖掘利用，及時掌握企業經營管理指標，做好風險管控和風險預警，進而提高公司后臺防范風險的能力。

（五）促進業財融合

共享平臺將財務管理與物資管理、工程管理、人資管理、合同管理等業務進行整合，實現業務與財務進一步融合，達到事前預測、事中控制、事后評價的效果。

二、財務模塊與物資管理系統銜接建議

財務與物資管理系統銜接的建設目標是將財務管理向物資管理的業務前端延伸，將采購到出庫消耗的全過程納入到共享平臺中，達到采購流程更加合理、成本管控更加優化、財務核算更加快捷、數據分析更加精準的目的；并將物資管理全流程納入共享平臺，有利于提高物資采購的效率、有效降低工程項目的成本、堵塞物資管理漏洞、杜絕經濟業務風險，提升企業的經營管理水平。

主要建設思路如圖所示：

（一）無需公開招標物資采購管理建設思路

針對無需公開招標的物資采購管理，主要分五個層級進行建設。

1.第一層級建設思路

第一層級的主要任務是建立企業物資供應商庫。根據2018 年國家發改委發布的《必須招標的工程項目規定》（國家發展和改革委員會令第16 號），將必須招標的工程建設項目進一步進行了縮減，限于使用預算資金200 萬元以上且該資金占投資額10%以上的項目、使用國有企業事業單位資金且該資金占控股或者主導地位的項目、使用國際組織或者外國政府貸款、援助資金的項目三大類。同時對屬于上述三大類項目的施工單項合同、物資設備采購合同、勘察設計合同等合同的必須招標標準進行了進一步明確，必須招標的范圍進一步進行了縮減。這意味著公司承接的規模不大、工期較短、投資較小的工程項目，如應急排險工程，以及一些非大宗物資采購均可不通過公開招標程序進行，進而可以采取詢價采購、競爭性談判等較為簡便的程序進行。

在建設供應商庫時，要把握幾個原則：一是要根據任務需求建設供應商庫，建立供應商庫前要對企業的經濟業務進行充分的分析，梳理出企業的物資材料需求類型，并根據需求建立供應商庫，確保供應商庫具有針對性；二是要明確入庫資質和條件，在建立供應商庫時要有明確基本的準入資質和條件，不能盲目為了數量而犧牲質量；三是要建立動態引進和清退機制，企業物資管理部門要定期對供應商庫的情況進行分析，對于不符合要求或供貨質量、服務水平等較低的供應商及時清退，同時及時補充符合條件的供應商。

2.第二層級建設思路

第二層級的建設核心是物資管理部門，其業務的發起部門則是工程管理部門，具體流程如下：

①工程管理部門根據施工圖以及施工計劃，在共享平臺上通過專用接口直接向物資部門發出需求計劃，明確所需物資的數量、規格、型號以及送達時間等關鍵信息。

②在共享平臺開設專用接口鏈接至物資供應商庫，物資采購部門在收到工程部門的需求指令并對工程部門提交的需求計劃進行核查、分析和歸納整理后，立即通過專用接口向物資供應商庫發出采購指令，可以采購“外賣式”采購和“滴滴式”采購兩種方式。

③所謂的“外賣式”采購，即物資采購部門根據工程部門提交的需求計劃，在物資供應商庫點外賣式下單。

④所謂的“滴滴式”采購，即物資采購部門并不自己去供應商庫進行采購，而是將需求計劃推送至供應商庫，由供應商進行“搶單”。最終供應商庫將報價最低的3 家推送至物資采購部門，由物資采購部門進行綜合評定和選定最終的供應商。在各供應商“搶單”的過程中，各供應商對其他供應商的報價情況并不知情，只有物資采購部門才能了解所有供應商的報價情況。

需要明確的是，無論是采用“外賣式”采購還是“滴滴式”采購，在該環境達成的僅僅是采購意向，而不是最終的采購行為。

3.第三層級建設思路

第三層級的主要任務是審核及簽訂合同，因此要將物資采購管理系統與合同管理系統進行鏈接。具體流程如下：

(1)物資管理部門在第二層級企業與供應商達成采購意向之后，立即根據采購意向及企業相應的合同模板自動生成草擬采購合同，并通過共享平臺將草擬采購合同推送至合同管理系統。

(2)合同管理系統在收到草擬合同后，立即開啟合同線上審批流程。將草擬合同同時推送至合同會審部門，所有合同會審部門可同時對合同進行審批，有利于提高合同審批的效率。草擬合同中要明確合同清單、物料明細、付款條件等核心信息。合同會審部門對草擬合同無修改意見的，直接通過，有修改意見的對合同進行駁回處理，并明確描述修改意見，直至合同審批通過為止。

合同會審完成后，企業立即與供應商在線上簽訂正式的物資采購合同，合同簽訂完成后立即將合同推送至合同管理系統進行保存，以便于查看和引用。所有合同的簽訂必須通過共享平臺合同管理系統進行，凡是未經過共享平臺合同管理系統簽訂的合同，一律不得辦理后續結算入庫和款項支付，確保將物資管理全范圍、全流程、全周期納入共享平臺

4.第四層級建設思路

第四層級的主要任務物資進銷存管理，在完成第三層級合同的審核和簽訂后，供應商開始對物資進行配送，即進入物資進銷存管理階段，具體流程如下。

(1)“進”，即物資結算入庫管理。在入庫管理方面實現“掃碼入庫”，物資供應商在配送物資時，對每單件物資貼上身份編碼，在編碼上明確物資的名稱、規格、型號、單價等核心信息，物資配送至指定倉庫時，物資管理部門在驗收物資時通過手機等移動介質掃碼直接將該項物資相關信息傳輸至共享平臺生成入庫單。同時，推送至總賬管理模塊，自動生成“原材料”相關核算憑證。該環節要重點注意不得“超合同清單、超合同金額”結算，若所配送的物資與合同簽訂的合同清單、物料明細里規定的規格、型號等核心信息不一致時，系統自動拒絕入庫。所配送物資的入庫金額超過合同約定的金額時，系統自動拒絕拒絕入庫，堅決杜絕超合同結算的現象出現。

“銷”，即物資出庫管理。物資管理部門根據工程部門提交的物資需求計劃，將物資配送給各領料單位。通過“掃碼出庫”，將相關信息推送至共享平臺生成出庫單。月末系統自動將當月所有出庫單進行統計匯總，推送至總賬系統，自動生成成本入賬相關憑證。

“存”，即物資期末管理。每月月末，物資管理模塊在結轉下月前自動與總賬系統進行對賬，在所有物資的當期入庫數據、出庫數據、結存數據全部核對一致后，方可結轉下月。

(2)物資入庫后，由供應商開具真實合法的增值稅發票，并結合合同約定的付款條件、項目的月度資金使用計劃申請貨款支付。該環節要注意重點把控“超條件、超計劃”支付，若支付申請超過合同約定的付款比例或早于合同約定的付款時間，系統自動拒絕申請。所提交的付款申請超過當月項目的資金使用計劃，系統自動拒絕申請。

同時，應在物資進銷存模塊開設“暫估材料”專欄，用以登記在項目施工過程中實際已消耗但未取得票據的材料，確保項目成本核算真實準確。

5.第五層級建設思路

第五層級是數據分析層級，其主要任務是對物資管理的相關數據從采購到消耗全流程進行統計分析，為企業提供各類所需的數據。重點分析三個方面的數據：一是在采購環節，要重點分析材料采購成本與市場價之間的關系，確保企業的采購成本最低。同時要分析供應商庫內各供應商的供貨量是否基本平衡，是否存在某一家或幾家供應商長期供貨的情況。若存在，系統在下次采購仍選擇該家供應商時自動向物資采購部門發出預警信息，物資采購部門要對預警信息進行詳細分析，找出長期由某一家或幾家供應商供貨的原因，并提出應對措施；二是在進銷存管理環節，要著重分析物資進銷存管理的及時性、準確性、便捷性，是夠存在物資條碼與實際信息不符、信息推送滯后等現象；三是要結合已完工工程項目的各類物資消耗的實際情況進行統計分析，形成企業的各類工程中各類物資的消耗定額，為企業下一步的投標工作提供參考信息。

（二）需公開招標的物資采購管理建設思路

針對需公開招標的物資采購管理，把第一層級更換為“線上招投標系統”，從物資采購的招投標開始即在線上進行，后續的業務流程與無需公開招標的物資采購管理相一致。

三、財務管理與工程管理系統的銜接

財務管理與工程管理系統銜接的建設目標是通過將財務管理工作向工程管理工作的業務前端延伸，將工程招投標系統、合同管理系統、工程結算系統、資金計劃系統、數據分析系統全流程納入共享平臺，達到招投標工作更加規范、合同管理更加精細、工程結算更加智能、資金收付更加及時、數據分析準確目的。主要建設思路如下圖所示：

1.第一層級建設思路

第一層級是線上招投標系統，建設目標是建立和完善線上招投標系統。線上招投標跟傳統線下相比，具有發布和獲取信息更加快速精準、招投標成本更低、競爭更加公平等優勢，尤其是在“新冠”肺炎疫情形勢下，優勢更加凸顯。具體建設思路如下：

①對業主方單位：在共享平臺開設專門接口鏈接至線上招投標系統。當業主方發布招標公告后，公司第一時間獲取相關信息，并組織精干人員通過共享平臺直接進入線上招投標系統進行投標工作。在投標過程中，所需的各項物料的定額數據，一方面參考廣聯達、同望、凱云等專業投標系統里的定額，另一方面要結合公司“物資管理系統”中，根據公司同類工程物料消耗水平進行數據分析后計算的企業定額，使投標報價更加準確。當公司中標后，業主方通過線上招投標系統發布中標通知書后，招投標系統直接將中標通知書通過專用接口推送至共享平臺。

②在共享平臺工程管理系統下開設專門的分包策劃模塊，嚴格區分勞務分包策劃、機械租賃策劃和物資采購策劃。在公司確定中標后，工程部門或合同部門立即組織專門人員編制項目分包策劃并根據職責權限和審批流程進行線上審批，公司審批后根據權限上報上級單位或直接發布分包招標公告。

③對分包方單位：公司分包策劃經上級單位或本級審批通過后，通過共享平臺專用接口鏈接至線上招投標系統分別發布勞務分包、機械租賃以及物資招標公告（物資采購具體流程參照物資管理系統，本章節不單獨介紹），并明確投標文件的格式、投標時限、評標方式等核心信息。在接收到各單位的投標文件后，組織公司評標委員會進行線上評標并下達中標通知書，線上招投標系統將評標結果通過專用接口反饋至共享平臺。

2.第二層級建設思路

第二層級是合同管理系統，建設目標是會審及簽訂合同。具體建設思路如下：

(1)公司根據業主發布的中標通知書、勞務分包招標、機械租賃招標結果，由工程部門或合同部門根據工作計劃安排與業主和各分包單位展開合同談判并草擬合同初稿（草擬分包合同要嚴格遵照公司相應合同模板執行）。合同初稿確定后，通過共享平臺合同管理系統將合同初稿推動至各合同會審部門，參與合同會審的部門可以同步開展合同會審工作，有利于提高合同審批的效率。在合同會審過程中，要設置“強制閱讀”控制，即合同中的“專用條款”必須強制閱讀，且無論是否同意必須明確表明意見，避免合同會審流于形式。

合同會審結束后，根據合同簽訂權限由有權簽訂合同的機構簽訂合同。在合同執行過程中，涉及到設計圖紙、工程量、單價等合同核心信息變更的，要視同新簽合同按相關程序在共享平臺辦理，不能通過線下簽訂。凡是未經共享平臺簽訂的合同及具備合同效力的各種框架協議、補充協議等，共享平臺一律不予辦理涉及結算、開票、支付等業務。

3.第三層級建設思路

第三層級是工程結算系統，建設目標是將工程結算管理全流程、全周期納入共享平臺。具體建設思路如下：

(2)在共享平臺開設專用接口鏈接至工程結算系統，工程結算系統應區分對業主單位結算系統和對分包結算系統，并分別編制統一的工程結算單模板。工程部門將業主或我方現場收方等驗工計價資料分別上傳至對應的工程結算系統，工程結算系統應設置“結算剛性控制”功能，即“超合同清單、超合同單價、超合同總價”的“三超”結算系統自動拒絕，杜絕經營風險。工程結算系統將符合條件的結算單自動推送至各審核部門，各審核部門可以同步開展審核工作。審核通過后工程結算系統將結算資料通過專用接口推送至總賬系統自動生成會計憑證。會計憑證生成后將數據反饋至工程結算系統，分別自動生成對業主單位和對分包的工程結算臺賬，所有的臺賬信息與總賬系統保持動態一致。通過臺賬可以清晰了解單個合同的履約情況，為單位領導在作出相應決策時提供參考。

同時，要在工程管理系統下分別開設對業主單位單位和對分包單位的“已完工未結算”專欄，由工程部門或合同部門手工錄入相關數據，確保項目成本核算準確。

4.第四層級建設思路

第四層級是資金計劃系統，建設目標是將合同收付款管理全流程納入共享平臺，達到“以合同控結算、以結算控計劃、以計劃控收支”的目的。具體建設思路如下：

(1)對業主單位：根據當期工程結算情況結合合同約定的收款條件，合理預測資金收入及時回收資金。

(2)對分包：根據當期對分包單位的結算情況結合合同約定的付款條件，每月月底上報在資金計劃系統上報對分包單位的資金支付計劃。在對分包單位的資金支付計劃上設置“剛性控制”功能，即當期計劃支付資金“超過已結算金額、超過合同約定的支付比例、超過業主方對我方的支付比例”的“三超”支付計劃系統自動拒絕，確保資金安全。

(3)完成資金收支后，總賬系統自動生成會計憑證，并將數據自動推送至工程結算系統臺賬管理模塊，適時更新臺賬數據，使臺賬數據與工程結算系統、總賬系統保持動態一致。

5.第五層級建設思路

第五層級是數據分析系統，建設目標是對工程相關數據進行匯總分析，為項目履約、生產經營決策、項目風險控制等工作提供參考依據。重點分析三個方面的數據：一是工程結算進度與實際已完工進度之間的關系，看二者是否大致匹配；二是生產經營情況，在數據分析系統開設生產經營分析模塊，自動從總賬系統提取收入成本數據。同時分別從物資管理系統和工程結算系統提取“暫估材料”數據和“已完工未結算數據”，自動生成項目生產經營情況。值得注意的是該結果是對項目生產經營情況的簡要分析，項目領導可以通過該系統大致了解項目整體生產經營情況；三是資金收支情況，通過資金收支情況分析，以便于項目合理預測資金收支，確保資金安全。

四、財務管理與人力資源管理系統的銜接

財務管理與人力資源管理系統銜接的建設目標是將財務管理延伸至人力資源管理的業務前端，把員工入職、晉升調動、日常考勤、薪酬計提發放、數據分析等功能統一納入共享平臺管理。主要建設思路如下圖所示：

1.第一層級建設思路

第一層級主要為員工管理模塊，主要建設目標是公司員工的入職、晉升調動、日常考勤以及離職管理等納入共享平臺統一管理。具體建設思路如下：

①在人力資源管理系統下開設“員工入職管理”模塊，新員工入職時在該模塊根據固定格式完善員工個人信息。開設“員工晉升與調動”模塊，當員工職級發生變化、薪酬核算部門發生變化，通過該模塊進行職級調整和部門調整，確保薪酬核算準確。同時應當根據“審批流跟著崗位走”的原則，當員工離職、調動、晉升后，系統自動匹配與其崗位職責和權限相對應的審批權限和審批流，無需人工進行調整，確保公司內控制度得到有效執行。開設“員工考勤管理”模塊，通過該模塊反應員工的遲到早退、休假請假以及加班情況，并根據員工的薪酬和相關管理規定自動計算應扣發或應補發的薪酬，推送至薪酬管理模塊。開設“員工離職管理”模塊，員工離職時通過該系統辦理離職手續，該系統與總賬系統之間建立“剛性控制”關系，當該員工有備用金等應扣未扣款項時，系統自動拒絕辦理離職手續。

2.第二層級建設思路

第二層級主要為薪酬管理，主要建設目標是將員工的薪酬計提和發放納入該模塊統一核算。具體建設思路如下：

(1)工資編制。在人力資源管理系統下開設“工資編制”模塊，并編制與薪酬計提單相匹配的工資表模板。人力資源部門根據公司薪酬體系按月編制員工工資，編制時自動從員工管理系統提起員工考勤信息并自動計算應扣發或應補發的工資數據，工資編制完成后推送至“薪酬計提”模塊。

(2)薪酬計提。在人力資源管理系統下開設“薪酬計提”模塊，接收“工資編制”模塊推送的員工工資信息并自動生成薪酬計提單，按規定的審批權限和流程審批后自動推送至總賬系統生成會計憑證，并將單據推送至“薪酬發放”模塊。薪酬計提受公司工資總額控制，累計計提薪酬超過公司工資總額后，系統自動拒絕計提數據。

(3)薪酬發放。在人力資源管理系統下開設“薪酬發放”模塊，接收“薪酬計提”模塊推送的人員工資信息，并根據系統設定的發放模板自動生成薪酬發放單，按規定的審批權限和流程審批后自動推送至資金支付崗完成薪酬發放，同時將單據推送至總賬系統自動生成會計憑證。薪酬發放受資金支付計劃控制，無計劃、超計劃則系統自動拒絕。

3.第三層級建設思路

第三層級主要為數據分析，建設目標是對公司員工信息和薪酬信息進行分析，為公司管理工作提供參考。重點分析兩個方面的數據：一是人員構成情況，通過系統自動生成人員構成分析報告表，主要包含員工個人信息、持證情況、年齡結構、專業結構、項目工作經驗等信息，為公司人才招聘和人才儲備提供參考；二是薪酬情況，主要包括薪酬結構、增長情況（與營收增長情況、產值增長情況比較）等信息。

五、結束語

財務管理信息化建設是現代財務發展和轉型的必然趨勢，是推動財務管理高質量發展的必由之路，需要從頂層設計到各業務部門協同配合才能取得成效。要牢牢抓住會計核算和資金管理兩大“定海神針”，把共享中心建設成財務核算與業務處理中心，提供高質量、高效率的財務核算、結算服務；要牢牢抓住流程建設主線，把共享中心建設成高質量、標準化的流程管控中心，以標準化流程推動前端業務流程的標準化，從數據源頭提升數據質量；要牢牢抓住數據管理核心，把共享中心建設成數據價值中心，利用共享中心運營不斷累積的數據信息，深化財務數據分析能力，深度挖掘數據價值，有效支持決策，呈現共享深層價值；要牢牢抓住人才培養目標，把共享中心建設成人才培養中心，是共享中心成為財務人才的資源池，讓財務人員迅速了解財務標準流程和管控需求，培養財務管理型人才。