信息化助力醫院科研經費報銷“最多跑一次”的實踐探究*

金廷君,丁麟超,薛亞東

(浙江大學醫學院附屬金華醫院/金華市中心醫院，浙江省金華市 321000)

“最多跑一次”改革是浙江省在深化行政審批制度改革、推進政府轉型新形勢下形成的以人民為中心、以公共需求為導向的公共管理范式，是實質性推進簡政放權和“放管服”改革的浙江經驗[1]。

為了響應省委、省政府在醫療衛生領域深化“最多跑一次”改革的號召，在我院創建全市“最多跑一次”示范性醫院建設的推動下，科研處借助信息化手段助力科研經費報銷最多跑一次，解決臨床一線反復跑、辦事難、辦事慢的問題，提高了科研管理部門服務效能，向臨床一線提供了更加優質、便捷的服務。

1 傳統科研經費報銷模式現狀與問題

1.1 傳統科研經費報銷模式的現狀

傳統科研經費報銷模式主要分為以下四個步驟：

(1)科研報銷人員遞交相關票據與紙質材料至科研處。

(2)科研處干事初審、科研處主任復審簽字，并在單獨建賬的科研項目經費卡上登記科研報銷人員信息、報銷科目以及金額等。

(3)科研報銷人員憑借科研處審核無誤的報銷材料到財務處審批，并遞交科研分管院長、醫院總會計師審批簽字。

(4)科研報銷人員將審批完成后的相關票據和材料遞交財務處排隊報銷(見圖1)。

圖1 現行傳統科研經費報銷模式

1.2 傳統科研經費報銷模式的問題

1.2.1 科研經費報銷過程中紙質票據傳遞，報銷流程繁雜、時間跨度長。目前，醫院科研經費報銷采用手工簽字、人工流轉的操作方式，易于造成報銷時間跨度長、報銷效率低下的問題。一方面，報銷過程中紙質票據傳遞，同時需要多個行政管理部門及領導手工簽字，而大多數領導仍需要承擔臨床業務，導致整個報銷流程的時間跨度增加，使得報銷人員將多個發票積攢到一定數量后進行統一的審批報銷，易于造成原始票據的堆積與丟失；另一方面，現行的科研經費報銷模式由科研處代替財務處完成報銷材料審核工作，因科研管理部門與財務管理部門工作性質不同，對于報銷材料的要求往往不一致，部分科研報銷人員在不熟悉科研經費管理規定與報銷流程情況下，往往造成信息填寫錯誤或報銷材料不符合醫院財務規定，導致科研報銷人員重復工作的問題[2]。

1.2.2 傳統科研經費報銷模式使得科研人員無法及時、準確查詢科研經費使用情況。傳統的科研經費報銷模式下，臨床一線科研人員查詢科研經費明細賬目的過程比較繁瑣且耗時長。一方面，科研項目經費卡在科研管理部門保管存儲，科研人員只能通過科研處查詢科研經費支出情況，無法及時、準確查詢經費使用的具體情況；此外，科研管理部門往往只記錄單次報銷預算科目及報銷總金額，無法體現每張報銷票據的詳細信息；另一方面，財務管理部門會計軟件尚未實現實時存儲科研經費原始票據電子信息的功能，對于收到的報銷票據，一般只列支相應的會計科目，與科研經費的預算科目并不一致[3]。當項目組申請科研項目經費決算或審計時，項目組只能通過財務管理部門查詢記賬憑證，然后再到財務倉庫中查找原始票據，來確定科研項目經費的具體執行情況。

2 信息化助力醫院科研經費報銷“最多跑一次”

2.1 信息化下科研經費報銷的流程再造

為實現醫院科研經費報銷“最多跑一次”，我院科研經費報銷平臺以信息化為手段，以我院科研管理平臺為依托，設計并優化科研經費報銷流程。通過科研經費報銷平臺打通部門信息壁壘，提高了科研經費報銷全過程管理的科學性、透明性和可追蹤性(見圖2)。

圖2 信息化下科研經費報銷的流程再造

(1) 所有用戶使用單獨賬號登錄科研管理平臺，在項目管理模塊選擇需要報銷的科研項目，選擇經費類型(財政經費、配套經費)，再根據預算科目填寫報銷金額并上傳相應票據與附件材料，并提交至科研處線上審核。

(2) 科研經費報銷平臺內設科研處管理員賬號，由科研處干事初審，科研處主任復審，并提交至各管理部門線上審批流轉。在審批流轉中該項審批事項如有問題，可退回至上一審批環節審核人賬號或直接退回至填報人賬號，并通過系統發送短信告知審批修改意見。

(3) 在審批流轉結束后，系統自動發送短信告知科研報銷人員此項審批流轉已完成并遞交相關的原始票據與材料至科研處。

(4) 科研處打印科研經費報銷審批單并附上原始報銷材料遞交至財務處。財務處根據科研經費報銷平臺審批流轉記錄與提供的報銷審批單和原始票據材料核對無誤后，予以報銷。

2.2 提高科研經費管理的靈活性和管理效率

科研經費報銷平臺的建設以科研項目為基礎，以經費預算為支撐，實時掌握科研項目經費使用的動態變化情況，使科研管理部門由“被動式服務”轉為“主動式服務”，提高了科研經費管理的靈活性和管理效率。

(1)科研項目綜合管理功能。科研處在科研經費報銷平臺投入使用之前，完善各類科研項目的基礎數據，如項目名稱、項目編號、科室、項目組成員、經費、研究起止時間等信息，并導入項目立項文件、合同書等附件。項目組成員可實時查看項目基本信息，臨床科室可查詢本科室科研項目立項情況與進展情況，滿足臨床一線日常科研管理的需要。

(2) 科研經費預算管理、實時查詢功能。合理的科研項目預算是科研工作順利進行的前提條件和基礎[4]。項目立項時，科研處及時在科研管理平臺上錄入項目的相關信息，同時填報應到賬的財政經費與配套經費，并依據項目合同書填報經費預算；而財務處獲項目下撥經費信息時，依據科研處遞交的立項文件和資金撥付文件在科研管理平臺上做好財政經費與配套經費到賬審批，由此，項目組可開始申請經費報銷。當報銷金額超過預算額時，會及時提醒項目組進行線上預算調整審批，以保證項目組對經費的合理、規范使用。同時，項目組可實時查看經費使用情況、歷史經費報銷記錄以及現在報銷事項的審批狀態等，科研處也可實時跟蹤提醒項目負責人在項目執行過程中合理使用科研經費，這樣既能遏制預算超額使用，又能避免臨近項目結題突擊使用經費等情況的發生[5]。

3 信息化助力科研經費報銷“最多跑一次”的挑戰

3.1 強化醫院網絡安全建設，提高系統安全性

科研經費報銷平臺的基礎是互聯網建設的安全性。科研經費報銷的票據傳輸、審批流轉主要依賴于醫院各個系統與網絡，極易受到外部病毒的攻擊。為保證科研報銷平臺的安全性，我院科研管理部門將進一步聯合醫院信息中心做好醫院系統與網絡安全工作。一方面，加強用戶賬號密碼等信息的安全性，增加用戶信息身份驗證功能，實行用戶權限管理，針對不同用戶授權不同的角色，使其在系統中只能夠執行特定的功能和操作[6]；另一方面，做好醫院信息網絡安全性能建設，增強互聯網病毒防范和網頁防篡改等工作，有效提升系統安全性。

3.2 科研經費報銷平臺與財務管理系統信息共享

目前，受限于醫院內網數據安全性考慮，科研報銷平臺無法實現臨床一線人員隨時隨地上傳與遞交科研經費報銷原始票據與材料，只能在外網中使用，而醫院財務管理系統建在醫院內網中，兩個管理部門兩個系統獨立運行，導致科研經費審批流轉后的結轉過程不能完全兼容與對接，導致兩個管理部門需要專人對接，遞交原始票據與材料，不能實現“一站式支付結轉”。我院科研管理部門將進一步推進科研經費報銷平臺與財務管理系統的信息共享與對接，實現科研經費報銷“一站式”結轉，真正推進科研經費報銷“最多跑一次”。

3.3 做好宣傳與培訓，引導臨床一線合理合規報銷

不同于以往線下人工報銷流程，科研經費報銷平臺依賴于線上網絡操作，需要臨床科研人員熟練操作電腦，自行運用網絡系統進行經費報銷，此過程難免會出現系統操作不熟悉、報銷金額填報不準確、上傳票據材料不規范等問題。因此，科研處將進一步做好宣傳與培訓工作，結合醫院科研經費報銷管理規定，制定簡潔、規范的科研經費報銷操作規程，并分批次進行科研經費報銷平臺操作培訓，讓臨床一線科研人員及時了解新舊報銷流程的轉換，同時進行科研經費使用管理規定的培訓，提高經費報銷事項的合規性，以提高審批流轉效率。另外，科研處科研干事與各臨床科室科研秘書對接，及時了解科室對科研報銷平臺的使用評價以及改進建議并及時反饋問題與意見，以提升臨床一線對科研報銷平臺體驗的滿意度。

3.4 落實科研財務助理制度，提升科研精細化管理水平

科研經費管理是科研管理中不可或缺的一部分，是開展科研活動的重要環節[7]。隨著省市投入科研經費的不斷增加，我院科研項目立項數與科研經費總量不斷增加，如何實現科研規范化管理已然成為科研精細化管理的關鍵環節。為此，醫院將采用科研管理部門設立科研財務助理崗位或財務管理部門財務人員兼任科研財務助理一職的方式，逐步加強我院科研經費規范化、精細化管理。一方面，通過落實科研財務助理制度，由科研財務助理協助科研人員更專業地進行科研項目的預算編制、預算調整、經費使用以及財務決算等環節[8]；另一方面，科研財務助理在了解醫院財務管理規定、精通系統操作流程情況下，可指導科研人員按照醫院經費管理規定進行經費報銷，有助于提高經費報銷的審批流轉效率，同時可及時提醒項目負責人在合同期限內合理規范地使用經費，保證項目按期按計劃完成[9]。

近年來，各級各類科研項目不斷增多，包括政府投入、非政府投入(社會、企業投入)，導致科研經費大幅度增加。在傳統的科研經費管理模式下，科研經費管理出現不同方面的問題。一方面，不同種類的科研項目，其經費管理標準不一，項目預算編制與預算執行不一致；另一方面，科研項目管理部門、項目組以及財務部門三者之間溝通不順暢，導致經費管理效率較低[10]。

通過信息化助力科研報銷“最多跑一次”改革，不僅優化了醫院科研經費報銷流程，將臨床一線醫護人員從繁雜的科研報銷工作中解放出來，同時打破了科研管理部門與財務管理部門的信息壁壘，促進了科研經費的全過程管理，有助于推進醫院科研管理信息化，為提高科研管理效率，實現科研精細化管理提供重要支撐。