新基建背景下基建檔案工作模式變革與發展

摘要：新基建和傳統基建在管理主體、建設方式和應用場景等方面的差異，導致其產生的過程文件內容、載體和收集手段發生了變化，給基建檔案工作帶來了挑戰，促使基建檔案工作的管理模式進行轉型升級。本文即在分析新基建特點和基建檔案工作現狀的基礎上，闡述在新基建背景下基建檔案工作管理模式變革和檔案工作轉型升級的新發展。

關鍵詞：新基建 基建檔案 管理模式變革 檔案工作發展

在新基建時代背景下，基建檔案工作面臨著諸多挑戰，很難沿用傳統的管理思路和發展模式，亟待更新管理模式為其營造發展的空間和環境，這也給檔案工作轉型升級帶來了機遇。本文以基建檔案工作中的“收、管、存、用”四個環節為切入點，對新基建背景下基建檔案工作的現狀與困境以及基建檔案管理模式的變革進行分析和闡述，同時從豐富檔案數字資源，運用當下智能化技術建立檔案工作平臺和提供“知識服務、智能決策”三個角度，探析檔案工作轉型升級新發展。

一、新基建背景下基建檔案管理現狀與困境

當前基建檔案制度規范方面，上有國家和行業標準，下有地方標準，基建檔案收集的重要性已明確，但具體執行仍存在不足。新基建背景下建設主體數量和類別增多、建設方式復雜化、同時產生大量原生電子文件，這給基建檔案工作的收、管、存、用帶來了挑戰。

1.基建檔案收集現狀與挑戰。基建檔案往往種類繁雜，而且數量多，時間跨度長，具有成套性、專業性、多樣性、復雜性及滯后性等專有特性，同時新基建背景下，基建檔案建設主體涉及政府、企業、科研機構等，科技含量高，產生的過程文件復雜多樣，因此基建檔案的收集面臨著一定的困難。

（1）歸檔材料不齊全。前期的基建項目涉及的管理和參建單位多，專業技術性較強，許多基建項目設置的兼職檔案管理人員對檔案的基本原則和整理規范不了解，而專職的檔案人員對基建項目整個過程又缺乏系統的了解和相應的專業知識。同時前期基建項目形成的各種文件分散在個人手中保存，不能形成檔案，且機構設置和人員變動頻繁，歸檔不及時進而造成最終的歸檔材料不齊全。

（2）檔案收集手段落后。當前信息技術高速發展，基建項目已產生大量的原生電子文件，但當下多數單位仍要求將原生電子文件打印后歸檔，或者下載后離線存儲為電子文件，這種方式增加了基建檔案管理人員的工作量，不利于未來新基建背景下大量數字資源的收集歸檔工作。

2.基建檔案管理現狀與挑戰。基建檔案體量龐大，尤其是在新基建背景下，檔案數據量、數據類型增多，對信息化的要求高，因此基建檔案的管理面臨著巨大壓力。

（1）多種載體形式的檔案管理分散。前期紙質、聲像、實物等載體的基建檔案管理相對較分散，缺少內容的關聯性，而提升基建檔案管理的關聯性對于未來檢索、查詢、利用十分重要。新基建背景下基建項目的參建單位數量和類型增多，給基建檔案關聯工作增加了難度，跨單位、跨學科所產生的檔案的關聯性判斷成為當下亟待解決的問題。

（2）信息化管理程度低。前期的基建檔案基本上以紙質檔案為主，極少數對紙質文件進行數字化，更是少有原生的電子文件，因此在管理上較少應用檔案管理系統進行全文管理，即使應用了系統，一般也只是對基建檔案目錄進行管理，使得查找和利用非常不便。新基建背景下產生的數據量、數據類型增多，提升信息化管理水平對于管理新基建所產生的材料十分重要。加快基建檔案信息化管理步伐，促進基建檔案的信息化、數字化和網絡化，是當前時代背景下檔案管理人員的任務和責任。[5]

3.基建檔案保存現狀與挑戰。前期的基建檔案以紙質件為主，保存條件要符合國家標準庫房保管要求。新基建背景下，基建檔案面臨著存量檔案數字化、增量檔案電子化的情況，以數字化形態存儲的基建檔案將以指數級的趨勢增長，單獨的庫房保管已無法滿足當下的資源現狀，因此需要尋找適用于檔案數字資源長期保存的方式，如光盤、硬盤服務器等，當前卻還未形成一個最優的長期保存策略，需要我們不斷探索。

二、新基建背景下基建檔案管理模式變革

新基建項目具有技術新、需求新、機制新的特性，對此，很難沿用傳統的管理思路和發展模式[6]，與之相應的基建檔案也需要在收集、管理、保存和利用等環節做出相應的變革，才能擺脫新基建背景下的困境。

（一）向智能化檔案收集模式變革

1.建立與時俱進的工作機制。首先需建立健全管理體制，實現檔案管理與項目實施的同步性。新基建多元建設主體背景下，檔案工作的收集也需要多元建設主體匹配相應的人員，建立工作網絡，各個主體之間分工合作，專業人員制定并完善符合本基建項目的歸檔范圍。其次需加強對不同類型人員的檔案素質培訓，進行檔案意識和基本原則的普及;落實檔案管理責任制，調動人員的責任感和積極性，以保證基建檔案的齊全完整、真實有效、系統規范。

2.利用智能化手段收集檔案。新基建背景下很多過程文件材料、數據是在系統中直接產生的，應利用當下智能化的手段，實現在線歸檔，省去人工操作的過程，提高歸檔效率。同時利用文本識別、語義判斷等人工智能技術，在收集檔案時進行質量控制，可以有效提升收集效率，節約成本。

（二）向檔案信息化管理模式變革

1.建立基建檔案數字資源管理標準體系。在制度層面規范檔案數字資源，如制定符合實際需求的元數據規范、電子檔案管理規范等，利用元數據方法提升檔案內容的關聯性，建立各類型、各門類檔案之間的聯系。

2.建設基建檔案管理系統。配備專業的配套設施，利用互聯網技術和現代化信息技術對基建檔案進行高效的整合存儲，自動化識別、搜索基建檔案全文，從而在安全保密的前提下，實現基建檔案遠程傳輸、保管和查閱，提高基建檔案管理效率。

（三）向檔案數字資源長期保存模式變革

在保證傳統檔案存儲方式安全可靠的基礎之上，探索檔案數字資源長期保存方式，利用數字存儲技術[7]、軟件定義存儲技術[8]等實現檔案數字資源的集中統一存儲，提高檔案數字資源的管理效率。通過數字備份、數字遷移等手段，可以有效提高檔案數字資源的備份效率，解決檔案資源長期保存的難題。

（四）向檔案知識挖掘的利用模式變革

1.建立跨載體的知識集成服務平臺、專題數據庫等。相關檔案部門可以利用信息及技術對現有的檔案信息資源進行深度整合、深入挖掘，通過對各類信息的關聯性進行研究，對各門類、各類型的檔案資源進行集成，為用戶提供便利的查詢、獲取、利用的流程和渠道。

2.建立智能推薦系統。相關檔案部門可以利用人工智能技術、信息挖掘技術等，揭示檔案中隱藏的信息，有效地組織檔案資源，有針對性地為用戶主動提供知識服務和智能決策參考。

四、結語

總的來說，新基建不僅為基建檔案管理的轉型升級帶來了新機遇，也為檔案工作帶來了新機遇。檔案工作者要緊跟時代發展，轉變觀念，更新知識，順勢而為，不斷豐富基建檔案數字資源，運用當下智能化技術建立檔案工作平臺，始終秉持“知識服務、智能決策”的服務理念;利用新技術、新方法、新模式提升基建檔案的收集、管理效率;探索出新時代下基建檔案數字資源長期保存策略，使基建檔案的安全性得到保障;發揮基建檔案資源的價值，更好地服務新基建項目研究創新和管理決策。

注釋及參考文獻：

[1]王曉明，劉昌新.“新基建”為經濟增長提供新動力[N].經濟日報，2019-03-01（12）.

[2]徐一男.高校基建檔案收集工作的難點與對策[J].云南檔案，2009 （7）：44-45.

[3]吳偉寧.如何加強新時期基建檔案管理工作[J].城建檔案，2016（5）：24-27.

[4]本刊編輯部.何為“新基建”[J].中國總會計師，2020（3）：22-24.

作者簡介：姓名李丹陽，性別女，出生日期19910805，民族漢，籍貫陜西省咸陽市，在大慶油田有限責任公司第八采油廠信息中心從事基建檔案管理工作，聯系地址：大慶油田有限責任公司第八采油廠信息中心，郵編：163000。

【李丹陽】《科學與生活》新基建背景下基建檔案工作模式變革與發展

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