試析圖書檔案管理系統在圖書管理中的應用

時曉鵬

摘要：現階段我國的圖書檔案管理工作有了很大進展，經濟水平的提高和科技的迅速發展，為互聯網技術的應用和普及奠定了基礎。對于圖書檔案管理而言，應用信息管理系統能夠將大量的知識信息存儲起來，為需要的人提供便捷的查詢和學習服務，該系統的應用對于圖書檔案管理質量的提高具有一定的作用。本文主要分析了圖書館檔案管理工作中的影響因素，以及相關的優化方案，為實現我國現代化圖書管理提供參考。

關鍵詞：檔案管理系統;圖書館;書籍

引言：針對圖書館的書籍不斷增多的情況，所以為了能夠使圖書館內的書籍進行合理有效的歸納，就需要制定相關的管理模式，這樣就能避免在管理的過程當中由于人工操作而產生大量的失誤，所以在進行圖書館管理過程時，要合理地運用圖書館檔案管理系統，這樣就能夠減少由于人工操作所帶來的失誤，也能夠提高圖書管理的效率，確保讀者能夠在查閱圖書時更加地方便快捷。

1、圖書館檔案管理內容

圖書館檔案管理主要包括政文檔案、人事檔案、業務檔案以及設備檔案。政文檔案就是黨政文件、工作會議記錄、內部研討資料、年度工作總結報告、工作計劃、規章制度、工作日志等。這類資料收集難度比較大，因此整體資料不夠全面且十分零散。人事檔案不僅有圖書館員工資料，同時也有圖書館用戶資料，內部員工資料包括員工個人情況、崗位配置及其變動、考評職稱等，用戶資料包括用戶個人信息、圖書借閱信息等。信息化時代，信息一般存儲在圖書館檔案信息管理系統中。業務檔案就是圖書館各部門在開展日常業務時形成的資料，其中涉及了工作開展、匯報以及研究等方面的材料，和圖書館工作數據等信息，例如館藏量等。設備檔案就是圖書館設備資料，其中記錄了設備引進、維修等內容，尤其是招標采購政策實施后，其采購的設備需要建立獨立的設備檔案。

2、影響圖書檔案管理的因素

要想讓圖書管理能夠有效穩定地展開，那么就需要充分地認識到有哪些因素將會對其產生影響，從而制定出相應對策。因此，歸檔工作的效率質量將能夠直接影響到圖書管理工作能否順利開展，由于歸檔數目比較大，圖書管理人員要具備高效整合圖書并歸納的能力，還要在歸檔過程當中避免某方面的誤差，從而導致圖書館不能夠順利運行。要想避免圖書館在經營的過程當中避免多種因素的影響，就需要事先對圖書館的發展情況做相應的了解，并且針對圖書館數量和類別不斷增多的現象，制定相應的解決策略，這樣就能夠使圖書館的管理工作能夠順利開展，確保讀者在圖書館借閱書籍時能有一個良好的服務。

3、圖書館管理中運用圖書檔案管理系統的對策

3.1融合信息技術手段

傳統的圖書管理模式并不適用于當代的圖書館，而且還會受到多種因素的影響，就不能夠全方面地提高圖書管理的效率，也很難保證圖書館的服務水平，所以針對這樣的現象，圖書館要結合當代的信息技術，不斷地融入高科技，才能建立合理的圖書管理方案，從而提高圖書館的管理效率，減少工作人員的工作量與壓力。同時，?我國目前的圖書檔案管理系統運用了計算機技術，這樣就能夠清晰明確地分辨類似圖書，并且通過掃描識別的方式對其進行分類，就能夠大量地減少人工分類的時間，在圖書管理系統運行的過程當中，都會根據當前世界上的書籍種類，對圖書館內部的數據進行相對合理的分類，不需要人工的檢測，與此同時系統還能夠根據各類的圖書上傳到計算機當中，就會為相關的管理人員尋求圖書找到提供有力幫助。應用電子文檔記錄圖書信息，這樣不僅能夠節省大量人力，還能夠提高備份的準確性，對圖書館的應用管理更加便捷。無論是對于圖書管理人員，還是在圖書館進行借書的人員，突出檔案管理系統都能夠為其提供相應的幫助并且彌補傳統管理模式的不足。

3.2資金和人員的投入

為了可以更好的對圖書檔案管理工作效率進行提高，需將可以更好的服務于圖書檔案管理的制度制定出來，同時對于各個地區的政府部門來說，需對資金的投入加大力度，并對專業人員的培訓以及圖書館的建設加大重視。其中投入的部分資金，主要應用于書籍的購置方面，以此讓社會人群對讀書的各種需求可以得到滿足。圖書檔案管理工作人員還需經過專業化的培訓，將相關管理制度盡早制定出來并在第一時間進行實施，整個培訓過程中，需將管理人員的職業素養進行提升，讓每一個工作人員都可以將比較先進的圖書檔案管理方法牢牢掌握，讓他們可以對自身的管理職責進行明確。

3.3提高檔案信息服務層次

圖書館檔案信息管理必須要提高信息服務層次，使檔案管理科學規范。信息時代，檔案管理實現了信息化，利用信息管理系統能夠使檔案管理流程規范，提高檔案信息服務質量和層次，利用信息技術建立檔案服務系統，為檔案用戶提供溝通平臺，提高信息服務水平。

3.4合理運用電子文檔記錄圖書信息

合理運用電子文檔記錄圖書信息可以節省大量人力，提高備份的準確性，為圖書館提供更多便捷，為了避免圖書館數據存在丟失以及系統崩盤，還可以運用U盤把圖書館檔案信息進行備份，有效彌補傳統紙質備份存在的不足，同時不必要再次對圖書各項信息進行打印。與此同時，圖書館圖書在被借閱以及引進時，檔案管理系統都會根據實際情況詳細記錄，同時會根據系統內部掃描與分析技術，明確各項數據都要存檔，并不需要人工對數據進行計算與記錄，僅憑計算機完成即可，能夠保障信息記錄的準確性，提高圖書館的管理效率。

總結：在圖書館進行管理工作時，就會受到很多因素的影響，并不能對數據進行一個準確的分類，所以在歸檔過程當中要采取相應的信息技術，來提高重視檔案管理系統應用，并且分析出其作用與優勢，制定相關的管理方案，彌補圖書管理存在的不足，為圖書館的管理工作提供幫助。

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