淺談事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理

劉星余

摘要：檔案把一個人的所有的實質(zhì)性的信息都整理在一起，可以說是一個人另一張身份證，只是這張身份證統(tǒng)計的信息比較完整，它記錄著一個人的一生所擁有過的東西，所以檔案對一個人來說是非常重要的，因此，我們應(yīng)該把它保護(hù)起來。以前人們的檔案是紙質(zhì)版的，整理、統(tǒng)計起來是非常麻煩的一件事，但是隨著時代的進(jìn)步，科學(xué)的發(fā)展，電子版的檔案信息逐漸在取代紙質(zhì)版信息。因為檔案的電子版的流行，逐漸體現(xiàn)出電子版檔案的優(yōu)點(diǎn)，所以人們開始淘汰掉紙質(zhì)版檔案，利用電子版的檔案對其進(jìn)行整理，進(jìn)行管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化;管理

在如今的時代，信息化管理已經(jīng)漸漸成了一種比較流行且為工作人員所認(rèn)可的一種管理方式。以前的年代，電子產(chǎn)品還未成為一個時代的主流，紙質(zhì)產(chǎn)品占據(jù)著大片江山。然而紙質(zhì)的人事檔案整理需要耗費(fèi)巨大的人力物力，而且，紙質(zhì)檔案容易被破壞，容易丟失，這樣勢必會導(dǎo)致一個工作單位對人事的管理出現(xiàn)一定的麻煩。隨著時代的進(jìn)步，科技的發(fā)展，電子產(chǎn)品已經(jīng)漸漸深入到人們的生活當(dāng)中，各種單位已經(jīng)開始用電子檔案對人事進(jìn)行管理，這種方法既簡單方便快捷而且其實用性比較高。

一、干部人事檔案信息化管理的意義

（一）信息化管理有利于干部人事管理工作的高效化

隨著我國各方面的人才都在不斷增加，所以國家對于人才的利用率也在不斷提高，因此，各個事業(yè)單位的干部隊伍在不斷地壯大，但是這樣就會增大人事部對人事管理工作的壓力。又因為在之前的時代，檔案都是紙質(zhì)版的，所以管理起來就會非常麻煩。近年來為解決這個問題，我們把人們的檔案都弄成電子版的，利用計算機(jī)就可以整理好這些檔案，而且不用擔(dān)心會丟失這些資料。當(dāng)人們需要一些人的檔案時，我們不用繼續(xù)在一大堆紙質(zhì)版的檔案中尋找了，只要在計算機(jī)中輸入，就可以找到了，節(jié)省了時間，實現(xiàn)了人事管理工作的高效化。

（二）信息化管理有利于人事檔案的保存

我們都知道一些紙質(zhì)版的東西保存起來是比較麻煩的，所以以前的紙質(zhì)版檔案不容易保存，這樣會導(dǎo)致一些人的檔案出現(xiàn)差錯進(jìn)而會導(dǎo)致對其進(jìn)行管理時出現(xiàn)問題。所以我們用電子版的檔案就便于我們保存。而且以為干部的工作單位肯定是還會有改變的，比如一些人的工作升遷，會造成這些檔案被查閱的次數(shù)增多，而在轉(zhuǎn)移過程中紙質(zhì)答案容易丟失。為了有效避免這些問題出現(xiàn)，我們將紙質(zhì)版檔案全都轉(zhuǎn)化為電子版存儲在計算機(jī)內(nèi)，可以做到長期有效保存。

（三）信息化管理有利于保證人事檔案的完整性與真實性

以前的人事檔案都是紙質(zhì)版的，人們可以自己書寫自己的檔案，這就容易讓我們想人事檔案的真實性。而且檔案資料容易不全，一般檔案資料會包括履歷表、年度考核表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資等，但是紙質(zhì)版的容易卻是一些東西，不夠完善。所以把這些檔案整合成電子版的，規(guī)定電子頁面內(nèi)的內(nèi)容，這樣可以保證檔案資料的完整性。而且整合資料會由一位負(fù)責(zé)認(rèn)真的工作人員來負(fù)責(zé)。這樣也就保證了檔案的真實性。

二、干部人事檔案信息管理過程中所存在的問題

（一）干部人事檔案管理理念與方法落后

之前還未出現(xiàn)電子信息版的檔案時，人們的檔案都是紙質(zhì)版的，但是隨著時間的推移，一切都會改變，所以干部人事檔案需要定期更正裝訂，這些工作都是人為裝訂的，所以導(dǎo)致檔案編制工作人員人們的工作量非常大，容易使檔案整理工作人員的工作積極性降低。而且如果裝訂人員沒有足夠的嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度，極易導(dǎo)致檔案的內(nèi)容出現(xiàn)差錯。人們還未意識到信息化管理對整個工作的便利性。整個的管理理念和方法都很落后。

（二）干部人事檔案的利用率較低

我們都知道自己有一份屬于自己的一份檔案。但是我們從來沒有好好利用過這些，使其失去了其最基本的實際效用。檔案信息化管理還處于一種初級階段，還未實現(xiàn)全面的廣泛應(yīng)用。人們對檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)還未有一定的約束，所以檔案的實用率比較低。

（三）檔案信息不全，資料混亂

檔案內(nèi)包括的資料有很多，紙質(zhì)版的容易丟失一些內(nèi)容，而且這些紙質(zhì)版的檔案都是由人們親自書寫的，也許會有那些書寫不規(guī)范的，一些信息是用圓珠筆填寫的，這樣導(dǎo)致檔案不夠整齊劃一。另一個問題就是檔案的裝訂問題，因為沒有嚴(yán)格的裝訂規(guī)范，工作人員的不同，容易導(dǎo)致裝訂順序不同，而且偶爾會出現(xiàn)漏訂，混裝，漏裝的問題。

三、人事檔案信息化管理的對策

為了能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息化管理，接下來是我們將要進(jìn)行的對策。

（一）加強(qiáng)人們對檔案信息化管理的重要認(rèn)識

要實現(xiàn)檔案信息化管理，我們應(yīng)該先從強(qiáng)化檔案管理人員的檔案信息化意識開始，讓他們意識到信息化管理對檔案整理工作是有多麼的重要，多麼的方便快捷。加強(qiáng)人們對檔案的重視，使他們的態(tài)度能夠擺正，能夠從內(nèi)心把檔案當(dāng)做本單位的一項工作。我們可以通過多種方式對檔案信息化管理知識進(jìn)行宣傳，使其深入人心。而且相關(guān)政府部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案信息化管理人員的栽培，找到一些專業(yè)化知識較強(qiáng)的工作人員，并且在培養(yǎng)其專業(yè)知識時也應(yīng)該注重對他們個人素養(yǎng)的培養(yǎng)。

（二）加強(qiáng)各部門的交流，使其做到檔案信息的資源共享

上面我們分析了人們對檔案信息的利用率較低的這一問題，所以，我們應(yīng)該找到相應(yīng)的對策對其進(jìn)行解決。因為是檔案信息電子化，所以我們對其的存儲都不是問題，只要人們想要利用該信息資料就可以直接利用。所以為了提高檔案信息的利用率。我們應(yīng)該多提供一些渠道讓我們有機(jī)會有借口能夠去利用這些信息，現(xiàn)在我們已經(jīng)實現(xiàn)了工資科內(nèi)部網(wǎng)上查詢，還加強(qiáng)各個部門之間的聯(lián)系，這樣便可以將各個部門的所有資源都結(jié)合在一起，最終進(jìn)行整合。

（三）加強(qiáng)檔案信息的信息化管理

上文我們分析了檔案信息在管理過程中會遇到的一些問題，其中就有檔案信息不全，資料混亂這一問題。如今我們?nèi)绻麑崿F(xiàn)了檔案的信息化管理，也就是把紙質(zhì)版的檔案信息轉(zhuǎn)化成了電子版的了，直接存儲在計算機(jī)內(nèi)，這樣做不會發(fā)生檔案丟失問題。而且檔案管理人員在向計算機(jī)內(nèi)輸入這些信息時會制定一些相應(yīng)的表格，這樣可以避免檔案信息出現(xiàn)不全的問題再次發(fā)生。從而使暗感信息都能夠保證是正確的，有一定的真實性，對于其他方面的研究有著重要作用。

結(jié)語

干部人事檔案信息的整理是一個非常重要的工作，它關(guān)系著對干部的考察與選拔情況，這是上級人員對其進(jìn)行了解的一種有效途徑。這也是對檔案信息的一種有效利用。由此可見，檔案對于一些人來說是非常重要的，它關(guān)系著一些人的命運(yùn)，所以我們應(yīng)該把它好好地保護(hù)好。之前的紙質(zhì)檔案存在著許多缺點(diǎn)，但是如今隨著時代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，電子版的檔案擁有許多紙質(zhì)版的檔案所沒有的特質(zhì)，所以電子版已經(jīng)漸漸取代紙質(zhì)版。目前我們已經(jīng)實現(xiàn)了部分檔案信息的信息化管理，檔案已掃描，但是還需要進(jìn)一步完善，例如，我們無法通過點(diǎn)擊目錄直接找到材料，系統(tǒng)反應(yīng)慢，很難打印需要的圖片，掃描過程復(fù)雜等問題頻繁出現(xiàn)，所以未來的發(fā)展方向應(yīng)該是加強(qiáng)這方面的研究。

參考文獻(xiàn)：

[1]付爽.事業(yè)單位人事檔案管理工作探析[J].經(jīng)營管理者，2015（11）.