探討行政事業單位的財務會計檔案管理優化模式

韓寧

摘要：在會計工作的組成中，會計檔案起到了關鍵性的作用，其主要是如實記錄并保存好單位內部的經濟業務往來情況，為后續的工作操作奠定扎實的基礎。該文主要論述了行政事業單位財務會計檔案管理發展困境，然后提出了相應的優化模式，以期提升行政事業單位財務會計檔案管理工作的規范化水平。

關鍵詞：行政事業單位;財務會計;檔案管理;優化

一、行政事業單位財務會計檔案管理發展困境

（一）思想認知方面的問題。從財務會計的角度進行分析，行政事業單位的管理人員大都比較關注財務會計工作的落實，財務會計工作關系到行政事業單位的活動和決策落實，還關系到相關信息的記錄和管理，對于不直接反映在其他事項上的會計檔案管理工作重視程度不夠。會計檔案管理工作的重要意義在于能夠對已有經濟活動的資料進行較為有效的整理，并且促使單位憑借優秀的檔案管理工作提升辦事效率。各行政事業單位對于財務會計檔案管理的最基本因素是人，即進行檔案管理的工作人員。在行政事業單位當中，由于本身各部門體系較為龐大，同時又存在對于該項工作不夠重視的單位，在這樣的單位中進行檔案管理的人員大多數是非專業性人員。這些工作人員沒有專業化的技能和知識，對于檔案管理只憑借經驗來進行常規工作，然而他們整理出來的會計檔案達不到真正的檔案管理要求，查閱起來十分困難。除以上問題之外，部分行政事業單位本身的會計檔案管理制度缺失或完善也是導致整體會計檔案管理出現問題的一大重要原因。

（二）工作規范化方面的問題。會計檔案信息的采集和保存操作中，少數工作人員可能會出現保管不力的問題，無法滿足檔案管理的專業化要求，從而造成檔案的調查和查看困難。而與此同時，檔案的查閱又由于需要各項手續和硬性規定，需要走較為麻煩的限制路線，使得已有的會計檔案無法被很好地開發利用。另外檔案的銷毀工作也存在著難以解決的“硬骨頭”，主要在于定義銷毀困難和無人敢于銷毀等方面。

（三）電子化會計檔案管理方面的問題。部分的行政事業單位檔案管理依然采用紙質保存管理方法。會計工作中，紙質會計憑證、賬目以及財務報表都是事業單位重點關注的會計資料。然而對于電子化和信息化的會計數據檔案存儲卻沒有較多的認識和打算。在信息化和數字化技術日漸成熟的今天，會計工作更多地向電子化方向發展。部分資料雖然能夠以備份的形式較好地保存下來。然而還是可能會出現數據丟失，信息在不同的設備無法進行讀取的后果。新修改的《會計檔案管理辦法》對于電子會計檔案的移交和保存等都有了明確的規定。這說明已經有較多數量的單位采取了電子化和信息化的會計檔案存儲，然而卻少有能夠提出或是建設出一項解決電子化信息信任和信息安全問題的平臺，說明我國的電子化財務信息管理還有較長的路要走。

二、財務會計檔案管理的優化模式

（一）提高工作人員的綜合素養水平，增強對檔案管理的重視度。第一，從行政事業單位的領導人員來分析，應不斷強化其財務會計檔案管理觀念。領導人員給予檔案管理足夠的關注，才能夠切實將工作列入建設日程上，從而促使會計檔案管理的規范化。第二，會計檔案管理工作人員需要得到全面的、專業的檔案管理技能和知識培訓。促使其在之后的工作上能夠具有更加專業的工作水平。使檔案管理工作更加符合標準，更加方便快捷地對單位的財務會計資料進行整理。第三，會計管理制度建設與完善是進行財務會計檔案管理優化的一項重要保障。各行政事業單位需要根據相關法律法規，結合自身的實際情況，建立和完善一套能夠應用于單位整體、能夠覆蓋各項經濟活動的會計檔案管理制度。并且在制度中明確相關人員的工作職責和工作權利，以制度層面的規定來保證檔案管理人員對該項事業的積極性。同時以制度規定相關保密程序，從較高的程度上保護好相關人員的隱私安全。

（二）不斷提升會計檔案管理的規范化水平。會計檔案管理的規范化主要可以分成以下幾方面，即會計檔案的產生、保管和查閱方面的規范化管理。行政事業單位的日常經濟活動中， 會產生不同的原始會計憑證，需要對這些憑證進行及時的整理、保存和簽章工作。在這一工作階段，首先需要較強的及時性。如果沒有及時進行原始憑證的整理，在一段時間過后將出現各種憑證相互交叉，工作難度和復雜程度直線上升。在日常的建檔工作當中，可以在核對完檔案內部內容之后，在檔案袋上標注缺失內容或是分類信息，以便于存放和查找。在會計檔案的保存工作當中，需要將對應檔案在規定時間內交由規定的檔案管理地方。例如部分會計資料在財務會計部門有臨時保存地方，而在周期外需要則及時移交給所在單位的檔案保管室。

（三）提升電子檔案管理水平。為了進一步提升電子檔案管理水平，我們應認真做好以下工作：第一，電子檔案應及時做好備份并保存好，這樣才能為后續工作的開展奠定基礎。第二，電子化和信息化的會計檔案資料需要被完整和準確接收與讀取，這是符合國家會計工作標準的憑證、賬簿、報表等資料的前提。最后，一個安全有防護功能的管理信息系統是電子檔案管理所必需的，這樣的系統能夠對會計信息檔案進行存儲，并且滿足電子化的調用和共享功能，該系統需滿足外界干擾或入侵的強大防護作用。

（四）做好檔案管理的監督工作。會計檔案在行政事業單位中起到了關鍵性的作用，會計檔案信息安全也非常重要，為此，我們應切實做好檔案管理的監督工作。監督工作可以借助審計部門或是財政部門的業務檢查工作來進行，將會計檔案的規范化管理工作作為審計檢查或是財政監察的一大重要環節，充分保障信息安全，調動人員積極性。只有單位內部對于檔案管理規范性有所重視，會計檔案管理水平才能夠有所提升。

三、總結

行政事業單位的會計檔案管理工作落實中可能存在一些問題，其中包含思想認知觀念方面的問題、工作規范化方面的問題等，文章中主要針對相關問題提出了優化方案，以期有效提升檔案管理人員的綜合素養水平、提升管理操作規范化水平，實現行政事業單位檔案管理工作的可持續發展。

【參考文獻】：

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