探究事業單位檔案管理創新與改革路徑①

王秋海

摘要：事業單位檔案管理的主要工作包括對檔案信息的核實、儲存并實現信息的實時更新。傳統的事業單位管理模式耗費大量的人力物力，由于信息化的普及程度較低導致檔案的完整性和實時性難以實現，由此可見實行數據化的檔案管理是社會形勢所趨。本文對事業單位檔案管理創新與改革路徑進行探討。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新改革

1了解事業單位檔案管理與模式創新的必要性

1.1新時代社會對人才資源的利用需求增強

事業單位的可持續發展離不開對人才資源的不斷挖掘、管理和利用。在如今社會人才需求度不斷增加的背景下，事業單位對人才資源的利用和管理能力也需要不斷提高。但是由于人力資源管理方面的信息含量高、數量基礎較大，傳統的檔案管理模式具有很大的提升空間，創新檔案管理模式能在一定程度上降低檔案工作者的管理量，從而優化事業單位內部的組織架構。檔案在員工入職、在職以及離職等不同工作時間范圍內都發揮著記錄過程、實時更新信息的作用，這也是人力資源部門考核、管理的主要參考內容。基于此，事業單位內部檔案的處理是滿足人才需求和管理的體現。

1.2傳統的事業單位檔案管理制度與模式不符合

發展趨勢。在對不同事業單位檔案管理模式和管理現狀進行調查和分析的基礎上，可以總結出傳統的紙質化為主的檔案管理模式限制了檔案管理效率的提高，其中存在弊端要求事業單位相關工作人員不斷創新檔案管理模式，提高事業單位檔案管理數字化和智能化。同時管理人員整體綜合素質水平和能力不足，欠缺在專業知識上。因此很多事業單位不夠重視檔案管理方式，缺乏成熟的管理經驗，工作質量要求不高。檔案管理人員缺乏專業培養，導致不能正常使用和發揮資源價值。除此之外，管理模式由于封鎖性強，在事業單位工作過程中過于死板，缺乏變通、過于封閉，不利于人才的自由發展，同時不利于優化人力資源配置，某種程度上是資源的浪費。

2事業單位檔案管理創新和變革路徑

2.1優化檔案管理工作流程

首先，優化事業單位檔案管理工作業務流程，需要相關從業人員定期梳理檔案內容、事業單位檔案管理部門內部環節流程、厘清部門同事與其他部門之間的業務銜接流程與環境。在此過程中，從業人員可通過利用計算機中的檔案管理系統，對事業單位內部工作人員的檔案信息進行錄入、編制、監管、更新、維護，并利用計算機技術中的檢索功能，對檔案信息加以利用和處理，以便于及時反饋出在不同工作環節中的流程設計與職能規劃需要。其次，優化業務標準制度，通過建立長期且有效的檔案管理工作制度，重新審視流程規劃、職能權重、組織架構以及成本效益等，根據分析出來的各方面數據，對檔案管理工作人員進行明確分工、明確全責以及明確規范，將制度化、規范化及標準化貫穿于事業單位檔案管理工作全過程，對人工操作起到一定的約束與管理作用。此外，還可通過將計算機網絡技術人才的檔案信息及工作事項納入檔案信息管理流程中，當事業單位計算機出現故障時，能夠利用檔案信息管理系統中的功能，及時聯系到技術維修人員，快速解決計算機問題。

2.2加強工作人員培訓力度

在新時期發展背景下，推動我國事業單位檔案管理工作的創新與改革，不僅需要優化檔案管理工作流程、創新檔案管理工作體系，還需要注重新設備與新方法的引入以及加強對檔案管理從業人員的培訓力度。這樣才能保證引進的新設備與新方法，能夠與檔案管理工作人員的職能水平、工作能力、工作內容等有效銜接起來，避免因檔案管理人員技能陳舊，而無法使用新引進的設備與方法。首先，在引進新設備與新方法之前，應積極開展相應的員工培訓工作，對檔案管理人員的專業能力和綜合素質進行培養與提升。在此過程中，事業單位可通過定期組織一批集計算機技能、檔案管理技能、創新人才等為一體的綜合團隊，在企業內部對工作人員進行有效培訓與技術交流。事業單位還可以定期帶領檔案管理人員到國內外優秀企業參與走訪調研、實訓實踐等工作，從多方面提升檔案人員的工作能力。其次，在以保障檔案管理工作人員工作理念、技能等方面的提升基礎上，還應加大對檔案管理信息化建設的資金投入力度，加強先進計算機設備、信息技術、創新型技術人才等方面的引進，為提高檔案利用率及工作效率，提供人力、物力、財力等各方面的支持。

2.3提升檔案管理服務水平

首先，需要提高對檔案安全管理的認識，明確認識到檔案安全管理的重要性與必要性。事業單位在有效開展檔案安全管理工作時，相關工作人員必須制定嚴格且符合規定的檔案資料應用制度，嚴格要求檔案管理工作人員規范使用檔案資料，明確提出違反應用制度者，應給予降職、降薪等之類的處罰，防止工作人員因引起工作失誤造成檔案丟失或損壞。其次，在事業單位檔案管理工作的實際工作流程中，相關從業人員還要確保計算機系統環境的安全性，利用相應技術開發專業的計算機系統監管軟件、維護計算機內檔案管理系統各項檔案資料的同時，阻擋外來侵入者、病毒的入侵。在此過程中，事業單位可采用比較常見的安全保護措施，比如在檔案管理和局域網內形成有效的防護墻，規避病毒與黑客的入侵。此外，要加強檔案管理信息化的安全性，同時，還應注重提升事業單位檔案管理工作服務形象，以滿足事業單位的業務拓展需求。在此過程中，可通過培養檔案管理人員創新意識、大數據及信息化思維方式、創造能力等，從檔案管理工作人員的理念上，推動事業單位檔案管理工作與時俱進創新。最后，還應將以往傳統的內部資源管理工作方式，轉為共享檔案管理工作體制，加大檔案管理工作的資源共享力度，以便于整體提升檔案管理工作與社會發展相適應的水平。

結束語

總而言之，在網絡時代背景下，如何合理利用網絡技術進行工作創新已成為各行業發展的關鍵。事業單位檔案管理工作覆蓋面廣泛，工作內容繁多，為更好地發揮檔案信息的價值，需要事業單位應用科學工作方法，通過構建完善的管理體系以及合理應用管理手段，不斷優化檔案數據和信息收集、整理、儲存等工作環節，不斷提升數據的使用效能，發揮現代化發展戰略，為事業單位的各項工作提供數據支撐。

參考文獻

[1]陳鴻雁.事業單位檔案管理創新與改革分析[J].辦公室業務，2015（003）

[2]朱大志.關于事業單位檔案管理創新與改革分析[J].黑龍江史志，2015（013）