大數據背景下地方本科院校智慧檔案館構建措施試探

王鵬翥

摘要：隨著現代信息技術飛速發展，構建智慧校園成為了地方本科院校發展研究的重要方向。本文就是在這樣的背景下，依托我國逐漸成熟的大數據技術，詳細闡述了在RFID技術、云計算技術與大數據技術支持下智慧檔案館的主要特征，并提出了地方本科院校智慧檔案館構建措施與方法，希望能進一步推動地方本科院校智慧檔案（館）的建設，全面促進學校智慧校園的建設進程。

關鍵詞：大數據;地方本科院校;智慧檔案館;構建措施

現代信息技術的飛速發展，為諸多行業注入了新的活力，更為地方本科院校檔案館發展提供了變革方向。在大數據技術支持下，檔案信息管理逐漸向數據化、網絡化邁進。自2016年國家檔案局針對我國檔案事業“十三五”規劃綱要發布以來，各地方本科院校積極探索智慧檔案館建設，力求抓住發展機遇，實現檔案館智慧化改革建設。

一、智慧檔案館的主要特征

地方本科院校檔案館實現智慧服務，做好基礎資料、檔案、網絡以及用戶的統一，并深入挖掘其潛藏價值，更好地為學生提供優質參考資料，為學生成長整合有效互動要素，并結合相關數據，實現人才的綜合培養，這就是本科院校智慧檔案館智慧服務的根本所在。因此，本文認為大數據背景下，地方本科院校智慧檔案館存在以下幾點特征。

（一）檔案信息采集智慧化

在傳統檔案館中，一般的檔案信息都是以紙質的形式保存，電子檔案與其他載體檔案則很少。此外，檔案館一般只注重對檔案信息的儲存，對于其資料利用不夠充分，而且保存的紙質檔案過多，導致在使用的時候，容易出現不易找到或丟失的情況。在現代信息技術的支持下，檔案館不僅擁有大量紙質檔案，還存儲了大量的電子檔案、電子檔案、音像資料，部分高校現在除了機密文件外，網上還可以查看其他電子檔案。充分運用電子檔案，并服務于各項運用，不僅提高了信息數據使用率，更能對信息數據進行有效保護[1]。比如，可以有效防止頻繁使用造成損壞、丟失等情況，也能運用數據信息，廣泛采集含有文字、音頻、視頻等信息，豐富檔案儲備。此外，還能通過智慧檔案平臺對檔案數據信息進行綜合分析，并深入挖掘其潛在價值。

（二）檔案信息管理智慧化

當前，許多地方本科院校形成了共同管理檔案信息的平臺，可以對學生個人檔案信息實現精準管理。在檔案信息管理過程中，可以運用檔案智慧管理平臺，對學生以往的學籍、成績、信息、就業等進行綜合分析、分類、編目記錄，并且將采集到的信息集成檔案管理系統后，可以記錄檔案的庫存、管理和使用次數。它還可以設置訪問權限，防止機密文件的傳輸，也能控制儲存室的溫濕度，優化存儲環境，延長紙質檔案保存壽命。

（三）數據信息管理智慧化

在智慧檔案平臺中，可以對學生的檔案信息進行精準化管理，當用戶需要使用檔案數據的時候，可以直接通過用戶名進入檔案信息管理，從而提高了檔案使用率，實現了檔案與個人、管理、機構之間的互通;通過互聯網傳播，管理人員通過網絡鏈接可以接受與采集學生個人信息，并能綜合分析、整理相關數據，分析學生對檔案的使用頻率，預測學生的檔案偏好，從而提高檔案館管理效率，并提高對學生的服務度。

二、地方院校智慧檔案館構建思路

地方本科院校智慧檔案創建應以數字檔案為基礎，堅持“深化、整合、引進”的理念。地方本科院校智慧檔案主要是數字檔案的現代化和發展，因此，地方本科院校應當深入研究數據檔案資源，深入開展建設技術和數據資源的研究，全面結合當前實際情況及需求，開發并運用大數據技術、云計算技術、網絡技術等，實現現代化校園建設，推動檔案管理轉型升級，為智慧檔案館建設提供基礎保障，使之更好地為科研、教學、學生管理等方面提供優質的服務。在建設智慧檔案館過程中，要充分利用校園基本建設和其他可負擔的資源，建設智慧校園，讓檔案信息與智慧校園建設協調發展，促進地方本科院校檔案的管理和服務[2]。另外，在智慧建設的其他領域所獲得的推廣經驗將引領與推動地方本科院校智慧檔案建設，但是，目前智慧建設尚處于探索階段，并沒有一個成熟的成果或經驗可以參考。所以，有必要引進智慧校園、智慧圖書館等方面的經驗，以推動地方本科院校智慧檔案館高質量發展。

（一）完善地方本科院校智慧檔案館基礎建設

完善基礎設施是檔案正常運行的基本前提。地方本科院校智慧檔案的基礎設施包括地方本科院校檔案館的建設、檔案館內電氣使用、中央空調智能控制、智慧環境控制系統、智慧消防系統、封閉柜、底圖柜、光板柜、防磁柜、消毒柜等存儲文件等檔案館內各種基礎設備與工具。狹義的檔案基礎設施是指在建設智慧檔案過程中，與傳統檔案館不同的軟硬件設施，包括大數據技術、RFID識別技術等的應用;包括硬件基礎設施建設、信息網絡建設、信息共享平臺建設、智慧文件管理系統建設和智慧文件安全平臺建設[3]。

（二）加強地方本科院校智慧檔案館“軟實力”

地方本科院校智慧檔案館的建設過程中，不僅需要加強基礎建設，更應當引進先進的管理系統，尤其是制定標準體系、專業人員管理、人才培養基礎、服務模式等方面的設計工作。

1.創建良好標準體系

地方本科院校智慧檔案館作為檔案信息資源交換的關鍵陣地，在信息流通中有著不同替代的作用。針對地方政策標準體系的建設，國家檔案局于2017年發布了相關的12項標準，為地方本科院校智慧檔案館標準體系建設提供了參考方向，切實推動了檔案數字化向科學化、標準化方向發展。面對不同標準的規定與操作實際，應盡力創建與國際（內）標準相兼容或一致的行業標準。

2.加強專業人員管理

地方本科院校智慧檔案館的建設是建立在教育行政、科研、學生管理等多部門、多管理系統的智慧校園的基礎上的。所以，地方本科院校應針對智慧檔案館的需求成立專門領導小組，以協調各部門之間的工作從整體戰略層面統一管理，科學規劃，從協同管理的角度，使大數據技術、RFID技術等更好在智慧檔案館建設中體現出價值，可以充分調動相關人員的積極性，積極參與院校智慧檔案的創建。

3.奠定良好人才基礎

地方本科院校智慧檔案的創建對人才提出了更高的要求，時代也賦予了檔案工作者新的要求。地方本科院校檔案館應積極完善人才管理機制，為人才培養創造良好的環境。檔案館自身也要改變工作方式，積極參加多層次、多形式的培訓，提高網絡信息運用能力、智慧檔案管理能力等。

4.完善智慧服務模式

地方本科院校智慧檔案建設的最終目標是為智慧校園和檔案用戶服務。因此，需要較為準確地了解用戶需求，有效整合智慧檔案的新技術、新資源、新智慧，實現學校人與物的聯動，提高檔案校內外服務水平和利用率。通過“一站式”信息集成，促進學校檔案資源的整合與智慧檔案館的建設同步發展。

三、結束語

地方本科院校智慧檔案的創建，可以為地方本科院校檔案管理提供更多的便利，為智慧校園建設提供更加全面、優質、智慧的服務，進一步提升地方本科院校檔案資源的價值及學校實力。但是目前智慧檔案館的建設多處于概念和理論研究階段，還有許多方面需要進一步探索。

參考文獻：

[1]于莎莎.“互聯網+”時代高校智慧檔案館頂層設計研究[J].辦公室業務，2020，（01）：134+140.

[2]郭艷.智慧校園視域下的高校檔案館創新服務研究[J].科技創新導報，2019，16（14）：244-245.

[3]張華.高校智慧檔案館建設的理論研究與實踐探索[J].大連大學學報，2020，41（06）：68-72.