新時期科研單位檔案管理工作探討

吳劉莎

摘要：如今，科研單位的檔案主要從三個層面產生：科研單位日常管理方式、科研學術活動和科技成果的開發、設計、營銷和推廣。檔案資料材料本身覆蓋面廣、內容復雜，包括公文、高科技、財務會計、基礎設施建設、照片等;同時檔案資料資源開發和利用率低。因此，如何在檔案資料和材料收集組織利用的基礎上，提高檔案智能化管理能力，提高檔案信息資源綜合利用水平，成為科研單位檔案管理的總體目標。本文探討了新時期科研單位檔案工作的短板，提出對策建議并簡要分析了當下科研單位檔案管理的現狀，從而為當下科研單位檔案管理工作提供幫助。

關鍵詞：檔案管理;科研單位;新時期;管理工作

引言：

如今，科學研究所的檔案大多還是依循著傳統的管理方式，但由于檔案資料內容越來越多，越來越復雜，且需要經常查詢使用，因此檔案管理工作需要優化。在新時期中，科研單位需要利用新時期產生的新方法、新技術、新舉措，進行檔案管理工作的升級，從而為檔案的管理和使用提供更多方便。

1、當今科研單位檔案管理工作的不足之處

加強科研單位檔案的規范化管理，是未來科研單位發展趨勢中的首要日常任務，也是促進科研單位更快發展的有效途徑。隨著科研單位改革的不斷推進，科研單位對檔案存儲的重視程度越來越高。但是，由于傳統工作思維的局限，檔案存儲可能存在一些問題。具體表現在以下幾個方面：一是檔案文件存儲的核心概念比較陳舊。在科研單位的檔案保管工作中，部分工作人員仍然習慣性地選擇以純人力的管理方式來收集各種印刷文件、書籍和檔案，而且沒有及時開展電子電腦存檔，眾多的信息內容亂七八糟，易丟失難查詢。二是檔案管理的基礎建設滯后于科研單位業務工作。科研單位檔案存儲是科研單位發展的重要內容。在當今科研單位的檔案管理工作中，單位的各種科研活動和業務流程進行得非常迅速，但檔案的收集整理與科研單位發展趨勢的速度不匹配，這對科研單位的發展造成了明顯的制約。三是檔案保管人員技術水平不高。由于傳統管理機制的限制，很多工作人員都沒有意識到其中存在的管理隱患，整個管理過程中各種過程的技術性改進還不夠。科研單位檔案工作人員沒有積極開展技術的學習和培訓。適應新時期檔案管理工作的能力有限，制約了科研單位檔案管理工作的發展。

2、新時期科研單位檔案管理的建議

2.1做好檔案資料管理相關法律法規的長期宣傳和規劃工作

應該長期不斷地通過海報、會議、照片等方式對檔案資料相關法律法規進行宣傳策劃，并抓住各種宣傳機會，結合實例進行宣傳策劃，提高大家的檔案資料觀念，增加單位人員對檔案管理工作的理解和應用。最后，嚴格監督檔案資料相關法律法規的實際遵守效果。在傳統的檔案管理中，科研單位對檔案存儲重視不夠，因此并沒有將單位發展中的各種業務流程和科研活動內容全程存檔。這樣容易造成信息收集不準確、相關信息丟失和難以查詢，不利于科研單位領導干部的管理和決策，制約單位長遠發展。對此，要不斷完善科研單位檔案保管工作中的檔案保管規章制度。

首先，檔案存儲的概念必須在科研單位內部產生。科研單位管理人員及其他人員需要加強相關意識教育，了解科研單位檔案保管的必要性，重視檔案資料的收集整理，這樣才能做好日常的檔案管理工作。其次，根據科研單位的其他工作目標，不同單位要制定不同的檔案保管標準和規定，促進科研單位檔案保管更加有序規范。例如，個人檔案管理內容應包括每個研究人員的基本信息、活動狀況、科研條件等。三是完善檔案資料申請全過程的規范化管理。在科研單位的檔案管理工作中，要管理的檔案信息內容越來越多，因此，有必要制定完善的檔案保管規章制度，將檔案管理作為一個動態的管理過程，時刻進行檔案和相關材料的收集、分類等工作，方便各種材料的查閱。如果有了一個標準的檔案管理流程，就可以使得檔案文件管理工作進行得更加快速。

2.2提高科研單位檔案存儲的信息管理水平

隨著新時期的到來，計算機技術的不斷進步和應用，信息化檔案管理也成為未來時代發展的主要趨勢。由于我們的生活習慣和閱讀方式正在慢慢改變，所以在科研單位檔案管理全過程，信息化檔案資料的基礎建設也要不斷完善。首先，要進行檔案管理信息化基礎建設。在檔案管理信息化發展的整個過程中，需要對計算機設備、管理信息系統軟件等的基礎建設進行升級，為檔案管理信息化的發展提供必要的幫助。其次，要加強信息化檔案管理技術的推廣。在科研單位發展的過程中，有必要不斷完善檔案信息管理系統，加強對單位檔案管理人員的教育培訓，使單位檔案管理人員能夠進一步加深對檔案管理信息技術的認知，進而為檔案信息管理系統中的各類檔案、文獻制定標準。同時科研單位要統一各種檔案、信息資源的檔案格式，這樣管理人員就可以按照統一的標準和規定進行檔案文件收集、整理和存儲，從而提高檔案管理水平。

2.3為優質檔案管理培養優秀的管理人才

檔案的管理本身必須有具有專業知識的人才，也就是了解檔案文件存儲工作并具備高素質的信息技術的專業人才，這些都是被視為未來檔案文件存儲領域所缺乏的優秀人才。在新的信息時代的特點下，科研單位的檔案必須是逐漸向信息化管理發展的，因此需要專業人才。在科研單位的發展過程中，有必要打造一支專業的、高素質的檔案管理隊伍。首先，要招聘一定數量的檔案管理人員。一方面，科研單位應該積極主動，高度重視檔案工作，另一方面，要加強對檔案管理人員的教育培訓。在日常檔案管理工作中，通過積累經驗逐漸提高檔案管理人員的技術實力和專業水平，提高檔案管理人員的管理素質。除此之外，還需要加強思想道德教育，提高工作人員的責任意識、保密意識。

結束語

總的來說，隨著我國科研單位改革的不斷推進，科研單位的檔案管理結構日趨復雜。在科研單位的社會發展過程中，由于科研單位的業務流程眾多且復雜，檔案管理是一個非常特殊的內容，所以在科研單位發展的全過程中，要積極主動地重視檔案管理工作，做好檔案收集整理和資源共享工作，逐步完善檔案管理規則。需要建立科研單位責任意識、保密意識規章制度，建設科研單位檔案管理信息系統，提高檔案管理的工作水平，從而為科研單位的快速發展提供大量的信息支持。

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