基層檔案管理工作中的問題分析與對策探究

一、基層檔案管理工作中出現的問題

（一）對基層檔案管理工作重視不夠

在我國的基層單位的發展過程中，有部分基層單位對檔案管理工作重視不夠，沒有意識到檔案管理的重要性，忽視了檔案管理。因為基層單位會認為，檔案只是一個時間或者某個時間段的資料，沒有其存放的價值和意義，在過了這個時間段就會有新的檔案出現。而對于檔案管理工作，做這些不需要有過多的技術要求，認為檔案管理就會對檔案進行整理和排放，只要稍加培訓就能夠勝任這種簡單的工作。而且對于這項工作的而評價體系也相對缺乏，極容易讓管理檔案人員滋生懶惰的工作狀態，如果這種風氣進行傳播和蔓延，會讓我們基層單位的健康發展受到嚴重的阻礙和制約，還會因為工作的失誤而導致大量的珍貴檔案丟失。針對這種情況，基層單位一定要對檔案的工作重視。

（二）檔案管理工作壓力大，人力資源方面不足

在基層單位檔案工作中，由于不同單位所承擔的職能任務不同，且部分專業性較強的檔案管理工作，對檔案管理者的綜合素質能力的要求比較高，而目前基層單位的檔案管理專業人才比較少，在面對檔案管理工作任務的上升，檔案管理工作力不從心。且基層單位的人員數量有限，針對檔案管理的工作人員就更少，大多是以兼職的身份來進行管理和工作的，隊伍建設能力有限。檔案管理的工作人員要具備較強的專業能力素養和既能要求，還要有較強的責任心和嚴謹的工作態度，才能將檔案管理工作做好。在目前看來，由于檔案管理工作人員的隊伍不夠穩定，人才隊伍建設能力不足，并且對現代化的管理技術和能力還不夠適應和精通，導致了檔案管理工作的效率比較低。

（三）基層單位建設不足以及投入不足

現如今的基層單位之中，出現了較為偏頗的風氣，即由于能夠在短期內獲得足夠的經濟效益，因而在經濟和科技上過度投入，雖然能夠為單位帶來短期內的經濟效益，增加收入，但是事實上，這是一種目光短淺的行為。這些基層單位沒有看到檔案管理工作對于單位以及社會而言的社會價值以及文化價值，而這些價值對于當下的社會來說恰恰至關重要，記錄著當地特定的歷史，能夠為更多的研究工作提供寶貴的歷史資料，也能為當地保存歷史文化的證明，為未來更加長遠的經濟效益提供文化基礎。而沒有關注這些問題會造成的結果是，這些基層單位將不會付出較大的投入對檔案進行安置，比如設置專業的、單獨的房間對檔案進行儲存;同樣，也不會聘請專業人士管理這些檔案、研究資料的內容。這實際上是對于檔案保存不負責任的行徑，如果持續保持這樣建設不足、硬件投入不足的情況，保存資料的技術投入就不足，會對一些珍貴且脆弱的檔案造成一定的損傷，對之后的研究和考察造成阻礙。

二、加強檔案管理水平的舉措

（一）加快檔案信息數據庫建設進程

由于我國的人口眾多，檔案信息也就隨著增多，這種情況是我國檔案信息化建設進程緩慢的主要原因之一。當下，檔案管理工作已經與信息化時代進行融合，對傳統的文件式管理方式進行了創新和改革，依托電子信息技術對檔案信息化建設進行了優化。在這種情況下，就需要加快檔案信息數據庫的建設進程，檔案信息數據庫是當下檔案管理工作信息化建設的重要內容，只有將人們的數據分門別類準備地進行錄入，才能讓檔案的信息更加完善，這也是檔案信息化建設的基礎工作。在建設數據庫的過程中不能一蹴而就，要在實踐的過程中不斷地優化和完善，將檔案信息準確的錄入和輸出，以達到科學合理的檔案信息管理工作的目的。

（二）國家和社會推動“依法治檔”深入人心

想要真正推動檔案管理工作的成熟，在日常生活中貫徹落實、使得所有人遵守默認規則尤為重要。設置法律和規章制度、推動其普及，擁有一個較好的守法、守則環境，能夠有效地降低在管理中出現的失誤和破壞。唯有管理人員“依法治檔”，對于違反相關法律的單位進行懲處，才能推動更多人參與檔案保護，推動相關單位重視程度提高，使得檔案管理工作在秩序井然的法律環境里推進。監管部門也應當引以重視，實時進行監督，定期進行抽查。

（三）創新檔案管理體制

在檔案管理的工作中，要直面傳統管理辦法的弊端和缺陷，積極的創新檔案管理體制。要依托當下的信息化時代和大數據背景，將檔案的信息進行集中整合，實現檔案集中化管理的目標。在傳統的檔案工作管理中，我們可以看出管理工作者的政治站位不高，隨著時間的推移，會出現存放量過多的情況，對檔案的管理還是認為，工作量比較大，還存在著一些小的紕漏。在這種情況下，要積極的創新檔案管理體制，要針對檔案的信息化建設在思想上得到重視，要對信息化建設的具體內容進行明確和細化，要明確統一的標準，將檔案的管理逐步規范化。加快檔案管理平臺的建設工作，實現檔案管理的自動化。

（四）提高檔案信息共享度

在當下的信息化時代中，資源信息的共享已成為這個時代的標志，檔案管理工作也是這樣，要將檔案的信息進行各個單位之間的資源共享，提升檔案的利用率，提升單位的工作效率和容錯率。在國內的檔案管理中，沒有統一的標準來進行規范化管理，沒有統一的軟件平臺來進行信息資源的共享，難以發揮檔案管理工作的優勢。在這種情況下，我們要對檔案管理工作進行規范化的明確，將檔案管理工作的內容和范圍進一步明確，讓檔案管理工作能夠僅僅有序地進行。要對檔案管理的工作流程等進行公示，確保各個單位的檔案信息管理平臺能夠統一規范，方便后期的基礎設施建設，完成系統工程建設的任務，提升檔案資源的共享效率，充分的滿足信息化時代背景下的檔案管理工作要求。

三、結語

作為記錄社會中大大小小事件的檔案，其為人類社會的發展做出了巨大的貢獻，也為后續的研究工作提供了資料基礎，對于國家和社會的意義非比尋常。能否保護好檔案，也是對一個地區管理能力的考驗，因此各地都必須加強對于檔案的管理。唯有對檔案進行合理的保護，才能不忘本來，并且從過往中吸取教訓，對未來的社會發展產生積極的影響。

作者簡介：徐盈盈，性別：女，籍貫：浙江寧波，民族：漢，出生年月：1985.08，學歷：研究生，研究方向：檔案，單位名稱：寧波博物院，職稱：檔案館員。